¿Cómo importar su catálogo de cuentas contables en Alegra? - Costa Rica

La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas le permite simplificar y personalizar sus procesos contables en Alegra.

Puede parametrizar sus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de su empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo encontrará toda la información necesaria para importar su catálogo de cuentas de forma exitosa.

 

👉 Índice

1. 📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
2. 🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

3. 🛠️ ¿Qué sucede después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de iniciar, considere estas recomendaciones a continuación:

🔹 Este proceso debe hacerlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.

🔹 Sigan paso a paso las indicaciones para evitar errores durante la importación.

🔹Utilicen el catálogo de ejemplo que ofrece el sistema para entender cómo estructurar las cuentas contables.

🔹Completen la plantilla de Excel tal como se indica, sin cambiar el orden ni eliminar columnas.

🔹Asegúrense de que toda la información se cargue correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹Pueden decidir si desean trasladar los saldos de los períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

Siga estos pasos:

Observe:

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo	Obligatorio	🧩 Descripción
Nivel	✅ Sí	Elija el nivel que corresponde a cada cuenta contable para clasificarla como cuenta o subcuenta. Este campo define el orden jerárquico del catálogo.
Código	❌ No	Puede asignar un código personalizado a cada cuenta. Si no lo requiere, puede dejarlo vacío.
Nombre de la cuenta	✅ Sí	Es el nombre único que identificará la cuenta en los registros y reportes. No puede haber cuentas con nombres repetidos.
Elemento	✅ Sí	Clasifique la cuenta dentro de los cinco grupos principales: activo, pasivo, patrimonio, ingresos y costos. También puede incluir gastos o cuentas de orden.
Naturaleza	✅ Sí	Seleccione si la cuenta es Deudora o Acreedora, según su naturaleza contable.
Código CaByS	❌ No	Puede agregar el código CaByS para clasificar sus cuentas según el Catálogo de Bienes y Servicios.
Uso de la cuenta	❌ No	Defina el uso de ciertas cuentas en procesos automáticos (por ejemplo, ventas, impuestos). Si lo deja en blanco, Alegra lo asignará por usted según las configuraciones.
Tipo de cuenta	❌ No	Puede elegir entre Cuenta de movimiento (registra transacciones) o Cuenta mayor (acumula saldos). Si lo deja vacío, se guardará como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros	❌ No	Elija si desea que al generar el Balance de comprobación por tercero se muestre el detalle por cada tercero. Por defecto, este campo queda en Sí.
Descripción	❌ No	Si lo desea, puede agregar una descripción adicional para identificar mejor cada cuenta.

📢 Importante

• La plantilla ya incluye algunas cuentas como propuesta de avance. Le recomendamos continuar trabajando sobre esa estructura para garantizar una correcta generación de reportes.

• Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*), como Nivel o Nombre de la cuenta.

• Si coloca el cursor sobre las celdas de la primera fila, verá notas con detalles sobre qué tipo de información ingresar en cada columna

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez suba el archivo, pasará por las siguientes etapas del proceso:

✅ Revisión del archivo

¡Este es el primer filtro! Verá una vista previa de su nuevo catálogo de cuentas y podrá:

• Corregir los errores detectados.

• Editar directamente en pantalla.

• Agregar, eliminar o duplicar filas.

• O bien, cargar un nuevo archivo si así lo prefiere.

⚠️ No podrá continuar hasta corregir todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, dé clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si sus cuentas actuales tienen saldos, en esta etapa podrá asignarlos a las nuevas cuentas.

• Use la columna Nueva cuenta para hacer las asignaciones.

• Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se omitirá automáticamente.

• Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener asignada una nueva cuenta equivalente.

🔔 Este paso es fundamental para que su contabilidad continúe sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

Aquí podrá definir cómo se utilizarán sus cuentas contables en los procesos automáticos de Alegra, como ventas, impuestos, anticipos, entre otros.

• Desde la columna Nueva cuenta, asigne la cuenta correspondiente a cada comportamiento.

• Algunas cuentas vendrán precargadas si recibieron saldos en el paso anterior.

🔔 Al hacer clic en Finalizar, el sistema le notificará cuando el nuevo catálogo esté disponible.
🔔 Si dejó activada la opción para trasladar transacciones de períodos cerrados, verá una advertencia final para confirmar su decisión antes de guardar los cambios.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!