Alegra te ofrece cuentas contables automáticas para distintos procesos y documentos. Por ejemplo:
- Al registrar una venta, los ingresos se asignan a la cuenta Ventas.
- Al registrar una venta a crédito, el saldo se asigna a Cuentas por cobrar.
En este artículo aprenderás a asignar usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables, para personalizar el sistema según la estructura y necesidades de tu empresa de forma fácil y rápida. 🚀
👉 Índice
- 🧾 ¿Cómo crear una cuenta contable y asignarle un uso en Alegra?
- ⚙️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta contable ya creada?
- 📊 ¿Cuáles son los tipos de uso de cuentas contables?
- 💡 ¿Qué ejemplos prácticos existen de cuentas contables y su uso?
1. 🧾 ¿Cómo crear una cuenta contable y asignarle un uso en Alegra?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete a Contabilidad > Catálogo de cuentas.
2. Ubica la cuenta, haz clic en los tres puntos > Agregar subcuenta, completa la información y selecciona Crear cuenta.
🎥 Observa:
2. ⚙️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta contable ya creada?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete a Contabilidad > Catálogo de cuentas.
2. Ubica la cuenta, haz clic en los tres puntos > Editar, selecciona el Uso de la cuenta contable y guarda los cambios con Guardar.
🎥 Observa:
3. 📊 ¿Cuáles son los tipos de uso de cuentas contables?
Al crear o editar una cuenta contable y asignarle un uso, puedes elegir entre:
- Bancos (tipo banco, efectivo o tarjetas): se crean automáticamente en el módulo de Bancos.
📍 Nota: si cambias este uso, la cuenta se elimina del módulo; si lo asignas, aparece automáticamente. - Cuentas por cobrar y por pagar: disponibles para asociar en la configuración contable de contactos.
- Inventario y costos del inventario: se usan al crear o editar ítems de venta (especialmente inventariables).
- Ventas: disponible para asociar en los ítems de venta.
- Anticipos, devoluciones (clientes y proveedores): generan movimientos automáticos según su uso.
- Cuentas incobrables y descuentos financieros: se usan en cierres de facturas sin pago.
📍 Recuerda: una vez configures tus cuentas contables con el campo “Uso de cuenta contable” correspondiente, las podrás visualizar en la configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos, retenciones y en la parametrización contable. 🔎 Conoce cómo configurar tus cuentas contables automáticas.
📢 Importante:
- Las subcuentas heredan el campo Uso de cuentas contables de la cuenta mayor, pero puedes editarlo manualmente.
- Si cambias el uso en la cuenta principal, no se actualiza en las subcuentas; debes hacerlo una a una.
- Si la cuenta está asociada en la parametrización contable, no podrás editar su uso hasta desvincularla.
- Al quitar el uso, la cuenta deja de aparecer en parametrización y en configuraciones de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
- Cada uso tiene una clasificación específica, por lo que no puedes asignar usos incompatibles (por ejemplo, Bancos a una cuenta de Ventas).
4. 💡 ¿Qué ejemplos prácticos existen de cuentas contables y su uso?
- La empresa Ejemplar vende una mercancía al socio Alejandro. Para gestionar esta cuenta por cobrar, crea la cuenta contable Cuenta por cobrar a socio Alejandro y le asigna el uso Cuentas por cobrar. Así podrá utilizarla en transacciones automáticas y configuraciones contables asociadas al contacto correspondiente.
🎥 Observa:
- La empresa Ejemplar vende Kit Playeros como parte de sus paquetes turísticos. Para gestionarlo, crea cuentas como Venta de paquetes turísticos, Inventario Bodega 1 y Compras Bodega 1, y les asigna el uso correspondiente para utilizarlas en transacciones automáticas y configuraciones del ítem de venta.
🎥 Observa:
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