Habilítate en la DIAN para ser facturador electrónico en Colombia

La factura electrónica es un documento para soportar la venta de productos o servicios, se elabora por computador y a diferencia de la facturación tradicional, esta se reporta a la DIAN en el momento que se genera. Tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, pero se expide y recibe en formato electrónico, cumpliendo con todos los requisitos. Ver más.

Alegra cuenta con la opción de elaborar facturas electrónicas para los contribuyentes que están obligados a implementar este nuevo modelo. También puedes elaborar facturas tradicionales sin expedir. Si tu compañía está obligada a expedir facturas electrónicas o si deseas hacerlo de forma voluntaria, solicita ser facturador electrónico ante la DIAN.

¿Ya eres facturador electrónico?

Si ya fuiste habilitado como facturador electrónico o vienes facturando electrónicamente desde otro sistema y lo que deseas es cambiar tu proveedor tecnológico actual por Soluciones Alegra S.A.S. debes empezar desde el paso número 2.

Alegra te ofrece el certificado digital sin costo adicional.

Sigue estos pasos para habilitarse como facturador electrónico:

Paso 1 - Regístrate como facturador electrónico ante la DIAN.

1. Ingresa a la pagina web dian.gov.co.

2. Ubica la sección “Temas de interés” y haz clic en la opción “Habilitación”.

3. Selecciona una de las siguientes opciones y haz clic en el botón “Entrar”:

a.- “Empresa” si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

b.- “Persona” si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

4. Recibirás el token de acceso a la plataforma de la DIAN en el correo registrado. Ingresa al correo y haz clic en “Acceder”.

5. Al acceder a la plataforma haz clic en el botón “Participantes”.

6. En la lista que se despliega haz clic en la opción “Facturador”.

7. Haz clic en la opción “Registrar”.

Importante: en este punto debes copiar el correo asociado a tu usuario de la DIAN descarga-1e ingresarlo en el campo "Correo electrónico" de la configuración de tu cuenta de Alegracorreo

Haz clic aquí para ir al formulario y configurar el correo asociado en la DIAN en tu cuenta de Alegra.

8. En el cuadro emergente haz clic en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.

 

Así:

Paso 2 - Configura el modo de operación

1. Luego de que confirmes la acción para ser facturador electrónico haz clic en el botón “Configurar modos de operación”.

2. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.

3. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.

4. Haz clic en el botón “Adicionar”.

 

Así:

Luego de que realices estos pasos podrás ver en la parte inferior de la pantalla el proveedor tecnológico asociado, en este caso Soluciones Alegra S.A.S. y en la parte izquierda encontrarás las opciones para ver  la numeración de prueba autorizada por la DIAN, el detalle del set de pruebas o la opción para eliminarlo en caso de que sea necesario.

Nota: si lo que deseas es cambiar tu proveedor tecnológico actual por Soluciones Alegra S.A.S. primero debes eliminar el que tienes configurado y volver a realizar este paso asociando a Soluciones Alegra S.A.S. como tu proveedor tecnológico.

Paso 3 - Configura tu set de pruebas

La DIAN exige que realices unas pruebas para poder ser habilitado como facturador electrónico, esta prueba consiste en realizar:

  • 8 Facturas de venta.
  • 1 Notas de crédito.
  • 1 Notas de débito.

     En Alegra este proceso es automático, no tendrás que realizar estas pruebas de forma manual, nosotros lo haremos por ti y te avisaremos mediante un correo electrónico cuando seas habilitado. Este proceso dura unos minutos y solo tendrás que configurar tu cuenta de Alegra con la numeración de pruebas para iniciar el envío automático de los documentos.

 Haz clic sobre la siguiente imagen para ir al paso paso de como configurar tu set de pruebas.


Paso 4 - Solicita tu resolución electrónica.

La DIAN cuenta con un servicio en línea donde puedes autorizar, habilitar e inhabilitar numeraciones para facturar, disponible para todas las modalidades de facturación, entre las cuales está el tipo de facturación electrónica.

