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¿Cómo asignar usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables?

Alegra te permite definir comportamientos automáticos para tus cuentas contables. Al asignar un Uso, puedes personalizar cómo se comportan tus cuentas en diferentes procesos del sistema, como ventas, anticipos o devoluciones.

Por ejemplo, una empresa que vende paquetes turísticos puede usar la cuenta Ingresos recibidos para terceros en lugar de Ventas para visualizar sus ingresos de forma más adecuada.

👉 Índice

  1. 👉 ¿Cómo asignar un uso a tus cuentas contables?

  2. 🧾 ¿Qué tipos de usos están disponibles?

  3. ⚠️ ¿Qué debes tener en cuenta al usar esta opción?

👉 ¿Cómo asignar un uso a tus cuentas contables?

🅰️ Crear una nueva cuenta con uso asignado

1. Ingresa al menú Contabilidad y haz clic en Catálogo de cuentas.

2. Haz clic en los tres puntos de la cuenta mayor y selecciona Agregar subcuenta.

3. Completa los campos del formulario, incluyendo el Uso de la cuenta contable y haz clic en Crear cuenta.

Observa:

Editar CC - Ventas - ESP

🅱️ Editar una cuenta ya existente

2. Haz clic en los tres puntos de la cuenta que quieres editar y selecciona Editar.

3. En el campo Uso de la cuenta contable, selecciona el comportamiento automático deseado. Luego, haz clic en Guardar.

Observa:

Nueva CC - Ventas - ESP

🧾 Campos explicativos del formulario

Campo Descripción breve
Contacto A quién le estás pagando.
Fecha Día del egreso.
Cuenta bancaria Banco desde el que sale el dinero.
Método de pago Efectivo, transferencia, tarjeta, etc.
Moneda Moneda del gasto.
Concepto Cuenta contable asociada.
Retenciones Selecciona o crea una retención.
Observaciones Comentario interno.
Notas Comentario visible en impresión.
Adjuntar foto Toma una foto del gasto.
Adjuntar archivo Sube un archivo desde tu móvil.

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🧾 ¿Qué tipos de usos están disponibles?

Cada tipo de uso define en qué procesos se podrá aplicar la cuenta:

  • Bancos tipo banco / efectivo / tarjeta de crédito → Visibles en el módulo Bancos.

  • Cuentas por cobrar / pagar → Usables en contactos.

  • Devoluciones / Anticipos → Relacionados con procesos específicos.

  • Ventas / Inventario / Costos → Asociables a ítems de venta.

  • IVA / Otros impuestos → Usables en configuración de impuestos.

  • Retenciones a favor / por pagar → Asociables en configuración de retenciones.

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⚠️ ¿Qué debes tener en cuenta al usar esta opción?

  • Las subcuentas heredan el uso de su cuenta mayor, pero puedes editarlo manualmente.

  • Si una cuenta está vinculada a la parametrización contable, debes desvincularla para cambiar su uso.

  • Una vez elimines un uso, esa cuenta ya no estará disponible en las configuraciones automáticas.

  • Cada uso solo es válido dentro de su grupo contable (por ejemplo, no puedes asignar un uso de bancos a una cuenta de ventas).

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¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!

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