Gana tiempo administrando tu eShop con la integración de Woocommerce y Alegra Costa Rica

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, productos, pagos y cotizaciones

Por ejemplo: la empresa Ejemplar desea integrar Alegra y Wocommerce para que al momento que un cliente realice una compra en su eShop se genere de forma automática una factura en Alegra con toda la información correspondiente. 

Con la integración de Alegra y Woocommerce podrás crear facturas de forma automática en Alegra cada vez que se genere una nueva orden en tu eShop, actualizar tu inventario con la información de los productos registrados en Woocommerce y guardar los datos de los clientes en tu lista de contactos de Alegra.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra con Zapier:

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Alegra.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos como obtener el token).

5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.

6. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

Mira este ejemplo:

app_alegra

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Woocommerce con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Woocommerce.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar la URL, usuario y clave de tu eShop en Woocommerce.

5. Haz clic en “Yes, Continue” para enviar la información.

 6. Regresa a la venta de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

 Así:

app_woo

Crea el nuevo Zap

Antes de comenzar a crear el nuevo Zap, es importante que incluyas en el formulario de registro de tus clientes los campos que usaremos para ingresar el "tipo de contacto" y "numero de identificación".

Para completar este paso te recomendamos instalar el siguiente plugin:

Mira este ejemplo:

CamposPersonalizados

Al momento de configurar esta información, debes asegurarte que los campos adicionales esten en la posición 1 y 2 dentro de la sección campos personalizables, así Zapier pueda tomar esa información de forma correcta. 

Terminado este proceso, debes configurar la app de Wocommerce y Alegra para que al momento de crear una nueva orden en tu eShop se genere una factura con toda la información correspondiente.

Configura la app de Woocommerce para que notifique la creación de una nueva orden

1. Haz clic en el botón “Make a Zap”.

2. En la lista de aplicaciones conectadas selecciona la app de Woocommerce.

3. En el campo “Choose Triger Event” selecciona la opción “Order” y haz clic en “Continue”.

4. Selecciona tu cuenta de Woocommerce y haz clic en “Continue”.

5. En el campo “Customize Order” selecciona la opción “Pedido creado” y haz clic en “Continue”.

6. Luego selecciona la opción “Test Triger” para probar la acción.

7. Para finalizar la configuración haz clic en “Continue”.

Así:

zap_woo

Configura la app de Alegra para que busque en el inventario el ítem que deseas facturar y lo guarde si no lo tienes creado

1. Selecciona la app que deseas conectar, en este caso sería la app de Alegra.

2. En el campo “Chose Action Event” selecciona la opción “Find ítem in Costa Rica” y haz clic en “Continue”.

3. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar.

4. Marca la casilla “Create Alegra item if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.

5. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.

Explicación de los campos:

Nombre: Line item name.

Precio: Line item price.

Impuesto: Selecciona el impuesto que deseas aplicarle a tus productos.

Tipo: Selecciona si deseas crear solo un ítem o un combo (kit). Aprende como crear combo o kit leyendo esta ayuda.

ID del producto: Selecciona el id del subproducto, en caso de ser un kit.

Cantidad: Line item quantity.

Unidad: Selecciona la unidad de medida del ítem que deseas vender.

Costo Unitario: Line ítem price.

Tipo: Selecciona un codigo para asignarlo al ítem.

Mira este ejemplo:

crear item1

Y luego:

crear item2

Configura la app de Alegra para que busque en tu lista de contactos los datos de tus clientes y los guarde si no los tienes registrados

1. Haz clic en el botón más (+).

2. Selecciona la app que deseas usar, en este caso sería Alegra.

3. En el campo “Choose Action Event” selecciona la opción “Find Contact in Costa Rica” y haz clic en “Continue”.

4. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en “Continue”.

5. Marca la casilla “Create Alegra Contact if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.

6. Haz clic en “Continue” y “Test & Continue” para probar la acción.

Explicación de los campos:

Nombre: Billing Name y Billing Last Name.

Tipo de contacto: selecciona la opción cliente.

Tipo de identificación: Selecciona el documento legal que usarás para identificar a tus contactos.

Número Telefónico Principal: Billing Phone.

Correo Electrónico: Billing Email.

Incluir Enlace Del Estado De Cuenta Del Cliente: Selecciona si deseas enviar con cada factura el estado de cuenta.

Dirección: Billing Address.

Provincia: Billing State

Cantón: Billing City.

Distrito: Billing Address 2.

Barrio: Customer Note.

Mira este ejemplo:

crear contacto1-1

Y luego:

crear contacto2-1

Configura la app de Alegra para que genere la nueva factura

1. Haz clic en el botón más (+).

2. Selecciona la app que deseas usar, en este caso sería Alegra.

3. En el campo “Choose Action Event” selecciona la opción “Create invoice” y haz clic en “Continue”.

4. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en “Continue”.

5. Completa el formulario con la información solicitada, más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.

6. Haz clic en “Continue” y “Test & Continue” para probar la acción.

7. Para finalizar haz clic en “Done editing” y activa el Zap haciendo clic en el botón "Turn Zap on".

Explicación de los campos:

Fecha: Date created.

Fecha De Vencimiento: Date created.

Estado: Selecciona el estado de la factura.

Numeración De La Factura: Selecciona la numeración de la factura.

Cliente ID: 3. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create contact in Costa Rica in Alegra).

Items ID: 2. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create item in Costa Rica in Alegra).

Precios: Line Item Price.

Cantidad: Line Item Quantity.

Descuentos: Discount Total.

Impuesto: Selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear.

Método De Pago: Selecciona el metodo de pago usado por tus clientes.

Emitir La Factura: Selecciona si deseas emitir la factura electrónica.

Condición De La Venta: Selecciona la forma en que será pagada la factura

Mira este ejemplo:

crear factura1

Y luego:

 

crear factura2

 

A partir de ahora cada vez que se genere una nueva orden en Woocommerce, se creara de forma automática en Alegra una factura para que ahorres tiempo gestionando tus ventas y puedas llevar tu negocio organizado.

 

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