Gana tiempo creando tus cotizaciones con la integración de Google Sheets y Alegra Colombia

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear cotizaciones de forma automática ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo".

Con la integración de Alegra y Google Sheets podrás crear cotizaciones de forma automática en Alegra ingresando la información desde una hoja de calculo, actualizar tu inventario y guardar los datos de los clientes en tu lista de contactos de Alegra.

Lo primero que debes hacer para realizar esta integración es conectar las aplicaciones que usarás con tu cuenta de Zapier.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra y Google Sheets con Zapier:

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Alegra.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos como obtener el token).

5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.

6. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

 Así:

app_alegra

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Google Sheets con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Google Sheets.

 4. Selecciona tu cuenta de Google y haz clic en "Permitir" para aprobar el acceso.

5. Regresa a la venta de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

 Así:

app_google

Crea el nuevo Zap

Antes de realizar esta integración es importante que guardes en Google Sheets la hoja de cálculo donde se registrará la información de tus cotizaciones, para hacerlo solo tienes que acceder a esta plantilla y realizar una copia en tu cuenta de Google Sheets.

Luego de terminar este proceso podrás crear el nuevo Zap siguiendo estos pasos:

Configura la app de Google Sheets para que notifique cuando se guarde la información de un nuevo ítem

1. Haz clic en el botón “Make a Zap”.

2. En la lista de aplicaciones conectadas selecciona la app de Google Sheets.

3. En el campo “Choose Triger Event” selecciona la opción “New Spreadsheet Row” y haz clic en “Continue”.

4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en “Continue”. 

5. En el campo “Spreadsheets” selecciona la plantilla que copiaste previamente en tu cuenta de Google Sheets.

6. En el “Worksheet” selecciona la hoja de cálculo que contiene la información y haz clic en "Continue". 

7. Haz clic en “Test trigger” y luego en “Continue” para probar la conexión entre ambas aplicaciones.

Así:

zap_google-2

Configura la app de Alegra para que busque en tu lista de contactos los datos tus clientes y los guarde si no los tienes registrados

1. Selecciona la app que deseas usar, en este caso sería Alegra.

2. En el campo “Choose Action Event” selecciona la opción “Find Contact in Colombia” y haz clic en “Continue”.

3. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en “Continue”.

4. Marca la casilla “Create Alegra Contact if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.

5. Haz clic en “Continue” y “Test & Continue” para probar la acción.

En el paso 4 completa el formulario con los siguientes datos:

Primer Nombre: ingresa el primer nombre del contacto.

Apellidos: Ingresa el apellido del contacto.

Tipo de identificación: selecciona el documento legal que usarás para identificar a tus clientes.

Número: ingresa el número de indentificación.

Así:

Zap_contacto1

Y luego:

Zap_contacto2

Configura la app de Alegra para que busque en el inventario el ítem que deseas vender y lo guarde si no lo tienes creado

1. Selecciona la app que deseas conectar, en este caso sería la app de Alegra.

2. En el campo “Chose Action Event” selecciona la opción “Find ítem” y haz clic en “Continue”.

3. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar.

4. Marca la casilla “Create Alegra item if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.

5. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.

En el paso 4 completa el formulario con la siguiente información:

Nombre Del Producto:Ingresa el nombre del producto o servicio.

Precio: Ingresa el precio del producto o servicio.

Así:

zap_item1

Y luego:

zap_item2

Configura la app de Alegra para que genere la cotización:

1. Selecciona la app que deseas usar, en este caso sería Alegra.

2. En el campo “Choose Action Event” selecciona la opción “Create estimate” y haz clic en “Continue”.

3. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en “Continue”.

4. Completa el formulario con la información solicitada, más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.

5. Haz clic en “Continue” y “Test & Continue” para probar la acción.

7. Para finalizar haz clic en “Turn on Zap” para activar el Zap.

En el paso 4 completa el formulario con la siguiente información:

Fecha: ingresa la fecha de creación de la cotización.

Fecha De Vencimiento: ingresa la fecha de vencimiento de la cotización.

Observaciones: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.

Comentarios: agrega información adicional que será visible en la impresión del documento.

ID Del Cliente: 2. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create contact in Colombia in Alegra).

Items ID: 3. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create item in Alegra).

Precios: ingresa el precio del producto o servicio.

Cantidad: ingresa la cantidad de los ítems.

Descuentos: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del ítem.

Impuesto: selecciona el Id del impuesto asociado al producto.

Vendedor: Selecciona el id del vendedor asociado a la cotización.

Así:

zap_cotización1

Y luego:

zap_cotización2

A partir de este momento, cuando incluyas nueva información en filas de la plantilla de Google Sheets, se creará de forma automática una nueva cotización en Alegras. 

Consulta esta ayuda para saber cómo crear cotizaciones en Alegra y conoce otras opciones para conectar Alegra con miles de apps mediante Zapier leyendo este artículo.

 

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