Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución, ajuste de precio, descuento otorgado al cliente, no aceptación del servicio o devolución parcial de bienes.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar le facturo a la empresa ABC 200 pares de zapatos, de los cuales 50 pares salieron defectuosos, por este motivo, la empresa ABC hace la devolución y solicita la respectiva nota crédito”.
En Alegra, las notas crédito de tipo “Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio” se utilizan para devolver uno o varios productos facturados. Es importante que al momento de crear la nota se explique el motivo de su generación, es por ello que en el formulario vas a visualizar un campo denominado “Razón”, más adelante podrás verlo con más detalle.
👉 Índice:
- Configura la numeración para notas crédito electrónicas.
- Emite el tipo de nota crédito: Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio.
2.1. Emite la nota crédito desde cero.
2.2. Emite la nota crédito desde la factura de venta.
1. Configura la numeración para notas crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción “Nota crédito”.
- Numeración automática: al activar esta opción, el sistema generará el siguiente número correlativo de forma automática.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para que tus notas crédito sean electrónicas y puedan emitirse a la DIAN.
- Nombre: ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración de las demás creadas.
- Número inicial: ingresa el número con el que se creará tu próxima nota crédito.
- Prefijo: te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
- Preferida: si marcas tu numeración como preferida, será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nueva nota de crédito.
🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.
📢 Importante: una vez configurada la numeración, verifica la precisión decimal de tu cuenta. Las notas crédito deben tener la misma precisión decimal de su respectiva factura de venta, de lo contrario, te podría salir la siguiente notificación:
Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de "Configuración" e ingresa a la opción "Empresa" del recuadro "Empresa".
Observa:
2. Emite el tipo de nota crédito: Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio
Puedes crear y emitir notas crédito electrónicas desde la factura de venta o desde el panel de devoluciones.
2.1. Emite la nota crédito desde cero
📢 Importante: para cuentas registradas en Colombia, las notas de crédito se generan desde el menú de ingresos, seleccionando la opción "Devoluciones en ventas".
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota de crédito”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en la opción “Crédito a ventas”, "Agregar venta" y selecciona la factura correspondiente.
📍 Nota: la factura que vayas a seleccionar debe estar "Por cobrar" para poder aplicar el crédito a ventas, de lo contrario, no será visible para su selección.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
- Puedes agregar una factura por cada nota crédito, si deseas anular dos facturas, debes crear dos notas crédito.
- Para que en la sección de “Crédito a venta” te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”.
📝 Formulario “Nueva nota de crédito”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Numeración: selecciona una numeración para la nota.
🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes. - Contacto: es el cliente a quien va dirigida la nota crédito, recuerda que debe coincidir con el de la factura de venta.
- Razón: indica el motivo de la creación de la nota crédito.
- Notas: agrega comentarios adicionales que consideres necesarios.
- Tipo de operación: selecciona dependiendo de si tu cliente emitió o no los eventos de aceptación al recibir la factura, es decir, elige "Referencia a factura electrónica" si la factura aún no ha sido acusada, recibida y aceptada por el cliente, de lo contrario, elige "Sin referencia a factura electrónica".
- Concepto: elige la opción de acuerdo al motivo por el cual se está aplicando la nota crédito, en este caso, "Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio".
- Fecha: selecciona la fecha de emisión de la nota crédito.
- Moneda: selecciona la moneda con la cual se creará la nota crédito.
🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas. - Bodega: selecciona la bodega asociada a los productos que vas a incluir en la nota, recuerda que al aplicar la nota crédito, las cantidades regresarán a tu inventario.
🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta.
🔎 Aprende a crear centros de costos. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o a los que vas a corregir.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
2.2. Emite la nota de crédito desde la factura de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota de crédito, en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle”.
3. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota de crédito”.
📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito. Para aplicar una segunda nota, debes hacerlo desde cero.
4. Se cargarán los datos de la factura de venta, valida la información y dirígete a la sección "Crédito a ventas" en donde ingresarás el monto a acreditar.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para emitir la nota crédito.
Observa:
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