En Alegra Contabilidad puedes actualizar masivamente tu inventario, lo que te permitirá editar la información de todos tus ítems de venta a través de un archivo de Excel.
🎥 ¡Actualiza tus Inventarios y Servicios de forma masiva en Alegra Contabilidad!
👉 Índice
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📥 ¿Qué hago si no me llega al correo el archivo de la actualización masiva?
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📈 ¿Dónde puedo consultar más información sobre los reportes en Alegra?
📊 ¿Cómo actualizar masivamente tu inventario?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú Inventario > Gestión de ítems, en el recuadro Actualización masiva, haz clic en la opción Actualizar.
2. Descarga la plantilla de tus ítems de venta haciendo clic en Descargar plantilla.
3. Abre la plantilla, actualiza la información que desees y guarda el archivo como libro de Excel, en formato .xlsx.
4. Haz clic en la opción Seleccionar archivo y busca la plantilla con la información actualizada para importarla a Alegra.
5. Haz clic en Actualizar inventario y luego en el botón Actualizar para confirmar el proceso.
🎥 Observa:
👉 ¿Cómo modificar la plantilla?
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identifica al producto. Puedes cambiarlo cuando lo necesites. |
| Referencia | Código numérico o alfanumérico único. Es opcional. |
| Categoría | Clasifica los productos dentro de grupos específicos. |
| Descripción | Permite agregar características del producto como color, tamaño, etc. Es opcional. |
| Nombre de impuesto | Puedes asociar impuestos ya creados mediante tres opciones: • Indicando el nombre del impuesto, Alegra valida que exista un único impuesto con ese nombre. • Indicando solo el porcentaje, Alegra válida que exista un único impuesto con ese valor (solo número sin %). • Indicando nombre y porcentaje exactos para identificar impuestos duplicados en nombre o valor. 📌 Si no ingresas nada, el producto quedará sin impuesto, pero puedes modificarlo después. |
| Cuentas contables | Permite asociar las cuentas de ingresos, inventario y costo de venta del producto. |
| Unidad de medida | Define la unidad del producto como unidad, litros, metros, etc. |
| Listas de precio | La plantilla no incluye listas desactivadas. Puedes: • Indicar un carácter cualquiera para asociar una lista de precio tipo porcentaje. • Ingresar el valor del precio para asociar una lista tipo valor. • Si una celda queda vacía, ese producto no se asociará a la lista correspondiente. |
| Costo unitario | Permite actualizar el costo del producto. Aplica solo para productos inventariables. |
| Cantidad inicial | Es la cantidad registrada cuando creaste el producto. Modifícala solo si necesitas corregirla, ya que afectará las unidades actuales en el inventario. Aplica solo para inventariables. |
| Cantidad mínima | Define la cantidad mínima para activar alertas y evitar quedarte sin stock. |
| Cantidad máxima | Define la cantidad máxima para evitar exceso de inventario. |
| Código de barras | Permite ingresar o actualizar el código de barras. Debes tener la funcionalidad activada previamente. |
📣 Importante: debes estar seguro al momento de cambiar estos datos, ya que al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.
💡 Recomendaciones:
- El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse; por lo tanto, procura no agregar columnas, filas o celdas.
- La columna Código es el identificador de los productos, por lo tanto, debes mantener ese dato tal como aparece en la plantilla original.
- Después de actualizar la plantilla, debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.
📥 ¿Qué hago si no me llega al correo el archivo de la actualización masiva?
Si al generar la actualización masiva no recibes el archivo en tu correo, puedes descargarlo desde el historial de exportables.
Ingresa al Menú > Reportes y, en la parte superior derecha, selecciona Historial de exportables. Allí podrás verificar si el archivo fue generado correctamente y descargarlo manualmente.
Si el estado aparece con error, vuelve a ingresar al reporte, genera nuevamente la exportación y revisa otra vez el historial.
📈 ¿Dónde puedo consultar más información sobre los reportes en Alegra?
Para conocer más sobre cómo funcionan los reportes, su información y estructura, consulta la guía de reportes inteligentes de Alegra. 🔎 Explicación de los reportes inteligentes.