Genera tus documentos equivalentes sistema P.O.S. en tu cuenta de Alegra - Colombia

El documento equivalente sistema P.O.S. es el soporte de la transacción comercial que es otorgado a consumidores finales, a menos que el adquiriente solicite la factura en este caso se debe emitir una factura electrónica de venta.

Por ejemplo: “La empresa ejemplar vende a su cliente 2 cuadernos y un lápiz razón por la cual la empresa decide crear a su cliente un documento equivalente sistema P.O.S. generado desde el sistema POS de Alegra”.

El documento equivalente sistemas P.O.S. podrá usarse cómo soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, hasta el 1 de noviembre de 2020.

Los requisitos que debe tener el documento equivalente sistema P.O.S. según la resolución 042 son:

  1. Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
  2.  De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
  4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en las condiciones que se señalan la presente 042.
  5. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
  6. Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
  7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
  8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
  9. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

Line
Los documentos equivalentes sistema P.O.S. creados en Alegra cumplen con todos los requisitos mencionados anteriormente.

 

¿Cómo puedo generar los documentos equivalentes en Alegra?

Para empezar a realizar tus documentos equivalentes sistema P.O.S. debes seguir estos pasos:

  1. Activar la opción “Crear documentos equivalentes P.O.S.” en la configuración de la empresa.
  2. Crear la numeración que se le dará a los documentos equivalentes sistema P.O.S.
  3. Crea documentos equivalentes sistema P.O.S.

1. Activa tu cuenta para crear documentos equivalentes sistema P.O.S.

Lo primero que debes hacer para empezar a crear documentos equivalentes sistema P.O.S. es habilitar tu cuenta con esta función. Sigue estos pasos para hacerlo:

1. Haz clic en el menú “Configuración”.

2. En el recuadro “Empresa”, selecciona la opción “Empresa”.

3. Activa el swith correspondiente a “Crear documentos equivalentes P.O.S.”

4. Haz clic en el botón “Guardar”.

Así:activar_doc_equv_pos

2. Crear la numeración que se le dará a los documentos equivalentes sistema P.O.S.

Para crear documentos equivalentes sistema P.O.S. debes solicitar una numeración a la DIAN a través del MUISCA. Haz clic aquí para conocer como solicitar la resolución.

Luego de que hayas solicitado la numeración debes configurarla en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú “Configuración”

2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”

4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.

5. Haz clic en el botón “Guardar”.

Así:crear numeración-2

Debes completar el formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona la opción correspondiente a “Documento equivalente P.O.S.”
  • Nombre: asigna un nombre para identificar tu numeración.
  • Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: varios puntos de venta cada uno con un prefijo diferente.
  • Próximo documento: ingresa el número con el que se creará tu próximo documento.
  • Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
  • Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Número de formulario: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
  • Texto de autorización: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie del documento equivalente.

Importante: después de que hayas creado la numeración en Alegra debes asociarla al terminal con la que deseas facturar desde Alegra POS.

Así:conf_numeracion_terminal

Haz clic aquí para conocer en detalle este proceso.

3. Crea documentos equivalentes sistema P.O.S.

Cuando hayas asociado la numeración al terminal de venta estarás listo para empezar a crear tus documentos equivalentes sistema P.O.S. desde Alegra POS.

1. Ingresa a www.pos.alegra.com e inicia sesión con tu correo y contraseña.

2. Selecciona el terminal al que configuraste la numeración en el paso anterior.

3. Elige el contacto, los productos que deseas facturar y luego haz clic en "Vender".

4. Selecciona el método de pago y completa los datos del formulario para registrar el pago de la venta. Ver más.

    Así:

    venta_pos

    También puedes crear tus documentos equivalentes sistema P.O.S. desde la versión web de Alegra siguiendo estos pasos:

    1. Ingresa a www.app.alegra.com e inicia sesión con tu correo y contraseña.

    2. Haz clic en el menú “Ingresos”

    3. Haz clic en el botón “Nueva factura”.

    4. Completa el formulario con la información solicitada. Es importante que en el campo “Tipo de documento” elijas la opción “Tiquete”.

    5. Haz clic en el botón “Guardar”.

    Así: emitir_doc-1

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