Gana tiempo administrando tu eShop con la integración de Woocommerce y Alegra

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, productos, pagos y cotizaciones.

Por ejemplo: la empresa Ejemplar desea integrar Alegra y Wocommerce para que al momento que un cliente realice una compra en su eShop se genere de forma automática una factura en Alegra con toda la información correspondiente.

Con la integración de Alegra y Woocommerce podrás crear facturas de forma automática en Alegra cada vez que se genere una nueva orden en tu eShop, actualizar tu inventario con la información de los productos registrados en Woocommerce y guardar los datos de los clientes en tu lista de contactos de Alegra.

Importante: esta integración requiere una cuenta paga de Zapier para funcionar correctamente, puedes revisar los planes y precios de Zapier en este enlace.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra con Zapier:

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Alegra.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos como obtener el token).

5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.

6. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

Mira este ejemplo:

app_alegra

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Woocommerce con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Woocommerce.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar la URL, usuario y clave de tu eShop en Woocommerce.

5. Haz clic en “Yes, Continue” para enviar la información.

6. Regresa a la venta de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

Así:

app_woo

Crea el nuevo Zap

Antes de comenzar a crear el nuevo Zap, es importante que incluyas en el formulario de registro de clientes los campos que usaremos para ingresar el "tipo de contacto" y "numero de identificación", los cuales son necesarios para emitir facturas electronicas.

Para completar este paso te recomendamos usar el siguiente plugin:

Puedes instalar este plugin directamente desde el repositorio de WordPress o descargandolo desde su pagina oficial y luego subirlo a tu sitio web.

Al momento de configurar el formulario, debes asegurarte que los campos adicionales esten en la posición 1 y 2 dentro de la sección de campos personalizables, así Zapier podrá tomar esa información de forma correcta. Puedes realizar estos cambios dirigiendote al Menú principal de Woocommerce > Finalizar Compra > Facturación > Añadir campo.

Mira este ejemplo:

CamposPersonalizados

Luego que termines de configurar el formulario de registro, debes completar los campos que aparecen esta plantilla de Zapier

Configura la plantilla de Woocommerce para que notifique la creación de una nueva orden

1. Selecciona tu cuenta de Wocommerce y haz clic en "Continue". 

2. En el campo Triger Rule, selecciona la opción "Pedido creado" y haz  clic en Continue.

3. Haz clic en el botón "Test trigger" para realizar una prueba con la aplicación.

4. Para finalizar, haz clic en "Continue".

Así:

paso woocommerce

Configura la plantilla de Alegra para que busque en tus contactos el cliente al que vas a facturar y lo guarde si no lo tienes creado

1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar.

2. Marca la casilla “Create Alegra item if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.

3. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.

Explicación de los campos:

Primer Nombre (firstName): Billing first Name.

Apellidos (LastName): Billing last name.

Número Telefónico Principal (phonePrimary): Billing phone.

Tipo De Persona (kindOfPerson): Selecciona el tipo de persona al que pertenecen tus clientes, puedes elegir persona natural o juridica.

Tipo De Contacto (Contact Type): Selecciona la opción Clientes.

Tipo de identificación: Selecciona el tipo de identificación que deseas usar para guardar tus clientes.

Número de identificación (number): Meta Data Value.

Dirección (address): Billing Address.

Departamento (department): Billing Address 2.

Ciudad (city): Billing City.

País (country): Billing Country.

Observaciones (observations): Customer Note.

Correo Electrónico (email): Billing Email.

Régimen (regime): Selecciona el modelo de tributación al que pertenecen tus contactos.

Incluir Enlace Del Estado De Cuenta Del Cliente (statementAttached): Selecciona si deseas que con cada factura que se envie por correo el cliente reciba también su estado de cuenta.

Mira este ejemplo:

contacto1

Y luego:

contacto2

Configura la plantilla de Java para que incluya los item que deseas facturar   y los guarde en Alegra si no los tienes registrados

1. En el campo Producto, selecciona el dato "Line items name".

2. En el campo Correo Alegra, ingresa el correo que usas para ingresar a tu cuenta de Alegra.

3. En el campo Token Alegra, ingresa el token de tu cuenta de Alegra. Puedes conocer el token de tu cuenta haciendo clic en este enlace.

4. Para finalizar , haz clic en "Continue" y  en "Test & Continue".

Así:

Java

Configura la plantilla de Alegra para que genere la nueva factura

1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas vincular.

2. Completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos..

3. Haz clic en "Continue" y en "Test & Continue" para probar la integración.

4. Para finalizar, haz clic en "Turn Zap on" para encender el Zap.

Explicación de los campos:

Fecha (date): Date created.

Fecha De Vencimiento (dueDate): Date created

Estado (status): Selecciona el estado en el que se crearán tus facturas (Borrador o Abierta). Conoce más sobre el estado de tus facturas leyendo esta ayuda.

Cliente ID (client): Haz clic en la opción Find or Create Contact in Colombia y selecciona la opción ID.

Items ID: Lista productos ID.

Precios (price): Line Items Price.

Cantidad (quantity): Line Items Quantity.

Descuentos (discount): Discount Total.

Impuesto (tax): Haz clic en la opción Custom y selecciona la opción "Lista de productos Tax ID". También puedes completar este campo seleccionando entre los impuestos creados en Alegra, solo ten en cuenta que este descuento se aplicará a todos los ítems que factures con esta integración.

Método De Pago (paymentMethod): Cash.

Forma De Pago (paymentForm): Selecciona la forma de pago que usan tus clientes (Efectivo o Crédito)

Emitir La Factura (generateStamp): Selecciona si deseas emitir la fatura electrónica.

Así:

invoice 1

Y luego:

invoice2

A partir de ahora cada vez que se genere una nueva orden en Woocommerce, se creara de forma automática en Alegra una factura para que ahorres tiempo gestionando tus ventas y puedas llevar tu negocio organizado.

 

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