¿Cómo llevar el control contable de tus activos fijos?
Con el nuevo módulo de activos fijos de Alegra puedes registrar, amortizar y monitorear todos los bienes tangibles o intangibles de tu empresa, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales.
👉 Índice
- 📊 ¿Qué puedes hacer con el módulo de activos fijos?
- ⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
- 📅 ¿Cómo registrar la amortización del activo?
- 🔍 ¿Dónde consulto el detalle de un activo?
- 🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
- ⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?
📊 ¿Qué puedes hacer con el módulo de activos fijos?
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Registrar activos tangibles e intangibles.
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Configurar su vida útil, amortización y cuentas contables.
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Generar asientos contables de amortización.
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Visualizar inventario actualizado y fichas por activo.
- Dar de baja un activo que necesites retirar.
⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú Contabilidad y haz clic en la sección Activos. Verás un inventario con los activos registrados.
📍Nota: si es tu primera vez, verás una pantalla vacía con el botón Nuevo activo.
2. Haz clic en Nuevo activo y completa los datos.
👉 Activa la opción Contabilizar creación del activo para que se genere automáticamente un comprobante con:
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Débito a la cuenta del activo.
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Crédito a la cuenta por pagar definida en la Parametrización contable.
📌 El comprobante incluirá proveedor, fecha de compra y descripción del activo (si los ingresaste).
Puedes modificar las cuentas desde: 🔎 Cómo personalizar el catálogo de cuentas.
3. Finalmente clic en Guardar.
Observa:
Sección - Nuevo activo
| 📌 Sección | 📄 Campo | 📝 Descripción |
|---|---|---|
| 🗂️ Información general | Tipo | Clasificación del activo como Tangible (por ejemplo, un computador o mueble) o Intangible (como una licencia o marca). |
| Nombre y referencia | Nombre con el que identificarás el activo y, opcionalmente, una referencia interna o código. | |
| Fecha de adquisición y proveedor | Fecha en que fue adquirido el activo y el proveedor al que se le compró. | |
| Coste unitario, cantidad | Valor individual del activo y la cantidad adquirida. | |
| Monto total de inversión | Valor total de la inversión, calculado con base en el coste unitario por la cantidad. | |
| Cuenta contable del activo | Cuenta en la que se registrará el valor del activo dentro del plan contable de tu empresa. | |
| 📑 Datos de amortización | Cuentas de gasto y amortización | Cuentas en las que se registrará el gasto por amortización y el valor acumulado que ya ha sido amortizado. |
| Valor residual | Valor que conservará el activo al finalizar su vida útil, si se espera que no se amortice totalmente. | |
| Fecha inicial de amortización | Fecha desde la cual se comenzará a amortizar el activo en el sistema. | |
| Método | Método de amortización que se aplicará. Actualmente, solo está disponible el método lineal. | |
| Periodo | Frecuencia con la que se calculará la amortización: mensual o anual. | |
| Vida útil o % de amortización | Tiempo estimado de uso del activo (en años o meses) o el porcentaje mensual, anual, que se aplicará para su amortización. | |
| ⚙️ Opciones avanzadas |
Valor restante por amortizar | Si el activo ya ha sido amortizado parcialmente en otro sistema, puedes ingresar aquí el valor que falta por amortizar para qué Alegra continúe. |
| Fecha de próxima amortización | Fecha en la que se realizará el siguiente cálculo automático, útil cuando el activo ya venía amortizándose y se está migrando a Alegra. |
📢 Observaciones
Dentro de la ficha del activo encontrarás:
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Un campo para subir una imagen, facilitando la identificación visual del activo.
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Una sección para adjuntar documentos (facturas, pólizas, fotos), con capacidad de subir hasta 5 documentos por activo.
📅 ¿Cómo registrar la amortización del activo?
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú Contabilidad y haz clic en la sección Activos. Verás un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haz clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Selecciona Registrar amortización, elige uno o varios periodos y confirma el monto.
✅ Se genera un asiento contable con:
🔹 Débito a la cuenta de gasto
🔹 Crédito a la cuenta de amortización acumulada
📌 Nota: solo podrá ser eliminado el asiento contable desde la ficha del activo.
Observa:
Puedes visualizar en tiempo real el avance de la depreciación, identificar activos próximos a alcanzar su valor residual y aplicar ajustes de manera masiva o individual, optimizando el control y la proyección contable.
🔍 ¿Dónde consulto el detalle de un activo?
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú Contabilidad y haz clic en la sección Activos. Verás un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haz clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Haz clic en Ver detalle y accede a:
A. 📃 Parte superior del activo
Contiene:
🔹 Información general: nombre, tipo, cuenta contable, proveedor e imagen del activo.
🔹 Datos de depreciación: fecha inicial, método, vida útil o porcentaje.
🔹Archivos adjuntos: sección donde se visualizan los documentos asociados al activo; si hay varios, se muestran en una vista lateral.
🔹 Acciones disponibles: ver asiento contable o anular (si no hay amortizaciones registradas)
B. 🔢 Parte inferior del activo
Contiene el cuadro de amortización con el historial completo:
🔹 Periodo y porcentaje aplicado
🔹 Valor de amortización y valor acumulado
🔹 Valor actual del activo
🔹 Estado: pendiente o registrado
🔹 Acciones: ver asiento contable 🔍 o eliminar ❌
Observa:
Ahora puedes contar con filtros avanzados y vistas personalizadas que facilitan el seguimiento detallado de cada activo, permitiéndote consultar rápidamente el estado de cada depreciación
🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
Sigue estos pasos:
1. Desde la ficha del activo, haz clic en ⋮ y selecciona Dar de baja.
2. Completa fecha, cantidad y, si lo deseas, activa la opción para registrar depreciación hasta la fecha de baja.
3. Guarda: se generará automáticamente el comprobante contable y el activo quedará marcado como inactivo (pero conservando su historial para auditorías).
Observa:
📢 Observación
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En la ficha del activo ahora puedes ver el historial de bajas: cada registro muestra la fecha, la cantidad dada de baja y el comprobante relacionado.
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Ejemplo: si el activo se creó con Cantidad = 10 y luego se dan de baja 2, después 3 y luego 1, cada operación aparecerá listada hasta llegar a 0.
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En la vista detalle del activo se muestra una etiqueta de estado:
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Baja total: indica que la totalidad del activo fue dada de baja.
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Baja parcial: indica que solo una parte de la cantidad registrada fue dada de baja.
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⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?
Gestiona tus activos fijos de forma más simple, eficiente y segura con Alegra:
✅ Trazabilidad completa desde la compra hasta la amortización
✅ Asientos contables generados automáticamente
✅ Inventario actualizado en tiempo real
✅ Cumplimiento de normativas contables
✅ Sin errores, sin hojas de cálculo
Al centralizar toda la información en un solo lugar, evitarás:
❌ Errores contables o duplicidad de registros
❌ Falta de trazabilidad
❌ Incumplimiento de normativas contables
❌ Informes financieros incompletos
📢 Importante: una vez que un activo tiene registrada al menos una amortización, no es posible editar algunos campos relacionados con el cálculo de la amortización (como método, vida útil o valor residual).
Para modificarlos, primero debes eliminar las amortizaciones registradas desde la ficha del activo.
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