En Alegra puede realizar ajustes de saldos, tanto aumentos como disminuciones, a sus documentos mediante asientos contables. Esta función le permite modificar cuentas con reglas o usos específicos, facilitando la gestión y organización de la contabilidad de su empresa.
✏️ Utilidades y beneficios de ajustar saldos existentes:
- Permite corregir errores en documentos registrados previamente.
- Actualiza la información contable, reflejando de manera precisa los saldos reales.
- Aumenta la precisión de los datos según las necesidades de su empresa.
- Facilita la generación de reportes claros para tomar decisiones bien fundamentadas.
👉 Índice
📊 ¿Cómo realizar un ajuste de saldos existentes?
A través de un asiento contable, puede registrar estos ajustes, seleccionando cuentas con usos o comportamientos automáticos específicos. Con ello, se despliega la sección Referencia, donde podrá aumentar o disminuir parcial o totalmente los documentos relacionados con la cuenta y el contacto.
Sigue estos pasos:
1. Diríjase al menú de Contabilidad y seleccioné Asientos contable.
2. Haga clic en el botón Nuevo Asiento contable y complete los campos del formulario.
🔎 Realice asientos contables y gane tiempo gestionando sus cuentas.
3. Diligencie los campos de la sección Referencia.
4. Haga clic en el botón Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observe: 
📝 Formulario - Referencia
| Campo | Descripción | Editable |
|---|---|---|
| Tipo de movimiento | seleccione cómo ajustar el saldo del documento. | Sí |
| N° de documento | elija el documento a ajustar. | Sí |
| Fecha de vencimiento | muestra la fecha de vencimiento del documento. | No |
| Valor por ajustar | indique el saldo actual del documento menos cobros o pagos; | No |
| Moneda | se habilita si el documento está en otra moneda. | Sí |
📌 ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta antes de ajustar saldos?
- Un asiento contable registra transacciones como depreciaciones, deterioro o provisiones.
- El ajuste de saldos existentes refleja los saldos reales de cuentas con comportamientos automáticos.
- No es necesario llenar la sección Referencia en todos los asientos, solo cuando corresponda.
- Los ajustes pueden aumentar, disminuir o saldar total o parcialmente el valor de la cuenta.
- Al seleccionar un contacto, se muestran solo sus documentos; si no, se muestran todos los abiertos.
- Usted puede usar el mismo documento en varias líneas, pero los ajustes no pueden superar su saldo pendiente.
- Si el contacto está desactivado, el sistema impedirá crear el asiento hasta activarlo.
- Se pueden ajustar varios documentos en un mismo asiento; con múltiples monedas, solo documentos con el mismo tipo de cambio.
- Los asientos clonados mantienen los datos, excepto la referencia de los documentos ajustados.
🗂️ ¿Qué tipos de ajustes de saldos se pueden realizar?
Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puede realizar ajustes de saldos:
💵 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por cobrar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:
- Facturas de venta.
- Notas de crédito.
- Asientos contables (que hayan creado una cuenta por cobrar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en sus documentos:
- Facturas: los ajustes por crédito disminuyen el valor del documento; los ajustes por débito aumentan indirectamente el valor por cobrar, generando una nueva cuenta por cobrar.
- Notas de crédito: los ajustes por débito anulan la disminución del valor por cobrar, creando una nueva cuenta por cobrar.
❇️ Casos prácticos para realizar ajustes de saldos existentes:
- Disminuir o aumentar el valor por cobrar de un documento de venta.
- Ceder la cuenta por cobrar a otro tercero.
- Reclasificar un ingreso registrado en una cuenta errónea.
- Cuando el cliente paga con recursos en especie o con otros conceptos como deudores o acreedores diversos.
🧾 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por pagar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por pagar están asociados a documentos de gastos como:
- Facturas de proveedores.
- Notas débito.
- Asientos contables (que tengan relacionada una cuenta por pagar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes:
- Facturas de proveedores: los ajustes por débito disminuyen el valor; los ajustes por crédito aumentan el valor por pagar y crean una nueva cuenta por pagar.
- Notas débito: los ajustes por crédito anulan la disminución del valor por pagar y generan una nueva cuenta por pagar.
❇️ Casos prácticos para ajustes de saldos mediante asientos contables:
- Disminuir o aumentar el valor por pagar de un documento de compra.
- Cambiar la cuenta por pagar a otro tercero.
- Reclasificar un gasto registrado en una cuenta errónea.
- Saldar cuentas por pagar con recursos en especie, como inventarios o activos fijos.
🔄 ¿Cómo registrar ajustes de anticipos recibidos?
Ahora usted puede ajustar o aplicar anticipos recibidos pendientes directamente desde asientos contables, lo que le permite disminuir o aplicar anticipos parcial o totalmente, con reflejo inmediato en reportes, estado de cuenta y la información del contacto, evitando inconsistencias.
- Ajustar anticipos con saldos pendientes por aplicar.
- Disminuir o aplicar totalmente un anticipo.
- Ver ajustes en tiempo real en reportes, estado de cuenta y la información del contacto.
- Consultar desde el asiento contable y el pago recibido los movimientos de ajuste.
Cómo realizar un ajuste de anticipos recibidos:
1. Ingrese a Contabilidad > Asientos contables y haga clic en Nuevo Asiento contable.
2. En la línea de registro, seleccione una cuenta con el uso contable Anticipos recibidos; se abrirá la sección Referencia con la opción Ajustar saldo existente.
3. Seleccione el Contacto y el Nro. de documento (pagos recibidos con saldo pendiente); el sistema mostrará el Valor por ajustar disponible.
4. Registre el movimiento por débito (disminución parcial o total) y haga clic en Guardar.
🎥 Observe:
📢 Observaciones:
🔹En el pago recibido se muestran las aplicaciones del anticipo.
🔹En la información del contacto se actualiza el saldo pendiente de anticipos recibidos.
🔹En el estado de cuenta del cliente aparece conciliado el saldo pendiente real.
📝 ¿Cómo aplicar un caso práctico de ajuste de saldos?
Es común que un contacto actúe como cliente y proveedor. Si tiene una factura de venta y una de proveedor a su nombre, usted puede conciliar los saldos mediante un asiento contable.
🎥 Observe:
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