Imagina que eres la empresa ABC y acabas de emitir una factura a un cliente. En lugar de imprimirla o enviar un correo, decides compartirla al instante por WhatsApp. Así fue cómo lo hiciste, paso a paso, gracias a Alegra.
👉 Índice
- 🧮 ¿Por qué ABC decidió usar WhatsApp para enviar facturas?
- 📥 ¿Cómo generó la factura en Alegra? (previamente)
- 💬 ¿Cómo compartió su factura por WhatsApp desde Alegra?
- 🔧 ¿Cómo personalizó el mensaje que envió?
- ✅ ¿Qué beneficios obtuvo con este método?
1. 🧮 ¿Por qué ABC decidió usar WhatsApp para enviar facturas?
Empresa ABC tenía varias razones para usar WhatsApp como canal de envío:
- Querían entregar al cliente la factura de forma inmediata, directamente en su móvil, sin depender de correo o papel.
- Buscaban una solución rápida, cómoda y moderna que mejorara la experiencia del cliente.
- Querían reducir el uso de papel y simplificar su proceso de facturación y entrega.
- Deseaban que sus clientes tuvieran el comprobante siempre a mano, sin necesidad de imprimirlo o guardarlo en archivo físico.
🔎 ¿Cómo compartir las facturas de venta por WhatsApp en Alegra en España?
2. 📥 ¿Cómo generó la factura en Alegra?
Para poder compartir la factura, ABC primero había generado su factura de venta con Alegra, como lo haría normalmente:
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Ingresó al menú Ingresos > Facturas de venta y creó una nueva factura con todos los datos: cliente, productos/servicios, impuestos, totales, etc.
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creo la factura, asegurándose de registrar correctamente sus datos (cliente, fechas, valores, impuestos).
Así la factura quedó guardada y disponible en el sistema para compartir.
3. 💬 ¿Cómo compartió su factura por WhatsApp desde Alegra?
Una vez la factura estaba creada, ABC siguió estos pasos:
1. Accedió al menú Ingresos > Facturas de venta > Localizó la factura que quería compartir. Hizo clic en Ver detalles.
2. Hizo clic en Compartir > WhatsApp, seleccionó el número de teléfono del cliente o, si no existía, agregó uno nuevo.
3. Seleccionó el número de teléfono del cliente o, si no existía, agregó uno nuevo. Opcionalmente, editó el mensaje que acompañaría la factura (o dejó el mensaje predeterminado).
4. Hizo clic en Enviar. Inmediatamente, la factura quedó enviada al cliente vía WhatsApp, con un enlace directo para que él lo abra.
🎥 Observa:
✨De esta forma, el cliente la recibió en su teléfono móvil de forma instantánea, sin necesidad de imprimir nada.
4. 🔧 ¿Cómo personalizó el mensaje que envió?
Para mantener un estilo cercano, profesional y coherente con su marca, ABC configuró un mensaje predeterminado para enviar facturas por WhatsApp. Para ello:
1. Fue al menú de Configuración de Alegra > sección Notificaciones y correos / Plantillas de correos y WhatsApp.
2. Seleccionó la pestaña WhatsApp y editó la plantilla del mensaje. Pudo incluir saludo, nombre de la empresa, agradecimiento, instrucciones, etc.
3. Edito el mensaje manualmente o usa la inteligencia artificial para mejorarlo. Una vez esté listo, hizo clic en Guardar.
🎥 Observa:
📍 Nota: esto garantiza consistencia en la comunicación y mejora la experiencia del cliente, útil especialmente si manejas muchas facturas o clientes recurrentes.
5. ✅ ¿Qué beneficios obtuvo ABC con este método?
Al compartir sus facturas por WhatsApp desde Alegra, ABC obtuvo varios beneficios concretos:
- 📱 Entrega inmediata: el cliente recibe la factura en su teléfono en segundos, sin esperas.
- 💸 Ahorro en papel y tinta: no necesitan imprimir facturas ni enviarlas físicamente.
- 📁 Comodidad: tanto para la empresa como para el cliente: la factura queda guardada digitalmente, accesible desde cualquier dispositivo.
- 🕒 Velocidad en el proceso: compartir la factura toma solo unos clics adicionales luego de emitirla.
- 💬 Mejora en la comunicación con clientes: al enviar el comprobante por un canal que usan cotidianamente (WhatsApp), aumenta la probabilidad de que lo reciban y lo revisen rápidamente.
⚠️ Buenas prácticas y puntos a tener en cuenta
Para aprovechar al máximo esta funcionalidad, ABC considera estas recomendaciones:
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Verificar que el número de teléfono del cliente esté correcto antes de enviar. Si no está en los contactos, puedes agregarlo manualmente.
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Si vas a enviar muchas facturas, mantener una plantilla de mensaje clara y coherente ayuda a estandarizar la comunicación.
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Aunque se comparte por WhatsApp, la factura sigue existiendo en Alegra: puedes acceder al historial cuando necesites.
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Si tu cliente prefiere correo electrónico, también puedes usar la opción de Compartir por correo desde Alegra (correo o WhatsApp son complementarios).
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Si usas TPV, la funcionalidad es similar: luego de generar la venta/factura, puedes compartirla por WhatsApp directamente desde el TPV.
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