Sigue estos pasos para solicitar una nueva numeración:

1. Ingresa a la pagina web dian.gov.co.

2. Ubica la opción "Usuarios registrados" y haz clic.

3. Completa el formulario con los datos de acceso (tipo y número de documento de la empresa, el usuario y la contraseña) y haz clic en “Ingresar”.

4. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda. Elige la opción "Numeración de facturación" y nuevamente "Numeración de facturación".

5. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación".

6. El sistema confirmará tus datos, haz clic en "Ingresar".

7. ​Para solicitar una nueva numeración o ampliar la actual, haz clic en "Autorizar Rangos". Ingresa por cada rango los datos relacionados y haz clic en "Agregar", genera el borrador para revisar la solicitud, haz clic en la opción "Definitivo" y luego en "Firmar".

8. Para habilitar rangos previamente autorizados próximos a vencer y que no han sido utilizados, haz clic en "Habilitar Rangos". Edita el rango "desde", genera el borrador para revisar la solicitud, revísala y fírmala.

9. Para Inhabilitar rangos, haz clic en "Habilitar Rangos". Edita el rango "desde", y elige la causal de inhabilitación, genera el borrador para revisar la solicitud, revísala y fírmala.

10. Haz clic en "Firmar documento de salida" este paso es indispensable para formalizar la solicitud y generar el documento 1876 que contiene la decisión de la numeración para ingresarla en Alegra.

 

Así

Nota: te recomendamos indicar un prefijo al solicitar tu resolución para evitar que tus facturas sean autorizadas sin notificaciones y puedas tener un mejor control diferenciandolas de las facturas que venías generando por computador o en papel.

Paso 5 - Firma tu solicitud y descarga la resolución.

Ahora debemos firmar la solicitud de la autorización y descargar la resolución para configurar los datos en tu cuenta de Alegra.

Sigue estos pasos para continuar con el proceso:

1. Luego de hacer clic en el botón definitivo del paso anterior se abrira una venta en la que deberas ingresar la información de tu firma para firmar el formato 1302. Luego de ingresar la infomación haz clic en el botón “Firmar” .

2. Haz clic en el botón “Firmar formato 1876”, ingresa la misma información del paso anterior para firma el formulario definitivo.

3. Descarga la resolución con la información de la resolución solicitada.

 

Así:

Paso 6 - Asocia tus prefijos de facturación

Luego de que recibas el correo en el que se te indica que el proceso de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electrónico podrás seguir con estos pasos:

1. Ingresa a la pagina web dian.gov.co.

2. Ubica la sección “Temas de interés” y haz clic en la opción “Facturando Electrónicamente”.

3. Selecciona una de las siguientes opciones y haz clic en el botón “Entrar”:

a.- “Empresa” si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

b.- “Persona” si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

4. Recibirás el token de acceso a la plataforma de la DIAN en el correo registrado. Ingresa al correo y haz clic en “Acceder”.

5. Al acceder a la plataforma haz clic en el botón “Participantes”.

6. En la lista que se despliega haz clic en la opción “Asociar prefijos”.

7. En el campo “Proveedor - Software” selecciona Soluciones ALegra S.A.S.

8. En el campo “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.

9. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

 

Así:

Paso 7 - Configura la resolución en Alegra

La numeración de facturación es el consecutivo que tienen tus facturas o recibos de cobro que sirve para llevar el control de estos documentos. También puedes configurar un prefijo y un número con el que comienzas a facturar.

 Haz clic sobre la siguiente imagen para ir al paso paso de como configurar tu resolución.

Recuerda que debes asociar a Soluciones Alegra S.A.S. cómo tu proveedor tecnológico.

Si ya cumpliste con estos siete pasos estás listo para emitir facturas electrónicas.

Nota: si te encuentras en plan Demo podrás emitir 5 facturas electrónicas totalmente gratis. Consulta este artículo para conocer cómo emitir facturas electrónicas en Alegra.

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Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.