El presupuesto es el documento que utilizas para informar a tu cliente sobre el precio de un producto o servicio antes de emitir la factura. Desde Alegra puedes crear, enviar y gestionar tus presupuestos de forma sencilla, y convertirlos en factura con un solo clic cuando el cliente los acepte.
👉 Índice
- ✏️ ¿Cómo crear un presupuesto?
- 📤 ¿Cómo enviar el presupuesto al cliente?
- 🔄 ¿Cómo convertir un presupuesto en factura?
- 📌 Consideraciones importantes.
✏️ ¿Cómo crear un presupuesto?
1. Ve a Ingresos > Presupuestos > Nuevo presupuesto.
2. Completa los datos > Revisa el resumen > Guardar.
Observa:
💡 AlegraTip: Si sueles hacer presupuestos con los mismos productos o condiciones, configura esos ítems como favoritos en tu catálogo para añadirlos más rápido sin buscarlos cada vez.
📂 ¿Cómo crear un presupuesto desde un archivo o imagen?
Ahora puedes crear presupuestos más rápido cargando un archivo o una imagen con la información de los productos o servicios. El sistema utiliza inteligencia artificial para reconocer los datos y completar automáticamente el formulario de la cotización.
📑 Información que el sistema puede reconocer automáticamente
| Información detectada | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Identifica al cliente cuando aparece en el documento. |
| Fechas | Puede reconocer fechas de emisión o vencimiento. |
| Productos o servicios | Detecta los ítems incluidos en la cotización. |
| Cantidades | Reconoce las cantidades asociadas a cada producto. |
| Precios | Extrae valores unitarios o totales del documento. |
Además, el sistema puede relacionar los productos detectados con su inventario, lo que permite completar automáticamente la información del ítem.
📎 Formatos de archivo permitidos: JPG, PNG, PDF, tamaño máximo: 5 MB. 🎥 Observa:
📤 ¿Cómo enviar el presupuesto al cliente?
Una vez guardado el presupuesto, tienes varias opciones para hacérselo llegar a tu cliente:
1. Desde el listado de presupuestos > Ubica el correspondiente y haz clic sobre el.
2. Selecciona Enviar por correo > Verifica ó agrega el correo > Enviar.
Observa:
📌 Nota: El presupuesto enviado por correo incluye automáticamente el logo y los datos de tu empresa si los tienes configurados en Configuración > Empresa.
🔄 ¿Cómo convertir un presupuesto en factura?
Cuando el cliente acepta el presupuesto, puedes convertirlo en factura sin tener que volver a ingresar los datos:
1. Ve a Ingresos > Presupuestos > Más acciones > Convertir en factura.
2. Revisa los datos de la factura > Guardar.
Observa:
💡 AlegraTip: Al convertir un presupuesto en factura, el estado del presupuesto cambia automáticamente a Aceptado, lo que te permite llevar un control claro de cuáles presupuestos ya se convirtieron en ventas.
📌 Consideraciones importantes
- El presupuesto no es un documento fiscal: En España, el presupuesto no tiene validez tributaria ante la AEAT. No sustituye a la factura ni te obliga a emitirla. Es únicamente un documento informativo y comercial.
- IVA en el presupuesto: Aunque no es un documento fiscal, es una buena práctica incluir el desglose del IVA (21%, 10% o 4% según el tipo de producto o servicio) para que el cliente conozca el precio final real.
- Validez del presupuesto: Establece siempre una fecha de vencimiento para protegerte de posibles variaciones de precio. Puedes indicar en las notas las condiciones de validez.
- IRPF: Si aplicas retención de IRPF en tus servicios (p. ej. como autónomo), recuerda configurarlo en los ítems para que aparezca correctamente desglosado en el presupuesto y luego en la factura.
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