La empresa ABC, dedicada a la venta de productos, utiliza el Punto de venta de Alegra para gestionar sus ventas y controlar el efectivo de cada turno de caja. Para garantizar un manejo eficiente y seguro del dinero, es fundamental realizar correctamente la apertura, el registro de ventas, el cierre de turno y la generación de reportes.
Este caso de uso muestra paso a paso cómo la empresa ABC realiza el cierre de caja y obtiene reportes en el Punto de venta, asegurando conciliación de efectivo, registro de movimientos y acceso a información confiable para la toma de decisiones y auditoría interna.
👉 Índice
- 💰 ¿Qué es el cierre de caja en el Punto de venta?
- 📌 ¿Por qué es importante para la empresa ABC?
- 🟢 ¿Cómo abrir un turno y registrar ventas en el Punto de venta?
- 🔒 ¿Cómo cerrar un turno y conciliar el efectivo?
- 📊 ¿Cómo generar y analizar reportes en el Punto de venta?
💰 ¿Qué es el cierre de caja en el Punto de venta?
El cierre de caja es el proceso mediante el cual la empresa ABC registra y valida todos los movimientos de dinero realizados durante un turno en el módulo de caja del Punto de venta. Esto permite conciliar ingresos, gastos y efectivo disponible antes de iniciar un nuevo turno.
📌 ¿Por qué es importante para la empresa ABC?
- ✅ garantiza que todos los ingresos de ventas y pagos estén correctamente contabilizados
- 🔍 permite detectar diferencias en efectivo y movimientos no registrados
- 📊 facilita la elaboración de reportes claros para la toma de decisiones
- 🛡️ cumple con las obligaciones internas de control financiero y auditoría
🟢 ¿Cómo abrir un turno y registrar ventas en el Punto de venta?
Durante el proceso de apertura la empresa ABC ingreso a su cuenta de Alegra y genero los siguientes pasos:
1. Se dirigió al menú de Turnos y, selecciono Historial de turnos.
2. Selecciono la opción Abrir turno e ingreso el valor de la Base inicial, es decir, el dinero con el cual el cajero empieza la jornada.
3. Ahora seleccione la cuenta de Banco base, aquí se registrará la salida de dinero correspondiente a la base inicial.
4. Finalmente, hizo clic en el botón Guardar para abrir el turno.
Durante el turno, registro:
- ventas por efectivo, tarjeta u otros métodos de pago
- Movimientos de efectivo adicionales (ingresos o egresos) mediante el módulo Gestión de efectivo, cuando sea necesario para ajustar diferencias
- Verificación periódica de que los totales coincidan con los valores registrados
🔒 ¿Cómo cerrar un turno y conciliar el efectivo?
Una vez la Empresa ABC realizo sus ventas del día, se dedicó a realizar el cierre:
1. Fue a Turnos y, selecciono Historial de turnos.
2. Selecciono la opción Cerrar turno. A continuación visualizará un resumen de los movimientos de dinero realizados en el turno.
3. En el campo Dinero real en caja, indico el valor correspondiente al efectivo que tiene en caja.
📍 Nota: de forma opcional, puede ingresar observaciones sobre las transacciones registradas en el turno.
4. Finalmente, hizo clic en el botón Guardar para cerrar el turno.
📊 ¿Cómo generar y analizar reportes en el Punto de venta?
La empresa ABC quería conocer cómo estaba funcionando su negocio durante cada turno de venta y asegurarse de que todas las operaciones se registraran correctamente.
1. Accedió a Turnos > Reportes de turnos en el Punto de venta.
2. Seleccione el período que desea analizar (puede ser personalizado).
3. Revise las secciones del reporte:
- Resumen de ingresos, gastos y diferencias.
- Gráfica de operaciones de efectivo.
- Distribución por tipos de pago (efectivo, tarjeta, otras).
🎥 Observe:
📍Nota: puedes visualizar más reportes del Punto de venta ingresando a Menú > Configuración > Ir a Alegra Contabilidad > Reportes > Ventas. Ten en cuenta que el Punto de venta no incluye todos los reportes disponibles; para acceder a reportes adicionales, es necesario contar con un plan contable.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- Realizar cierres de caja al finalizar cada turno para mantener registros actualizados
- Revisar diariamente los reportes del Punto de venta para detectar inconsistencias
- Asignar responsables claros por turno de caja para mayor control y trazabilidad
- Mantener registro de movimientos adicionales en Gestión de efectivo para conciliar correctamente las diferencias
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