Los albaranes o guías de remisión son documentos comerciales que garantizan la distribución, entrega de pedidos y sirven para respaldar la venta de mercancía o servicios a los clientes.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar fabrica equipos de cómputo que distribuye a varios clientes de su ciudad, cada vez que realiza el despacho de la mercancía elabora un albarán para dejar documentado el detalle de la venta y servirá como comprobante de entrega antes de la emisión de la factura”.
Con la App móvil de Alegra puedes crear tus albaranes y luego convertirlos en facturas de manera muy sencilla.
👉 Índice
1. Crea albaranes en la app móvil de Alegra
Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a la “App móvil de Alegra” desde tu teléfono móvil.
2. Haz clic en el menú “Albaranes”.
3. Haz clic en el símbolo “más” (+) ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo “Tipo de documento” selecciona “Albarán” si la venta involucra mercancía u “Orden de servicio” si la venta corresponde a servicios.
5. Para finalizar, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo Albarán”
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
- Tipo de documento: elige si el documento que deseas generar es un albarán o una orden de servicio.
- Contacto: selecciona el cliente que recibirá los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: elige la fecha de elaboración y de vencimiento del albarán.
- Bodega: elige la bodega en la que se encuentra el producto que agregarás al documento.
- Lista de precios: selecciona la lista de precios que utilizas para tu cliente.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar el albarán.
- Asociar vendedor: elige el vendedor que deseas asociar al documento.
- Agregar producto y servicio: selecciona los productos o servicios que deseas incluir en el documento. Establece el precio, la cantidad y si maneja algún descuento o impuesto, luego haz clic en el botón “Guardar” para agregar el producto al albarán.
- Ver más opciones:
- Notas: agrega notas visibles en el documento.
- Observaciones / Comentarios: agrega información adicional en el albarán.
📢 Importante
- Los albaranes son documentos informativos, por lo cual, no generan movimientos en el inventario, en las categorías de venta ni en las cuentas por cobrar.
- La normativa no exige que los albaranes deban contener un número de serie o numeración correlativa, aunque es recomendable incluir esta información para facilitar su seguimiento y control.
- Aunque los albaranes no tienen la misma función que las facturas, son documentos que deben estar debidamente registrados y archivados por las empresas, ya que pueden ser requeridos por la Agencia Tributaria en caso de inspección.
- No se aplican retenciones ni IRPF en los albaranes, puesto que al no tener valor fiscal, no es necesario agregar estos datos.
2. Gestiona tus albaranes
Una vez hayas creado tu albarán, podrías editarlo, eliminarlo o convertirlo en factura:
1. Ingresa a la “App móvil de Alegra” desde tu teléfono móvil.
2. Haz clic en el menú “Albaranes”.
3. Haz clic en el albarán que deseas gestionar.
4. En la parte superior derecha de tu pantalla encontrarás los botones de editar, eliminar o facturar.
Observa:
📱 La App móvil de Alegra está disponible para dispositivos iOS (9.0 o superior) y Android (4.1 o superior).
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