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Con Alegra puedes habilitarte como Facturador Electrónico ante la DIAN para emitir tus facturas electrónicas. El proceso se realiza en línea y solo requiere seguir algunos pasos sencillos.
También puedes acceder al asistente de habilitación desde tu cuenta de Alegra Contabilidad o Alegra POS, haciendo clic en el menú principal correspondiente.
📌 Lo que debes saber
Normativa vigente: Resolución 000165 de 2023 y sus actualizaciones recientes, que incluyen cambios en fechas, anexos técnicos y obligaciones de los contribuyentes.
Quiénes están obligados:
- Grandes contribuyentes: desde 1 de mayo de 2024
- Declarantes de renta no grandes contribuyentes: desde 1 de junio de 2024
- No declarantes de renta: desde 1 de julio de 2024Responsabilidades: emitir la factura correctamente, cumplir con los anexos técnicos y conservar los documentos según la normativa
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👉 Índice
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🖥️ ¿Cómo ingresar al portal Mi Alegra y registrar los datos de mi empresa?
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📄 ¿Cómo habilitarme como facturador electrónico en la DIAN y elegir el modo de operación?
A. 📝 ¿Cómo realizar el registro?
B. ⚙️ ¿Cómo configurar tu modo de operación? -
🧪 ¿Cómo realizar el set de pruebas y asociar mis prefijos de facturación?
A. 📤 ¿Cómo realizar el envío de Set de pruebas?
B. 🏷️ ¿Cómo solicitar una resolución electrónica?
C. 🔗 ¿Cómo asociar tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico? -
📆 ¿Cómo indicarle a la DIAN la fecha de salida a producción?
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🔢 ¿Cómo configurar la numeración en Alegra?
A. 💳 ¿Cómo configurar la numeración para realizar tus notas crédito electrónicas? -
✅ ¿Cómo aceptar los términos y condiciones para facturación electrónica en Alegra?
Guía rápida para habilitarte en la facturación electrónica
Puedes visualizar el proceso facilmente siguiendo estos videos:
🖥️ ¿Cómo ingresar al portal Mi Alegra y registrar los datos de mi empresa?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al portal Mi Alegra desde el módulo Habilitaciones > Habilitar mi facturación. Selecciona si eres nuevo/a en la facturación electrónica o si ya has creado facturas.
2. Selecciona si eres Persona jurídica o Persona natural, ingresa tu NIT en el campo Número de identificación > Consultar.
📍 Nota: si el sistema no muestra tus datos, verifica que la identificación sea correcta y, de ser necesario, completa la información manualmente.
3. Completa el formulario con tus datos y haz clic en Continuar.
🎥 Observa:
Si seleccionas la opción persona natural, se activará un campo adicional llamado Tipo de persona según nacionalidad en el que deberás seleccionar Nacional o Extranjero/a.
📄 ¿Cómo habilitarme como facturador electrónico en la DIAN y elegir el modo de operación?
Debes registrarte en la DIAN como facturador electrónico y elegir tu proveedor tecnológico.
📝 ¿Como realizar el registro?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción Habilitación y accede con tus datos según seas empresa o persona natural.
- Empresa: ingresa la cédula del representante legal y el NIT.
- Persona: selecciona el tipo de documento y tu número de identificación.
2. Recibirás en tu correo registrado en el RUT un token de acceso. Haz clic en Ingrese aquí para entrar a la plataforma.
3. Ve a Registro y habilitación > Documentos electrónicos, ingresa un correo de recepción de facturas y confirma tu registro como facturador electrónico.
⚙️ ¿Como configurar tu modo de operación?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción Habilitación y accede con tus datos según seas empresa o persona natural.
2. Revisa tu correo registrado en el RUT, copia el token recibido y haz clic en Ingrese aquí para entrar a la plataforma.
3. En el menú selecciona Registro y habilitación > Documentos electrónicos > Factura electrónica, luego elige Software de un proveedor tecnológico como modo de operación.
4. En Datos de empresa y software, selecciona Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor y el software relacionado con Alegra. Haz clic en Asociar y luego en Set de pruebas para continuar.
🎥 Observa: 🔗 Modos de operación - Proceso de Habilitación Facturación Electrónica.
Cuando realices estos pasos podrás ver el proveedor tecnológico asociado y la opción para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario.
Debes copiar el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del mismo para usarlo en el siguiente paso:
🧪¿Cómo realizar el set de pruebas y asociar mis prefijos de facturación?
📤 ¿Como realizar el envio de Set de pruebas?
En este paso debes enviar a la DIAN 8 facturas, 1 nota crédito y 1 nota débito en modo de prueba. En Alegra este proceso es automático: solo ingresa el TestSetID, haz clic en Iniciar prueba y en pocos minutos recibirás la notificación por correo. Si es exitoso, haz clic en Continuar.
Observa:
📢 Nota: si el set de pruebas presenta algún fallo, puedes hacer clic en Reenviar pruebas para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en Confirmar.
La DIAN te otorga en línea, a través del portal Muisca, un rango de numeración exclusivo para facturación electrónica, diferente al de resoluciones POS.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en Usuarios Registrados, completa el formulario e inicia sesión. Puedes hacerlo a nombre propio (persona natural) o en representación de un tercero (persona natural o jurídica).
