Los contactos en Alegra permiten gestionar la información de clientes y proveedores: nombre, dirección, número de identificación fiscal, entre otros datos clave. Esta gestión facilita la creación de documentos como facturas y cotizaciones, mantiene los registros organizados y mejora el seguimiento de relaciones comerciales.
👉 Índice
- ✅ ¿Cómo crear un contacto manualmente?
- 🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?
- 🔧 ¿Cómo gestionar y administrar contactos?
- 📥 ¿Cómo importar contactos de forma masiva desde Excel?
✅ ¿Cómo crear un contacto manualmente?
1. Ingresar al menú Contactos > Mis contactos y hacer clic en el botón ➕.
2. Complete el formulario con la información y haga clic en Crear contacto.
💡 También se puede hacer clic en Ir a formulario avanzado para agregar más información.
🎥 Observe:
✍️ ¿Qué información contiene el formulario?
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Tipo de contacto | Indique si es Cliente, Proveedor o ambos. |
| Tipo de identificación | Seleccione el tipo de identificación. |
| Identificación | Ingrese el número. Se activa el autocompletado de datos. |
| Nombre / Razón social | Nombre del contacto o empresa. |
| Provincia, cantón y distrito | Campos obligatorio solo si se completa el campo Dirección |
| Dirección | Agregue la dirección correspondiente. |
| Información de contacto | Correo, celular, hasta dos teléfonos y personas asociadas. |
| Límite de crédito | (Clientes) Monto máximo permitido en ventas a crédito. |
| Plazo de pago | (Clientes) Tiempo que tiene el cliente para pagar a crédito. |
| Lista de precios | (Clientes) Se asocia automáticamente según configuración. |
| Vendedor | (Clientes) Persona responsable del cliente. |
| Exoneraciones | (Clientes) Información fiscal si el cliente está exonerado. |
| Configuración contable | Cuentas por cobrar y pagar para registrar transacciones. |
| Comentarios | Notas u observaciones internas. |
| Estado de cuenta | Opción para incluir estado de cuenta en las facturas enviadas por correo. |
🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?
Para este caso, el contacto se creará desde una factura de venta, sin embargo, el proceso es el mismo en cualquier documento, por ejemplo: facturas de compra, pagos, cotizaciones, entre otros.
Observe:
🔧 ¿Cómo gestionar y administrar contactos?
En Contactos > Mis contactos, se pueden ver todos los registros, filtrarlos y realizar diferentes acciones:
🔍 Filtros disponibles
-
Estado: Activo o Inactivo.
-
Tipo: Cliente o Proveedor.
-
Teléfono.
🛠️ Acciones disponibles
-
Nuevo contacto.
-
Editar.
-
Ver detalle.
-
Desactivar (no se podrá usar en documentos).
-
Eliminar (solo si no tiene transacciones).
-
Más acciones: importar o exportar contactos y personas asociadas.
1. Vaya a Contactos > Más aacciones y haga clic en Importar contactos.
2. Descargue la plantilla y complétela.
3. Cargue el archivo y haga clic en Continuar.
📍 Seleccione el tipo de contacto: Cliente o Proveedor.
4. Verifique el mapeo de columnas y haga clic en Importar.
🎥 Observe:
✨ Editar en línea
Si desea importar los contactos en línea, debe hacer clic en Editar en línea > Abrir. Allí podrá agregar la información de sus contactos y luego hacer clic en “Importar contactos”. Observe:
✨ ¿Qué tener en cuenta al importar?
-
Guardar la plantilla como libro de Excel.
-
La primera fila (encabezados) no se importa.
-
Máximo 1000 contactos por archivo.
-
Se recomienda usar una plantilla separada para cada tipo: clientes, proveedores, listas de precios.
-
Si una columna no se desea importar, seleccionar No importar.
-
No repetir el proceso para evitar duplicados.
-
Verificar el formato de cada columna (por ejemplo, que teléfono sea numérico).
-
Si se detecta un error al previsualizar, se puede cancelar el proceso y corregir.
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