Los albaranes son documentos comerciales que garantizan la distribución, entrega de pedidos y sirven para respaldar la venta de mercancía o servicios a los clientes.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar fabrica equipos de cómputo que distribuye a varios clientes de su ciudad, cada vez que realiza el despacho de la mercancía elabora un albarán para dejar documentado el detalle de la venta y servirá como comprobante de entrega antes de la emisión de la factura”.
En este artículo conocerás cómo crear albaranes en Alegra Facturación y algunas otras generalidades sobre estos que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
👉 Índice
- Pasos para crear un albarán.
A. Gestiona tu albarán. - Administra tus albaranes.
- Asocia los albaranes a tus facturas.
A. Agrega el albarán desde una nueva factura.
B. Convierte el albarán en una factura.
1. Pasos para crear un albarán
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Documentos”.
2. Selecciona la opción “Albaranes” y haz clic en el botón “Nuevo albarán”.
3. Completa los campos del formulario. Observa la explicación de cada uno de los campos.
4. Haz clic en “Guardar” para crear el nuevo albarán.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo albarán”
Sección - Datos generales
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida el albarán.
- NIF/CIF: corresponde al número de identificación del cliente, se diligencia de manera automática.
- Fecha de creación: es la fecha en la que se crea el albarán.
- Vencimiento: indica la fecha de vencimiento para el albarán.
Sección - Productos y/o servicios
- Nombre: selecciona el producto o servicio.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio.
- Descuento: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
- Cantidad: indica la cantidad del producto.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para el albarán que estás creando.
- Agregar producto o servicio: incluye más productos o servicios en tu albarán.
A. Gestiona tu albarán
Después de crear y guardar tu albarán, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlos de manera eficiente. Observa:
📝 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del cliente, los productos o servicios vendidos, o cualquier otro detalle del albarán.
- Imprimir: genera el comprobante físico del albarán.
-
Anular: si te has equivocado al generar el albarán o si la transacción comercial no se llevó a cabo.
📍 Nota: anular el albarán no significa eliminarlo de Alegra, simplemente se cancela y se marca como anulado conservando el registro.
-
Enviar por correo: comparte los albaranes a tus clientes por correo electrónico.
- Facturar: convierte el albarán en una factura de venta.
2. Administra tus albaranes
En Alegra dispones de una visión general de todos tus albaranes, podrás acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizarlos, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus ventas.
Alegra organiza tus albaranes por número, cliente, fecha de creación, fecha de vencimiento, estado y valor total. Adicionalmente, encontrarás los siguientes íconos:
- Exportar: genera un archivo con la información de tus albaranes en la fecha que desees.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus albaranes.
- Nuevo albarán: para crear un nuevo albarán.
3. Asocia los albaranes a tus facturas
Cuando hayas creado tus albaranes en Alegra Facturación, es importante asociarlos a tus facturas una vez se efectúe la venta para garantizar que todos los documentos están correctamente respaldados. A continuación, te explicaremos dos formas de hacerlo.
A. Agrega el albarán desde una nueva factura
Si estás creando una nueva factura y deseas asociar un albarán existente, selecciona la opción “agregar albaranes” y elige el albarán correspondiente de la lista desplegable (📢 puedes seleccionar varios). De esta manera, la información del albarán se añadirá automáticamente a la factura, incluyendo los productos o servicios, precios, descuentos y demás datos.
B. Convierte el albarán en una factura
Si prefieres convertir directamente un albarán en una factura, debes seleccionar el albarán e ingresar al detalle para hacer clic en la opción “Facturar”. Alegra generará automáticamente una nueva factura con toda la información del albarán. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá tener una facturación eficiente.
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