2. En el menú selecciona Numeración de facturación > Solicitar numeración de facturación, confirma tus datos y accede al sistema.
3. Haz clic en Autorizar Rangos, elige Facturación electrónica de venta, define tu prefijo (ejemplo: FE) y rango de numeración.
Genera el Formulario 1302 primero en borrador y luego en definitivo.
4. Solicita la clave dinámica desde tu bandeja de comunicaciones y firma con tu contraseña de firma electrónica.
5. En Formalice la solicitud de numeración de facturación, haz clic en Firmar, solicita nuevamente la clave dinámica y firma electrónica, y verifica que la resolución descargada coincida con el Formulario 1876.
🎥 Observa: 🔗 Solicitar numeración electrónica - Proceso de Habilitación Facturación Electrónica.
📢 Importante: si ya tienes una resolución electrónica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.
🔗 ¿Como Asociar tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico?
🔔 Importante: realiza este paso al menos 1 hora después de solicitar la resolución, para que la DIAN sincronice el Formulario 1876.
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción Facturando Electrónicamente y accede con tus datos según seas empresa o persona natural.
2. Recibe el token en tu correo registrado en el RUT y haz clic en Ingrese aquí para entrar a la plataforma.
3. En el menú de Configuración > Rangos de numeración, selecciona Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra como proveedor, asigna el prefijo del Formulario 1876 generado y haz clic en Agregar, luego confirma con Aceptar.
📢 Importante: si tienes problemas para asociar tu resolución de facturación, haz clic en Sincronizar contribuyente a producción en la sección Habilitación de la página principal de la DIAN. Esto solucionará los siguientes errores:
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No puedes acceder a Facturando electrónicamente aunque ya estés habilitado.
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No aparece la numeración electrónica creada al asociar rangos de numeración.
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No se muestra el proveedor tecnológico al asociar prefijos.
📆 ¿Como indicarle a la DIAN la fecha de salida a producción?
La fecha de salida a producción indica a la DIAN cuándo comienzas a emitir facturas electrónicas y agrega la responsabilidad 52 “Facturador electrónico” en tu RUT
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción Habilitación y accede con tus datos según seas empresa o persona natural.
2. Recibe el token en tu correo registrado en el RUT y haz clic en Ingrese aquí para entrar a la plataforma.
3. Ingresa la fecha de habilitación y la fecha de producción, haz clic en Aceptar y confirma la actualización de tu RUT con la responsabilidad 52 - Facturador Electrónico.
🎥 Observa: 🔗 Salida a producción - Proceso de Habilitación Facturación Electrónica.
📢 Nota: si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos y al ingresar desde la opción de Habilitación no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producción, puedes ingresar por el menú de Participantes y allí encontrarás la opción disponible.
🔢 ¿Cómo configurar la numeración en Alegra?
¡Ya casi terminas! Lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa el número de la resolución de facturación en el campo Número del formulario y haz clic en Consultar
2. Selecciona una de las numeraciones habilitadas en la ventana emergente.
Podrás ver el número del formulario en el campo número 4 de la resolución de facturación.
💳¿Como Configurar la numeración para realizar tus notas crédito electrónicas?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú de Configuración y selecciona Facturación > Numeraciones.
2. Haz clic en Nueva numeración. Completa el formulario con la información solicitada y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
| Campo | Qué hacer |
|---|---|
| Tipo de documento | Elige Nota crédito |
| Numeración electrónica | Selecciona esta opción para que las notas crédito sean electrónicas |
| Nombre | Ingresa un nombre que identifique la numeración |
| Número inicial | Ingresa el número de la próxima nota crédito |
| Numeración automática | El sistema llevará los consecutivos automáticamente |
| Prefijo | Diferencia entre varias numeraciones, por ejemplo, distintos puntos de venta |
| Preferida | Si se marca, será la numeración seleccionada por defecto al crear una nota crédito |
✅ ¿Cómo aceptar los términos y condiciones para facturación electrónica en Alegra?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa los datos del representante legal de tu empresa: Nombre completo, Tipo de documento, Número de identificación y Correo electrónico, y haz clic en Continuar.
2. Visualiza el contrato de mandato, acepta los términos y condiciones y haz clic en Finalizar para confirmar el uso del certificado digital.
Observa:
📜 Descarga el contrato de mandato
Una vez firmes el contrato de mandato, puedes descargarlo siguiendo estos pasos:
1. Ingresa al portal Mi Alegra y haz clic en Soportes legales.
2. En la sección de Documentos legales identifica el que corresponda a la firma de mandato > Haz clic en Ver o Descargar.
Observa:
¡Lo lograste! 🙌🎉 La habilitación se completó exitosamente. Ya puedes emitir facturas y notas de crédito electrónicas. Anímate a crear tu primera factura electrónica.
📢 Nota importante:
Una vez que completes correctamente el set de pruebas, tu habilitación se activa automáticamente y podrás empezar a emitir facturas electrónicas de inmediato.
Ten en cuenta que el proceso de sincronización de numeración y prefijos con la DIAN puede tardar entre 40 minutos, por lo que en total, desde iniciar la habilitación hasta poder facturar, el proceso suele durar aproximadamente 1 hora.
En los casos en que la obligación de facturar electrónicamente dependa de tu régimen tributario o ingresos, debes comenzar a emitir facturas dentro de los 2 meses siguientes al hecho que genera esa obligación.
