¿Cómo importar tu catálogo de cuentas contables en Alegra? - República Dominicana

La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.

Puedes parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa. 

 

👉 Índice

1. 📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
2. 🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

3. 🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de iniciar, considera las recomendaciones que te mencionamos a continuación:

🔹 Este proceso debe realizarlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.

🔹 Sigue cuidadosamente cada indicación para evitar errores durante la importación.

🔹 Usa el catálogo de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.

🔹 Completa la plantilla de Excel proporcionada y no modifiques el orden ni elimines columnas.

🔹 Verifica que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹 Puedes decidir si deseas trasladar saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.300 cuentas contables.

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

Sigue estos pasos:

Observa:

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo	Obligatorio	🧩 Descripción
Nivel	✅ Sí	Define el nivel jerárquico de cada cuenta para organizarlas como cuentas principales o subcuentas. Afecta el orden del catálogo.
Código	❌ No	Puedes asignar un código propio a cada cuenta. Si no lo necesitas, puedes dejarlo vacío.
Nombre de la cuenta	✅ Sí	Nombre único que identificará cada cuenta en tus registros y reportes contables. No se pueden repetir.
Elemento	✅ Sí	Clasifica la cuenta según los cinco grupos principales: activo, pasivo, patrimonio, ingresos y costos. También puedes incluir gastos o cuentas de orden.
Naturaleza	✅ Sí	Indica si la cuenta es Deudora o Acreedora. Es clave para el comportamiento contable.
Uso de la cuenta	❌ No	Permite definir el uso automático de ciertas cuentas (por ejemplo, ventas, anticipos). Si lo dejas vacío, Alegra lo asigna según tu configuración.
Tipo de cuenta	❌ No	Define si es una Cuenta de movimiento (participa en registros contables) o una Cuenta control (suma los saldos de sus subcuentas). Si no defines, se tomará como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros	❌ No	Puedes decidir si deseas ver el saldo detallado por cada tercero en el Balance de comprobación por tercero. Por defecto, se marca como Sí.
Descripción	❌ No	Texto opcional para describir o identificar mejor cada cuenta contable.

📢 Importante

• Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
• Al posicionar el cursor sobre las celdas de la primera fila, verás notas con ejemplos e instrucciones para diligenciar cada columna correctamente.

 

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo

¡Es el primer filtro! Verás una vista previa de tu nuevo catálogo de cuentas y podrás:

• Corregir errores detectados.

• Editar directamente en pantalla.

• Agregar, eliminar o duplicar filas.

• O cargar un nuevo archivo si lo prefieres.

⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, haz clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.

• Usa la columna Nueva cuenta para hacer las asignaciones.

• Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se saltará automáticamente.

• Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener su equivalente en el nuevo catálogo.

🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad continúe sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

En esta sección encontrarás una casilla llamada Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados.

Si decides activarla, Alegra trasladará todas las transacciones relacionadas con las cuentas del catálogo, incluso aquellas que pertenecen a periodos contables que ya estaban cerrados.

Esto significa que:

• Se actualizarán movimientos antiguos que están asociados al catálogo anterior.
• Podrás reorganizar tu información contable sin importar si esos periodos ya estaban cerrados.
• Antes de continuar, Alegra mostrará un mensaje de confirmación para que estés seguro de realizar este traslado, ya que puede impactar información que ya habías cerrado previamente.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!