Cuando se trata de llevar la contabilidad al día y organizada, es fundamental comprender cómo revisar el movimiento detallado de las cuentas. En Alegra, esta tarea se vuelve sencilla y eficiente, realiza tus registros asignando las cuentas correspondientes y haz el seguimiento de los movimientos en tiempo real a través de los reportes inteligentes.
Ejercicio: “La librería Ejemplar realiza la compra de una maquina para imprimir las portadas de sus libros. Debe registrar en su contabilidad la compra del equipo y otros factores a lo largo del periodo contable, como el mantenimiento periódico, la depreciación y algún imprevisto no contemplado".
Avanzaremos en el caso, resaltando la importancia de comprender cada movimiento y su impacto en la contabilidad.
👉 Índice
- Recopila la información para realizar los registros contables.
- Registra la compra de la maquinaria.
2.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra la depreciación de la maquinaria.
3.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra el mantenimiento la maquinaria.
4.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra el deterioro de la maquinaria.
5.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables.
1. Recopila la información para realizar los registros contables
A continuación se presentan los datos a tener en cuenta para realizar los registros contables:
| Valor de compra | RD$ | 240.000 |
| Depreciación mensual | RD$ | 4.000 |
| Mantenimiento semestral | RD$ | 7.000 |
| Deformación por mal uso | RD$ | 13.500 |
2. Registra la compra de la maquinaria
El primer paso es registrar la maquinaria a través de una Factura de proveedor, recuerda que su contabilización se genera de forma automática una vez guardas la factura.
❇️ Para registrar tus facturas, dirígete por el menú de Compras > Facturas de proveedores > Nueva factura de proveedor. Observa:
📝 Recomendaciones: Para prevenir descuadres en tu contabilidad, asegurate de que los registros sean precisos y completos, la precisión de estos es clave para obtener un reporte claro del movimiento de tus cuentas a lo largo del tiempo.
2.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Para este caso se va a realizar el seguimiento de la cuenta de maquinaria que hace parte de la propiedad, planta y equipo de la librería Ejemplar.
El reporte de Movimientos por cuenta contable te permite revisar el saldo de la cuenta, identificar cada pago, deducción o ajuste aplicado sobre esta y así entender la razón detrás de cada movimiento.
3. Registra la depreciación de la maquinaria
Tras el primer mes en ejecución, la librería Ejemplar hace el registro de la depreciación de la máquina a través de una Entrada de diario.
Las entradas de diario son útiles para realizar traslados de saldos entre cuentas, ajustes contables o para realizar causaciones que no alteran tu caja o bancos, por ejemplo, depreciaciones, deterioro, provisiones o gastos por nómina correspondientes a días trabajados que no han sido pagados aún.
3.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Continuando el seguimiento de la cuenta de maquinaria, así se encuentra luego de la depreciación:
❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección Reportes en el menú de Alegra.
4. Registra el mantenimiento la maquinaria
Para mejorar la eficiencia operativa y prolongar la vida útil del activo, se adiciona un componente electrónico que aumentará el valor del activo y, por lo tanto, se capitalizará como parte de su costo, a continuación se presentan los datos:
| Revisión técnica (gasto) | RD$ | 7.000 |
| Componente electrónico (capitalización) | RD$ | 53.500 |
❇️ Puedes agregar los pagos de tu empresa desde el menú de Compras > Pagos / gastos > Nuevo pago. Observa:
4.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Así permanece la cuenta de maquinaria:
5. Registra el deterioro de la maquinaria
Por falta de capacitación, se estuvo dando un mal uso a la maquinaria, lo que ocasionó una deformación en la cobertura de una de sus partes, la cual se contabilizó de la siguiente manera.
❇️ Puedes crear tus entradas de diario desde el menú de Contabilidad > Entrada de diario > Nueva entrada de diario. Observa:
5.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Podrás ver el desarrollo de la cuenta de maquinaria a continuación:
6. Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables
Hacer seguimiento a los movimientos de las cuentas contables es una práctica esencial para cualquier empresa que quiera mejorar su gestión financiera y tomar mejores decisiones. A continuación se mencionan algunas ventajas:
- Mejorar el control financiero: permite conocer en detalle los ingresos y gastos, así como el saldo de la cuenta a lo largo del período. Esto ayuda a tener un mejor control de la situación financiera de la empresa y a detectar posibles problemas o desviaciones.
- Tomar mejores decisiones: puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro, a mejorar la eficiencia de los procesos o a desarrollar nuevos productos o servicios.
- Cumplir con las obligaciones fiscales: en muchos casos, las empresas están obligadas a presentar informes financieros a las autoridades fiscales. El seguimiento de los movimientos de las cuentas contables facilita la preparación de estos informes y ayuda a evitar posibles sanciones.
- Proteger los intereses de la empresa: la información obtenida puede utilizarse para demostrar que la empresa ha cumplido con sus obligaciones contractuales o que no ha cometido ningún fraude.
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