La funcionalidad de tipos de asientos manuales y numeraciones contables te permite organizar y llevar el control de la contabilidad en tu negocio. Además, te ayuda a identificar fácilmente los asientos manuales provenientes de saldos iniciales, ajustes, depreciaciones, cierres sin pago, legalización de anticipos, nómina, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea organizar la contabilización de su nómina, razón por la cual crea un tipo de asiento manual llamado "Nómina" y también crea una numeración para cada departamento al que pertenece esa operación de nómina, los cuales pueden ser: "Nómina administrativa", "Nómina de ventas", entre otros".
En Alegra podés asociar una o varias numeraciones a un mismo tipo de asiento manual de forma fácil y rápida.
👉¿Qué deseás realizar?
1. Configurar los tipos de asientos manuales en Alegra.
2. Crear las numeraciones para tipos de asientos manuales.
3. Crear tipos de asientos y numeraciones desde un asiento manual.
4. Gestionar los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de asientos manuales.
1. Configurá los tipos de asientos manuales en Alegra
Los tipos de asientos manuales te permiten clasificar y ordenar los registros contables.
Seguí estos pasos para configurarlos:
1. Ingresá a "Alegra" y hacé clic en el menú "Configuración".
2. Ubicá el recuadro de "Contabilidad" y seleccioná la opción "Tipos de Asientos Manuales".
3. Hacé clic en el botón "Nuevo tipo de asiento".
4. Completá el formulario con la información correspondiente. Más adelante vas a poder ver su explicación.
5. Hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
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Formulario "Nuevo tipo de asiento manual"
- Código: este campo es alfanumérico, ingresá un código para identificar el tipo de asiento manual. No se debe crear más de un tipo de asiento con el mismo código.
- Nombre: ingresá el nombre del tipo de asiento manual.
Los siguientes tipos de asientos manuales vienen creados por defecto en el sistema, tanto para cuentas antiguas como para las cuentas nuevas creadas después del 30/08/2023. Estos tipos de asientos no podrán eliminarse ni desactivarse:
Los tipos de asientos manuales que te mostramos a continuación también vienen creados por defecto en el sistema. Estos tipos de asientos no vas a poder eliminarlos, desactivarlos ni elegirlos cuando generés un nuevo tipo de asiento manual, ya que estos registros se generan de forma automática desde la factura de venta o de compra:
Además, las cuentas nuevas creadas después del 30/08/2023 traerán configurados los siguientes tipos de asientos manuales, los cuales podrán ser eliminados o desactivados si así lo deseás:
2. Creá las numeraciones para tipos de asientos manuales
Podés configurar las numeraciones para clasificar la información de los asientos manuales de acuerdo a las operaciones de la compañía, solo tenés que seguir estos pasos:
1. Hacé clic en el menú "Configuración".
2. Ubicá al recuadro de "Contabilidad" y seleccioná la opción "Numeraciones contables".
3. Hacé clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completá el formulario con la información correspondiente. Más adelante vas a poder ver su explicación.
5. Hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
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Nota: si desactivás un tipo de asiento manual, las numeraciones asociadas a este se desactivarán de forma automática. Caso contrario, si volvés a activar un tipo de asiento manual, también se activarán las numeraciones del mismo.
Formulario "Nueva numeración contable"
- Tipo de Asiento Manual: seleccioná el tipo de asiento que deseás utilizar.
- Nombre: ingresá el nombre de la numeración.
- Prefijo: este campo es alfanumérico.
- Número inicial: indicá el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcás esta numeración como preferida, será seleccionada por defecto cuando vayas a crear tu documento. Debe existir al menos una numeración preferida.
Tené en cuenta que también vas a poder generar un tipo de asiento desde el formulario de creación de una numeración, solo debés desplegar la opción de "Tipo de asiento manual" y hacer clic en "Nuevo tipo de asiento manual".
Observá:
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¿Se puede editar una numeración en un asiento manual ya registrado?
Sí, los asientos manuales que poseen la opción de "Editar", permiten que se cambie la numeración sin problemas. Al hacerlo, el consecutivo de la numeración usada anteriormente se pierde, ya que no volverá a utilizarse.
El uso de las numeraciones es completamente automático, por lo que un asiento manual eliminado, conlleva a que la numeración no se vuelva a utilizar. El nuevo asiento manual que posea esta numeración, seguirá su consecutivo automático con normalidad.
Nota: cuando una numeración se utiliza en un asiento manual no podrá eliminarse, pero sí desactivarse.
3. Creá tipos de asientos y numeraciones desde un asiento manual
Vas a poder crear tipos de asientos o numeraciones directamente desde un asiento manual, solo tenés que seguir estos pasos:
1. Hacé clic en el menú "Contabilidad".
2. Seleccioná la opción "Asientos manuales".
3. Hacé clic en el botón "Nuevo asiento manual".
4. Seleccioná la opción "Nuevo tipo de asiento manual" o "Nueva numeración" según lo que necesités crear.
5. Completá el formulario con la información correspondiente. Más adelante vas a poder ver su explicación.
6. Hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
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4. Gestioná los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de asientos manuales y sus numeraciones
Podés configurar el nivel de acceso que tendrá un usuario limitado para el manejo de los tipos de asientos manuales y sus numeraciones, otorgando diferentes permisos como: agregar, editar, eliminar, activar o desactivar.
Seguí estos pasos para activar estos permisos:
1. Hacé clic en el menú "Configuración".
2. Ubicá al recuadro de "Empresa" y hacé clic en la opción "Usuarios".
3. Creá un nuevo usuario y configurá su nivel de acceso o seleccioná uno ya existente para gestionar sus accesos haciendo clic en el botón "Editar" ubicado en la columna de acciones.
4. Activá o desactivá los permisos que veas necesarios y luego hacé clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observá:
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📌Si un usuario limitado carece del permiso "Ver listado" en Tipos de asientos manuales y numeraciones, al querer realizar registros como "Aplicar anticipos", "Cerrar sin pagos" o "Ajustes por diferencia en tipo de cambio", se registrará el asiento manual bajo la numeración establecida como preferida del tipo de asiento manual correspondiente.
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