¿Cómo ajustar los saldos de tus documentos a través de Pólizas de ajustes contables?

En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante Pólizas de ajustes contables. Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignadas reglas o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa.

✏️ Utilidades y beneficios de ajustar saldos existentes:

Corrección de errores en documentos registrados previamente.
Actualización de información contable, reflejando de manera precisa los saldos reales.
Mayor precisión en la información según las necesidades de tu empresa.
Generación de reportes claros para tomar decisiones bien informadas

A continuación, conocerás cómo ajustar saldos a través de pólizas de ajustes contables.

👉 Índice

📊 ¿Cómo realizar un ajuste de saldos existentes?
📌 ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta antes de ajustar saldos?
🗂️ ¿Qué tipos de ajustes de saldos se pueden realizar?
📝 ¿Cómo aplicar un caso práctico de ajuste de saldos?

📊 ¿Cómo realizar un ajuste de saldos existentes?

A través de las Pólizas de ajustes contables, puedes registrar estos ajustes, seleccionando cuentas con usos o comportamientos automáticos específicos. Con ello, se despliega la sección Referencia, donde podrás aumentar o disminuir parcial o totalmente los documentos relacionados con la cuenta y el contacto.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona Pólizas de ajustes contables.

2. Haz clic en el botón Nueva póliza de ajuste contable y completa los campos del formulario.

🔎 Aprende a crear pólizas de ajustes contables desde cero.

3. Diligencia los campos de la sección Referencia.

4. Haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.

Observa:

📝 Formulario - Referencia

Campo	Descripción	Editable
Tipo de movimiento	Selecciona si deseas ajustar el saldo de un documento ya creado.	Sí
N° de documento	Elige el documento al que aplicarás el ajuste del saldo existente.	Sí
Fecha de vencimiento	Muestra la fecha de vencimiento del documento seleccionado.	No
Valor por ajustar	Muestra el valor de la cuenta en el asiento contable del documento, menos cobros, pagos y aplicaciones parciales.	No
Moneda	Se habilita si tu cuenta permite múltiples monedas y el documento seleccionado está en una moneda diferente a la principal.	Sí

📌 ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta antes de ajustar saldos?

Las Pólizas de ajustes contables sirve para registrar transacciones regulares como depreciaciones, deterioro o provisiones. En cambio, el ajuste de saldos existentes se usa para reflejar los saldos reales de cuentas con usos automáticos en tus reportes. Por eso, la sección Referencia solo se completa cuando es necesario hacer estos ajustes.

Los ajustes permiten saldar, aumentar o disminuir parcial o totalmente el valor de una cuenta.
Si seleccionas un contacto, se mostrarán solo los documentos asociados; si no, aparecerán todos los documentos abiertos de la cuenta.
El mismo documento puede aparecer en varias líneas, pero los ajustes no pueden superar su saldo pendiente.
Si el contacto del documento está desactivado, el sistema impide crear la póliza de ajuste contable hasta activarlo.
Se pueden ajustar varios documentos en una póliza de ajuste contable, pero con múltiples monedas, solo se ajustan documentos con el mismo tipo de cambio.
Las Pólizas clonadas mantienen los mismos datos, excepto la referencia de los documentos ajustados.

🗂️ ¿Qué tipos de ajustes de saldos se pueden realizar?

Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puedes realizar ajustes de saldos:

💵 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por cobrar?

Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:

Facturas de venta.
Tickets de venta.
Notas de crédito.
Pólizas de ajustes contables (que hayan creado una cuenta por cobrar).

❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos:

Facturas y Tickets: un ajuste por abono disminuye el valor del documento, mientras que un ajuste por cargo aumenta indirectamente el valor por cobrar, generando una nueva cuenta por cobrar.
Notas de crédito: un ajuste por cargo revierte la disminución del valor por cobrar generada por la nota, creando una nueva cuenta por cobrar.

❇️ Casos prácticos para realizar ajustes de saldos existentes:

Disminuir o aumentar el valor por cobrar de un documento de venta.
Ceder la cuenta por cobrar a un tercero.
Reclasificar un ingreso registrado en una cuenta incorrecta.
Registrar pagos del cliente en especie (inventario, activos fijos) o mediante otros conceptos como deudores o acreedores diversos.

🧾 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por pagar?

Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por pagar están asociados a documentos de gastos como:

Facturas de proveedores.
Notas débito.
Pólizas de ajustes contables (que tengan relacionada una cuenta por pagar).

❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos:

Facturas de proveedores: los ajustes por el débito, disminuirán el valor de los documentos. Los ajustes por el crédito, aumentarán indirectamente el valor por pagar que se origina del documento, creando una nueva cuenta por pagar.
Notas débito: los ajustes por el crédito, anularán la disminución del valor por pagar que se generó de la nota débito, creando una nueva cuenta por pagar.

❇️ Casos prácticos en los que puedes realizar ajustes de saldos existentes:

Cuando requieres disminuir o aumentar el valor por pagar de un documento de compra.
Cuando cambia la cuenta por pagar a otro tercero.
Si necesitas reclasificar un gasto registrado originalmente en una cuenta errónea, se puede ajustar el saldo para corregir la clasificación.
Cuando saldas tus cuentas por pagar con recursos en especie, por ejemplo, intercambiando inventarios o activos fijos.

🔄 ¿Cómo registrar ajustes de anticipos recibidos?

Ahora puedes ajustar o aplicar anticipos recibidos pendientes directamente desde Pólizas de ajustes contables. Esto permite disminuir o aplicar anticipos de forma parcial o total, con reflejo inmediato en reportes, estado de cuenta y la información del contacto, eliminando inconsistencias.

Ajustar anticipos con saldos pendientes por aplicar.
Disminuir o aplicar totalmente un anticipo.
Ver ajustes en tiempo real en reportes, estado de cuenta y la información del contacto.
Consultar desde la póliza de ajuste contable y el pago recibido los movimientos de ajuste.

Cómo realizar un ajuste de anticipos recibidos:

1. Ingresa a Contabilidad > Pólizas de ajustes contables y haz clic en Nueva póliza de ajuste contable.

2. En la línea de registro, selecciona una cuenta con el uso contable Anticipos recibidos; se abrirá la sección Referencia con la opción Ajustar saldo existente.

3. Selecciona el Contacto y el Nro. de documento (pagos recibidos con saldo pendiente); el sistema mostrará el Valor por ajustar disponible.

4. Registra el movimiento por débito (disminución parcial o total) y haz clic en Guardar.

🎥 Observa:

📢 Observaciones:

🔹En el pago recibido se muestran las aplicaciones del anticipo.
🔹En la información del contacto se actualiza el saldo pendiente de anticipos recibidos.
🔹En el estado de cuenta del cliente aparece conciliado el saldo pendiente real.

📝 ¿Cómo aplicar un caso práctico de ajuste de saldos?

Es común que alguno de nuestros contactos actúe en algunos casos como cliente y en otros como proveedor. Si tienes una factura de venta y una factura de proveedor a nombre del mismo contacto y necesitas conciliar el saldo de la cuenta por cobrar con la cuenta por pagar, puedes hacerlo a través de una póliza de ajuste contable.