Alegra te ofrece la posibilidad de asignar usos a tus cuentas contables para organizar automáticamente la información financiera de tu empresa. De esta forma, personaliza tu sistema según tus necesidades sin complicaciones.
👉 índice
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📖 ¿Qué son los usos y comportamientos de las cuentas contables?
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⚙️ ¿Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable?
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📋 ¿Cuáles son los diferentes tipos de "Uso de cuentas contables"?
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💡 ¿Cuáles son algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso?
📖 ¿Qué son los usos y comportamientos de las cuentas contables?
Los usos son comportamientos que puedes asignar de forma opcional a tus cuentas contables para organizar y clasificar la información financiera de tu empresa. Al asignar un uso específico a tus cuentas contables, podrás identificar rápidamente la función y el propósito de cada cuenta en Alegra.
Las cuentas contables a las que asignes un "Uso de cuentas contables" estarán disponibles para su visualización y selección en la sección de configuración contable relacionada con ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones.
⚙️ ¿Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable?
1. Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta > Agregar subcuenta.
2. Completa la información > Crear cuenta.
Observa:
📌 Notas
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Si seleccionas Cuenta control, la cuenta estará inhabilitada para recibir movimientos.
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Solo puedes cambiar la naturaleza de las cuentas de Activo (excepto Efectivo y equivalente) y Patrimonio.
✏️ ¿Cómo asignarle un uso a una cuenta contable ya creada?
1. Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta > Agregar subcuenta.
2. En el campo Uso de la cuenta contable > Selecciona el comportamiento correspondiente > Guardar.
Observa:
📋 ¿Cuáles son los diferentes tipos de "Uso de cuentas contables"?
Al momento de crear o editar tu cuenta contable y asignarle el uso que desees, podrás elegir entre las siguientes opciones:
Bancos y efectivo
| Uso | Clasificación | Comportamiento |
|---|---|---|
| Bancos tipo banco | Activo corriente | Se crean automáticamente en el módulo de Bancos. |
| Bancos tipo efectivo | Activo corriente | Se crean automáticamente en el módulo de Bancos. |
| Bancos tipo tarjetas de crédito | Pasivo corriente | Se crean automáticamente en el módulo de Bancos. |
📌 Nota: Al eliminar el uso de "Bancos" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos.
Contactos (cuentas por cobrar y pagar)
| Uso | Clasificación | Comportamiento |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | Activo corriente | Disponibles para asociar en configuración de contabilidad al crear o editar contactos. |
| Cuentas por pagar | Pasivo corriente | Disponibles para asociar al crear o editar contactos. |
| Devoluciones de clientes | Pasivo corriente | Mismo comportamiento que la cuenta contable de devoluciones. |
| Devoluciones a proveedores | Activo corriente | Mismo comportamiento que la cuenta contable de devoluciones. |
| Anticipos entregados | Activo no corriente | Mismo comportamiento que la cuenta contable de anticipos entregados. |
| Anticipos recibidos | Pasivo corriente | Mismo comportamiento que la cuenta contable de anticipos recibidos. |
Cierres y descuentos
| Uso | Clasificación | Comportamiento |
|---|---|---|
| Cuentas incobrables | Egresos o Costos | Se visualizan y utilizan en los cierres de facturas de venta sin pago. |
| Descuentos financieros | Egresos - Costos | Se visualizan y utilizan en los cierres de facturas de proveedor sin pago. |
Ventas e inventario
| Uso | Clasificación | Comportamiento |
|---|---|---|
| Ventas | Ingresos operacionales | Disponibles en la sección de contabilidad al editar o crear ítems de venta. |
| Inventario | Activo | Disponibles en la sección de contabilidad al editar o crear ítems de venta inventariables. |
| Costos del inventario | Costos | Disponibles en la sección de contabilidad al editar o crear ítems de venta inventariables. |
Impuestos (disponibles al crear o editar impuestos)
| Uso | Clasificación | Tipo de impuesto |
|---|---|---|
| Impuesto a favor | Activo corriente | ITBIS, ISC, Exento o No facturable. |
| Otro tipo de impuesto a favor | Activo corriente | Otro. |
| Impuesto por pagar | Pasivo corriente | ITBIS, ISC, Exento o No facturable. |
| Otro tipo de impuesto por pagar | Pasivo corriente | Otro. |
Retenciones (disponibles al crear o editar retenciones)
| Uso | Clasificación | Tipo de retención |
|---|---|---|
| Retenciones a favor | Activo corriente | ITBIS o ISR. |
| Otro tipo de retención a favor | Activo corriente | Otro. |
| Retenciones por pagar | Pasivo corriente | ITBIS o ISR. |
| Otro tipo de retención por pagar | Pasivo corriente | Otro. |
✏️ Recuerda: una vez configures tus cuentas contables con el campo Uso de cuenta contable correspondiente, las podrás visualizar en la configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos, retenciones y en la parametrización contable.
📢 Importante
- Las subcuentas heredan el campo Uso de cuentas contables de la cuenta mayor. Puedes modificar esta asignación en cualquier momento.
- Si luego de crear las subcuentas modificas el campo de Uso de cuentas contables en la cuenta control, esta no afectará las subcuentas. Si deseas que las subcuentas tomen el cambio, deberás hacerlo de manera manual en cada subcuenta.
- Si la cuenta contable asignada a un determinado Uso de cuentas contables a su vez está asignada en la parametrización contable, no podrás editar ese campo. Para editarlo, debes desvincular la cuenta de la parametrización.
- Una vez desvincules el Uso de cuentas contables de una cuenta, no podrás visualizarla en la parametrización contable, ni en la configuración para contabilidad de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
- Cada Uso tiene su respectiva clasificación, por lo tanto, no podrás asociar usos de cuentas contables de un grupo específico en aquel que no corresponde. Por ejemplo: no podrás asignar la opción de Bancos a una cuenta de Ventas.
💡 ¿Cuáles son algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso?
Ejemplo 1: Cuenta por cobrar a socio
La empresa Ejemplar le vendió una mercancía al socio Alejandro. Para tener claros los saldos, la empresa crea la cuenta contable Cuenta por cobrar a socio Alejandro, utiliza el campo Uso de cuenta contable y selecciona la opción Cuentas por cobrar. De esta forma, puede utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al contacto correspondiente.
Ejemplo 2: Ingresos recibidos para terceros
La empresa Ejemplar vende una mercancía que la empresa Viaja por el mundo le deja en consignación. Por ello, la empresa Ejemplar crea algunas cuentas nuevas como Ingresos recibidos para terceros, Inventario Bodega 1 y Costos de mercancía bodega 1 y les asigna el campo Uso de cuenta contable correspondiente para poder utilizarlas en transacciones automáticas
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