Los contactos en Alegra permiten gestionar la información de clientes y proveedores: nombre, dirección, número de identificación fiscal, entre otros datos clave. Esta gestión facilita la creación de documentos como facturas y cotizaciones, mantiene los registros organizados y mejora el seguimiento de relaciones comerciales.
👉 Índice
- ✅ ¿Cómo crear un contacto manualmente?
- 🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?
- 🔧 ¿Cómo gestionar y administrar contactos?
- 📥 ¿Cómo importar contactos de forma masiva desde Excel?
✅ ¿Cómo crear un contacto manualmente?
1. Ingresar al menú Contactos y hacer clic en el botón ➕ Nuevo contacto.
2. Complete el formulario con la información y haga clic en Crear contacto.
💡 También se puede hacer clic en Ir a formulario avanzado para agregar más información.
🎥 Observe:
✍️ ¿Qué información contiene el formulario?
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Tipo de contacto | Indique si es Cliente, Proveedor o ambos. |
| Tipo de identificación | Seleccione el tipo de identificación. |
| Identificación | Ingrese el número. Se activa el autocompletado de datos. |
| Nombre / Razón social | Nombre del contacto o empresa. |
| Provincia, cantón y distrito | Campos obligatorio solo si se completa el campo Dirección |
| Dirección | Agregue la dirección correspondiente. |
| Información de contacto | Correo, celular, hasta dos teléfonos y personas asociadas. |
| Límite de crédito | (Clientes) Monto máximo permitido en ventas a crédito. |
| Plazo de pago | (Clientes) Tiempo que tiene el cliente para pagar a crédito. |
| Lista de precios | (Clientes) Se asocia automáticamente según configuración. |
| Vendedor | (Clientes) Persona responsable del cliente. |
| Exoneraciones | (Clientes) Información fiscal si el cliente está exonerado. |
| Configuración contable | Cuentas por cobrar y pagar para registrar transacciones. |
| Comentarios | Notas u observaciones internas. |
| Estado de cuenta | Opción para incluir estado de cuenta en las facturas enviadas por correo. |
🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?
Para este caso, el contacto se creará desde una factura de venta; sin embargo, el proceso es el mismo en cualquier documento, por ejemplo, facturas de compra, pagos, cotizaciones, entre otros.
🎥 Observe:
🔧 ¿Cómo gestionar y administrar contacto?
En Contactos, se pueden ver todos los registros, filtrarlos y realizar diferentes acciones:
🔍 Filtros disponibles
-
Estado: Activo o Inactivo.
-
Tipo: Cliente o Proveedor.
-
Teléfono.
🛠️ Acciones disponibles
-
Editar.
-
Ver detalle.
-
Desactivar (no se podrá usar en documentos).
-
Eliminar (solo si no tiene transacciones).
1. Vaya a Contactos > Más acciones y haga clic en Importar contactos.
2. Seleccione cómo desea realizar la importación: Cargar archivo o editar en línea.
3. Si elige Cargar archivo, descargue la plantilla, complétela y cargue el archivo (.xlsx o .csv de máximo 6MB). Luego haga clic en Continuar.
📍 Nota: si detecta algún error durante la importación, puede usar la opción Editar en línea, donde la misma herramienta le permite corregir la información antes de cargar o finalizar el proceso correctamente.
4. Verifique el mapeo de columnas y haga clic en Importar.
🎥 Observe:
✨ Editar en línea
Si desea importar los contactos en línea, debe hacer clic en Editar en línea > Abrir. Allí podrá agregar la información de sus contactos y luego hacer clic en Importar contactos.
🎥 Observe:
✨ ¿Qué tener en cuenta al importar?
-
Guardar la plantilla como libro de Excel.
-
La primera fila (encabezados) no se importa.
-
Máximo 1000 contactos por archivo.
-
Se recomienda usar una plantilla separada para cada tipo: clientes, proveedores, listas de precios.
-
Si una columna no se desea importar, seleccionar No importar.
-
No repetir el proceso para evitar duplicados.
-
Verificar el formato de cada columna (por ejemplo, que teléfono sea numérico).
-
Si se detecta un error al previsualizar, se puede cancelar el proceso y corregir.
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