El Agente Alegra es tu asistente inteligente dentro de Alegra. Combina dos funcionalidades: el agente de cobros con IA, que automatiza el seguimiento de facturas vencidas por WhatsApp, y el agente conversacional, que te permite consultar, analizar y exportar la información de tu cuenta directamente desde el chat, sin necesidad de conocimientos técnicos.
👉 Índice
🤖 ¿Qué es el Agente Alegra y qué puede hacer por ti?
El Agente Alegra es un asistente conversacional diseñado para pymes que quieren ahorrar tiempo en tareas repetitivas. Puedes hablar con él en español natural, sin jerga técnica, y te ayuda con:
| Área | Qué puedes consultar o hacer |
|---|---|
| Facturación e ingresos | Consultar facturas, filtrar por cliente/fecha/estado, exportar informes de ventas |
| Contactos | Buscar clientes y proveedores, crear y editar contactos |
| Gastos y cuentas por pagar | Consultar facturas de compra, gestionar proveedores, registrar pagos |
| Inventario | Ver productos, existencias, precios y alertas de stock bajo |
| Bancos | Revisar movimientos, cuentas bancarias, conciliaciones y flujo de caja |
| Reportes avanzados | Análisis de ventas, ingresos, gastos, comparativos y gráficos |
| Soporte del producto | Resolver dudas de uso y configuración de Alegra |
📢 El agente está disponible en web y móvil, las 24 horas.
💬 ¿Cómo consultas y gestionas tu información desde el chat?
Escribe tu pregunta o instrucción de forma natural. El agente consulta directamente tu cuenta de Alegra y te responde en el chat.
Ejemplos:
- “¿Cómo van mis ventas del mes vs. el anterior?”
- “¿Qué productos tengo con stock bajo?”
- “Muéstrame las facturas vencidas de este mes”
- “¿Cuánto me deben mis clientes en total?”
Cuando necesitas un archivo descargable, el agente genera documentos con tablas, fórmulas y gráficos en Excel, PDF, Word o CSV.
✍️ ¿Qué puede crear y editar el agente?
Puede crear, editar o eliminar: contactos, facturas de venta, pagos recibidos, facturas de compra, órdenes de compra, egresos, notas débito de compra e ítems de venta.
Puede crear tareas recurrentes para generar reportes automáticos y enviarlos a tu correo o a la sección Archivos.
💡 “Crea un informe cada semana de mis ventas” — el agente lo configura por ti.
📂 ¿Cómo navegas por el agente?
4 secciones: Nueva conversación · Buscar (historial) · Tareas (recurrentes) · Archivos (descargas)
💰 ¿Cómo activas el agente de cobros?
Sigue estos pasos dentro de Alegra para empezar a usar el agente de cobros con IA:
1. Ve a Configuración > Notificaciones y correos > Notificaciones de cobro y haz clic en la opción Asistente de cobros inteligente.
2. En la pantalla del asistente, selecciona la opción Activar agente para comenzar la automatización.
3. Asegúrate de que todos tus clientes tengan un número de WhatsApp válido registrado en el campo Teléfono 1, ya que este es el número que usa el sistema para enviar los mensajes.
4. Una vez activado, el sistema revisará automáticamente tus facturas cada día.
5. El agente analiza las facturas que vencieron en el día anterior y, sobre esos clientes, envía automáticamente la notificación de cobro correspondiente
📍 Notas
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Recuerda incluir el indicativo del país antes del número para que el asistente pueda gestionar correctamente los recordatorios automáticos.
- Esta funcionalidad está disponible únicamente para planes Plus en adelante. Si no ves la opción en Configuración, verificá tu plan actual.
🔄 ¿Qué hace el agente después de activarlo?
Una vez habilitado, el agente analiza diariamente las facturas que vencieron el día anterior y envía recordatorios automáticos por WhatsApp a los clientes con pagos pendientes.
Cuando el cliente responde indicando una posible fecha de pago, el sistema notifica a tu empresa, pero no actualiza la factura automáticamente. Tú revisas la respuesta, validas el pago y lo registras manualmente en Alegra.
📊 ¿Cómo revisas y gestionas tus cobros?
El seguimiento de los cobros generados por el agente se realiza desde Ingresos > Facturas de venta. Puedes identificar los clientes que han recibido recordatorios automáticos y revisar el estado de cada factura.
Si un cliente confirma el pago por WhatsApp, debes registrarlo manualmente en Alegra para mantener tu información actualizada.
🚀 ¿Qué beneficios ofrece esta funcionalidad?
- Ahorro de tiempo: Automatiza reportes y consultas repetitivas
- Mejor toma de decisiones: Análisis rápidos y visualizaciones claras
- Menos errores: Consultas directas a tu base de datos en Alegra
- Disponibilidad 24/7: Accede a tu información cuando la necesites
- Facilidad de uso: No requiere conocimientos técnicos
- Exportación flexible: Descarga datos en Excel, PDF, Word o CSV
🚫 ¿Qué no hace esta versión?
- El agente de cobros no actualiza automáticamente el estado de las facturas cuando el cliente confirma el pago
- El agente conversacional solo consulta datos ya registrados en Alegra; no accede a información externa
- Las capacidades disponibles dependen de las herramientas activas en tu cuenta
- Solo ofrece soporte documentado; no inventa funcionalidades que no existen
❓ Preguntas frecuentes
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¿Puedo crear tareas recurrentes con diferentes horarios? Sí, cada tarea puede tener su propio horario. Las creas desde el agente o las editas en la sección Tareas.
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¿Los archivos generados se pierden? No. Todos los archivos se guardan en la sección Archivos y puedes descargarlos en cualquier momento.
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¿Puedo recibir los reportes por correo automáticamente? Sí. Al crear una tarea recurrente puedes elegir si quieres recibirla por correo además de en Tareas.
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¿El agente puede crear facturas directamente? Sí. Si le dices “genera una factura”, puede crear una nueva factura con los datos que le proporcionas.
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¿Hay límite de consultas? No. Puedes hacer todas las consultas que necesites. El agente está disponible 24/7.
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¿El agente de cobros funciona con todos los planes? No. El agente de cobros está disponible a partir del plan Plus. Para el agente conversacional consulta con tu equipo de soporte la disponibilidad según tu plan.
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