Con el Espacio Contador de Alegra Gestión tú decides quién accede a qué datos de tu asesoría. Desde Usuarios invitas a tus colaboradores, defines el rol de cada uno por empresa y ajustas o revocas accesos en lote, sin entrar cuenta por cuenta.
📍 El control de accesos aplica a las empresas que gestionas desde tu Espacio Contador: cada colaborador ve solo las empresas que le asignes y, dentro de ellas, solo lo que su rol le permita.
👉 Índice
⚙️ ¿Qué es Usuarios y cómo controla el acceso a tu asesoría?
Usuarios es la sección de tu Espacio Contador donde administras a todos los colaboradores de la asesoría: contadores, asistentes y vendedores. Desde un solo listado ves quién tiene acceso, a qué empresas y con qué rol, y haces los cambios sin abrir la cuenta de cada cliente por separado.
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Un solo lugar: el alta, el cambio de rol y la revocación de accesos se hacen desde Usuarios, no dentro de la cuenta de cada cliente.
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Acceso por empresa: la persona entra solo a las empresas que le marques; las demás no aparecen en su listado.
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Trazabilidad: cada movimiento queda asociado al colaborador que lo registró.
📍 Invitar a un colaborador no le da acceso a toda tu asesoría: primero eliges las empresas y el rol de cada una, y el acceso se activa cuando acepta la invitación que llega a su correo.
🧩 ¿Quién accede a qué datos de tu asesoría?
El acceso se define en dos niveles que se combinan: la empresa y el rol dentro de esa empresa.
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Empresa: si una empresa no está marcada en Empresas asignadas, el colaborador no la ve ni puede entrar a su contabilidad.
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Rol: dentro de cada empresa define qué módulos y acciones puede usar. Los roles disponibles son Administrador, Contador, Asistente y Vendedor; en el plan Plus también puedes usar tus roles personalizados.
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Un rol por empresa: la misma persona puede ser Contador en una empresa y Asistente en otra, según lo que necesites que haga en cada cliente.
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Revocable: quitar el acceso a una empresa no afecta los permisos que tiene en las demás.
📍 En Tipos de usuarios y roles en Alegra: ¿Qué puede hacer cada usuario? ves qué permisos trae cada rol y cómo consultarlos antes de asignar; la creación de usuarios y roles personalizados dentro de una empresa está en ¿Cómo crear usuarios y asignar roles en Alegra paso a paso?.
👥 ¿Cómo asignas rol y empresas a un colaborador?
El alta se hace desde Usuarios, definiendo en el mismo formulario a qué empresas entra el colaborador y con qué rol en cada una:
1. Ingresa a Espacio Contador > Usuarios.
2. Haz clic en Nuevo usuario y completa los datos personales y el correo de la persona.
3. En Empresas asignadas, marca las empresas que podrá gestionar y elige el rol de cada una con el selector.
4. Deja sin marcar tu asesoría si no quieres que la vea.
5. Haz clic en Guardar: Alegra envía la invitación al correo del colaborador para que active su acceso.
📍 Si el colaborador va a tener funciones distintas en varios clientes, no repitas el alta: en su perfil, dentro de Empresas asignadas, cambia el rol de cada empresa con el selector que está al lado.
⚡ ¿Cómo actualizas o eliminas roles de forma masiva?
Cuando cambias de personal o reorganizas los clientes de la asesoría, no necesitas editar a cada colaborador por separado. Desde el listado de Usuarios puedes ajustar a varios a la vez:
1. En Usuarios, marca con el checkbox a los colaboradores que quieres ajustar; puedes seleccionar varios a la vez.
2. Abre el menú de acciones masivas del listado.
3. Elige la acción: cambiar rol, reasignar empresas, eliminar el acceso a una o varias empresas, o desactivar al usuario.
4. Confirma el cambio y revisa en el listado que el rol y las empresas quedaron actualizados.
📍 Para dar de alta a varios colaboradores al mismo tiempo, usa el menú de acciones masivas > Agregar varios usuarios y define las empresas y el rol de todos en una sola acción.
📢 Eliminar el acceso de un colaborador no borra la información que ya registró: solo revoca su permiso a partir de ese momento. Si más adelante necesita volver a entrar, marca de nuevo la empresa en su perfil.
🛡️ ¿Cómo proteges los datos de tu propia asesoría?
La empresa con la que facturas tus honorarios y llevas tus finanzas internas no debería estar a la vista de asistentes ni de vendedores. Al asignar empresas, deja esa cuenta fuera:
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Cuando crees o edites un colaborador, en la lista Empresas asignadas, no marques tu asesoría.
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Confirma y guarda: el colaborador verá únicamente las empresas de clientes que marques.
📍 Esta práctica importa si en tu asesoría llevas honorarios, contratos, cobros e importes internos: déjala solo para los colaboradores con rol Contador que de verdad necesiten verla.
📢 La cantidad de usuarios que puedes invitar y los roles que puedes asignar dependen del plan contratado. Revisa las restricciones de tu plan antes de dar de alta a todo el equipo.
❓ Preguntas frecuentes
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¿Cómo gestiono varios colaboradores en una asesoría? Desde Usuarios, en el Espacio Contador: allí los invitas de forma individual o masiva, les asignas un rol por empresa y ajustas o revocas accesos en lote sin entrar cuenta por cuenta.
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¿Puede un mismo colaborador tener roles distintos en distintas empresas? Sí. En su perfil, dentro de Empresas asignadas, eliges el rol de cada empresa: por ejemplo, Contador en una y Asistente en otra.
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¿Qué pasa si elimino el acceso de un colaborador a una empresa? La información que ya registró se mantiene, pero deja de poder entrar a esa cuenta. Los permisos que tenga en otras empresas no cambian.
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¿Cómo doy acceso a mi asistente sin que vea mi información de asesoría? Al crear o editar al colaborador, no marques tu asesoría en Empresas asignadas: verá solo las empresas de clientes que selecciones.
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¿El cambio masivo de rol aplica a todas las empresas? No. En el menú de acciones masivas eliges la acción y las empresas sobre las que se aplica, así que puedes cambiarlo solo en los clientes que necesites.
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¿Dónde reviso qué permisos tiene cada rol? En Configuración > Empresa > Usuarios > Usuarios y roles > Roles > Vista previa, donde ves los permisos de cada rol en las soluciones de Alegra.
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