La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.
Puedes parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.
En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa.
👉 Índice
- 📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
- 🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?
📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
Antes de iniciar, considera las recomendaciones que te mencionamos a continuación:
🔹 Este proceso debe realizarlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.
🔹 Sigue cuidadosamente cada indicación para evitar errores durante la importación.
🔹 Usa el catálogo de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.
🔹 Completa la plantilla de Excel proporcionada y no modifiques el orden ni elimines columnas.
🔹 Verifica que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.
🔹 Puedes decidir si deseas trasladar saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.
🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.
🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú Contabilidad y selecciona Catálogo de cuentas.
2. Desde el botón Más acciones > Importar catálogo de cuentas.
📍 Nota: al descargar la plantilla de Excel encontrarás dos hojas:
▪️ Recomendaciones generales
▪️ Estructura para ingresar las cuentas
3. Sube el archivo elegido y dale continuar, este se convertirá automáticamente en un archivo Alegra Sheets donde puedes trabajar en línea.
4. Revisión del archivo, puedes corregir errores, modificar, eliminar o duplicar filas. Cuando esté todo listo, haz clic en Continuar.
5. Asigna los saldos de tus cuentas anteriores a las nuevas en Transferir saldos y configura reglas en Comportamientos automáticos para usar tus cuentas en procesos como compras o ventas. Completa el proceso haciendo clic en Finalizar
Observa:
📝 Campos de la plantilla
| 📝 Campo | Obligatorio | 🧩 Descripción |
|---|---|---|
| Nivel | ✅ Sí | Define el nivel jerárquico de cada cuenta para organizarlas como cuentas principales o subcuentas. Afecta el orden del catálogo. |
| Código | ❌ No | Puedes asignar un código propio a cada cuenta. Si no lo necesitas, puedes dejarlo vacío. |
| Nombre de la cuenta | ✅ Sí | Nombre único que identificará cada cuenta en tus registros y reportes contables. No se pueden repetir. |
| Elemento | ✅ Sí | Clasifica la cuenta según los cinco grupos principales: activo, pasivo, patrimonio, ingresos y costos. También puedes incluir gastos o cuentas de orden. |
| Naturaleza | ✅ Sí | Indica si la cuenta es Deudora o Acreedora. Es clave para el comportamiento contable. |
| Uso de la cuenta | ❌ No | Permite definir el uso automático de ciertas cuentas (por ejemplo, ventas, anticipos). Si lo dejas vacío, Alegra lo asigna según tu configuración. |
| Tipo de cuenta | ❌ No | Define si es una Cuenta de movimiento (participa en registros contables) o una Cuenta control (suma los saldos de sus subcuentas). Si no defines, se tomará como cuenta de movimiento. |
| Ver saldo por terceros | ❌ No | Puedes decidir si deseas ver el saldo detallado por cada tercero en el Balance de comprobación por tercero. Por defecto, se marca como Sí. |
| Descripción | ❌ No | Texto opcional para describir o identificar mejor cada cuenta contable. |
📢 Importante
- Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
- Al posicionar el cursor sobre las celdas de la primera fila, verás notas con ejemplos e instrucciones para diligenciar cada columna correctamente.
🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?
Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:
✅ Revisión del archivo
¡Es el primer filtro! Verás una vista previa de tu nuevo catálogo de cuentas y podrás:
-
Corregir errores detectados.
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Editar directamente en pantalla.
-
Agregar, eliminar o duplicar filas.
-
O cargar un nuevo archivo si lo prefieres.
⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, haz clic en Continuar.
✅ Transferencia de saldos
Si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.
-
Usa la columna Nueva cuenta para hacer las asignaciones.
-
Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se saltará automáticamente.
-
Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener su equivalente en el nuevo catálogo.
🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad continúe sin interrupciones.
✅ Comportamientos automáticos
Aquí defines cómo se usarán tus cuentas en los procesos automáticos de Alegra (ventas, impuestos, anticipos, etc.).
-
Desde la columna Nueva cuenta, asigna qué cuenta corresponde a cada comportamiento.
-
Algunas vendrán precargadas si recibieron saldos en el paso anterior.
🔔 Al hacer clic en Finalizar, el sistema te notificará cuando el nuevo catálogo esté disponible.
🔔 Si dejaste activado el traslado de transacciones cerradas, verás una advertencia final para confirmar tu decisión.
¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!
