¿Cómo llevar el control contable de tus activos fijos?

Con el nuevo módulo de activos fijos de Alegra puedes registrar, amortizar y monitorear todos los bienes tangibles o intangibles de tu empresa, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales.

👉 Índice

📊 ¿Qué puedes hacer con el módulo de activos fijos?
⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
📅 ¿Cómo registrar la amortización del activo?
🔍 ¿Dónde consulto el detalle de un activo?
🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?

📊 ¿Qué puedes hacer con el módulo de activos fijos?

Registrar activos tangibles e intangibles.
Configurar su vida útil, amortización y cuentas contables.
Generar asientos contables de amortización.
Visualizar inventario actualizado y fichas por activo.
Dar de baja un activo que necesites retirar.

⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?

1. Ve a Contabilidad > Activos. Verás un inventario con los activos registrados.

📍Nota: si es tu primera vez, verás una pantalla vacía con el botón Nuevo activo.

2. Haz clic en Nuevo activo > Completa los datos.

👉 Activa la opción Contabilizar creación del activo para que se genere automáticamente un comprobante con:

Débito a la cuenta del activo.
Crédito a la cuenta por pagar definida en la Parametrización contable.

📌 El comprobante incluirá proveedor, fecha de compra y descripción del activo (si los ingresaste).

Puedes modificar las cuentas desde: 🔎 Cómo personalizar el catálogo de cuentas.

3. Finalmente clic en Guardar.

Observa:

📢 Observaciones

Dentro de la ficha del activo encontrarás:

Un campo para subir una imagen, facilitando la identificación visual del activo.
Una sección para adjuntar documentos (facturas, pólizas, fotos), con capacidad de subir hasta 5 documentos por activo.

📅 ¿Cómo registrar la amortización del activo?

1. Ve a Contabilidad > Activos. Verás un inventario con los activos registrados.

2. En el activo correspondiente, haz clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.

3. Selecciona Registrar amortización, elige uno o varios periodos y confirma el monto.

✅ Se genera un asiento contable con:

🔹 Débito a la cuenta de gasto
🔹 Crédito a la cuenta de amortización acumulada

📌 Nota: solo podrá ser eliminado el asiento contable desde la ficha del activo.

Observa:

Puedes visualizar en tiempo real el avance de la depreciación, identificar activos próximos a alcanzar su valor residual y aplicar ajustes de manera masiva o individual, optimizando el control y la proyección contable.

🔍 ¿Dónde consulto el detalle de un activo?

1. Ve a Contabilidad > Activos. Verás un inventario con los activos registrados.

2. En el activo correspondiente, haz clic en los tres puntos ⋮ a la derecha > Ver detalle > Accede a:

A. 📃 Parte superior del activo
Contiene:

🔹 Información general: nombre, tipo, cuenta contable, proveedor e imagen del activo.
🔹 Datos de depreciación: fecha inicial, método, vida útil o porcentaje.
🔹Archivos adjuntos: sección donde se visualizan los documentos asociados al activo; si hay varios, se muestran en una vista lateral.
🔹 Acciones disponibles: ver asiento contable o anular (si no hay amortizaciones registradas)

B. 🔢 Parte inferior del activo
Contiene el cuadro de amortización con el historial completo:

🔹 Periodo y porcentaje aplicado
🔹 Valor de amortización y valor acumulado
🔹 Valor actual del activo
🔹 Estado: pendiente o registrado
🔹 Acciones: ver asiento contable 🔍 o eliminar ❌

Observa:

Ahora puedes contar con filtros avanzados y vistas personalizadas que facilitan el seguimiento detallado de cada activo, permitiéndote consultar rápidamente el estado de cada depreciación

🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?

1. Desde la ficha del activo, haz clic en ⋮ y selecciona Dar de baja.

2. Completa fecha, cantidad y, si lo deseas, activa la opción para registrar depreciación hasta la fecha de baja.

3. Guarda: se generará automáticamente el comprobante contable y el activo quedará marcado como inactivo (pero conservando su historial para auditorías).

Observa:

📢 Observación

En la ficha del activo ahora puedes ver el historial de bajas: cada registro muestra la fecha, la cantidad dada de baja y el comprobante relacionado.
- Ejemplo: si el activo se creó con Cantidad = 10 y luego se dan de baja 2, después 3 y luego 1, cada operación aparecerá listada hasta llegar a 0.

En la vista detalle del activo se muestra una etiqueta de estado:
- Baja total: indica que la totalidad del activo fue dada de baja.
- Baja parcial: indica que solo una parte de la cantidad registrada fue dada de baja.

⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?

Gestiona tus activos fijos de forma más simple, eficiente y segura con Alegra:

✅ Trazabilidad completa desde la compra hasta la amortización.
✅ Asientos contables generados automáticamente.
✅ Inventario actualizado en tiempo real.
✅ Cumplimiento de normativas contables.
✅ Sin errores, sin hojas de cálculo.

Al centralizar toda la información en un solo lugar, evitarás:

❌ Errores contables o duplicidad de registros.
❌ Falta de trazabilidad.
❌ Incumplimiento de normativas contables.
❌ Informes financieros incompletos.

📢 Importante: una vez que un activo tiene registrada al menos una amortización, no es posible editar algunos campos relacionados con el cálculo de la amortización (como método, vida útil o valor residual).
Para modificarlos, primero debes eliminar las amortizaciones registradas desde la ficha del activo.

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