Con la función Clonar pagos de Alegra duplica un comprobante de egreso con un solo clic, manteniendo los datos del pago original (proveedor, cuenta bancaria, valores, retenciones, observaciones) y actualizando la fecha al día actual. Es ideal para registrar gastos recurrentes —alquileres, servicios, transferencias periódicas— sin tener que volver a digitarlos cada vez.
👉 Índice
💡 ¿Qué es Clonar pagos y para qué le sirve?
Clonar pagos es una acción que crea un nuevo comprobante de egreso pre-cargado con los datos de un pago existente. Funciona en los 3 tipos de pago del módulo de gastos:
| Tipo de pago | Qué se clona |
|---|---|
| Pago a cuentas contables | Cuentas, valores, impuestos, cantidades, observaciones y retenciones aplicadas (IVA retenido, retenciones del Ministerio de Hacienda). |
| Pago a un proveedor (factura electrónica de compra ante Hacienda) | Datos del proveedor y cuenta de origen. No se asocia a la factura original; Alegra muestra las facturas pendientes actuales del proveedor. |
| Transferencia bancaria | Cuenta de origen, cuenta de destino, centros de costo, monto y descripción. |
💡 AlegraTip: Clonar pagos le ahorra horas operativas al mes si maneja gastos recurrentes con el mismo proveedor (alquileres, mensualidades de servicios, mantenimientos). En vez de digitar todo desde cero, duplica el pago anterior y solo ajusta lo necesario.
✅ ¿Qué necesita para clonar un pago?
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Cuenta Alegra Contabilidad activa | Esta función está disponible en el módulo de Gastos. |
| Un pago existente | Necesita tener al menos un comprobante de egreso creado que sirva como base. |
| Permisos del usuario | Su usuario debe tener permiso para crear y editar comprobantes de egreso en Gastos. |
📍 La función Clonar pagos no está disponible para los pagos que provienen del pago realizado por una nota de crédito en Ingresos. En esos casos, el botón Clonar no aparece.
🔁 ¿Cómo clonar un pago paso a paso?
El flujo es el mismo para los 3 escenarios:
1. Diríjase a Gastos > Pagos y busque el comprobante de egreso que quiere clonar.
2. Haga clic en el botón Clonar que aparece directamente en la fila del pago, o ábralo y elija Más acciones > Clonar.
3. Alegra abre un formulario pre-cargado con los datos del pago original (proveedor, cuenta bancaria, valores, retenciones, observaciones).
4. Revise los datos. Verá que:
- La fecha se actualizó automáticamente al día de hoy.
- La numeración usa el siguiente consecutivo disponible.
- Los datos del proveedor y la cuenta bancaria se mantienen.
5. Ajuste lo que necesite (monto, cuenta contable, observaciones) > Haga clic en Guardar.
Observe:
📢 Importante: La fecha y los archivos adjuntos (recibos, fotos, soportes) no se clonan. La fecha se actualiza al día de hoy automáticamente, y los adjuntos quedan en blanco para que suba los nuevos soportes correspondientes a este pago.
📂 ¿Cómo funciona el clonado según el tipo de pago?
A. 💼 Clonar un pago a cuentas contables
Cuando clona un pago que estaba registrado directamente contra cuentas contables (ejemplo: pago de servicios cargado a la cuenta de gastos correspondiente), Alegra hereda:
- Las cuentas contables seleccionadas.
- Los valores, impuestos y cantidades.
- Las observaciones por línea.
- Las retenciones aplicadas (IVA retenido, retenciones a la renta).
B. 🧾 Clonar un pago asociado a una factura electrónica de compra
Cuando clona un pago que estaba asociado a una factura electrónica de un proveedor:
- No clona la asociación a la factura original (que ya está pagada).
- Sí clona los datos del proveedor y la cuenta bancaria de origen.
- Muestra automáticamente la lista de facturas pendientes de ese proveedor a la fecha actual, para que seleccione la que va a pagar.
📍 Si el proveedor no tiene facturas pendientes en este momento, Alegra muestra una alerta: "El proveedor no tiene facturas pendientes". Puede registrarlo de todas formas como pago a cuenta contable o guardarlo para más tarde.
C. 🔄 Clonar una transferencia bancaria
Cuando clona una transferencia bancaria (movimiento entre dos cuentas propias), Alegra hereda:
- La cuenta de origen y la cuenta de destino.
- Los centros de costo asociados.
- El monto y la descripción del movimiento.
- La numeración (con el siguiente consecutivo disponible).
💡 AlegraTip: Si hace transferencias recurrentes entre sus cuentas (por ejemplo, un movimiento mensual fijo a la cuenta de impuestos para pagar el IVA), esta es la forma más rápida de registrarlas sin re-seleccionar las dos cuentas cada vez.
💬 Preguntas frecuentes
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¿La función Clonar pagos tiene costo adicional? No. Está incluida en el módulo de Gastos de Alegra Contabilidad Costa Rica sin costo adicional.
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¿Qué pasa si la cuenta bancaria del pago original está desactivada? Al clonar, Alegra valida el estado de la cuenta. Si la cuenta de origen está inactiva, el campo Cuenta de Banco queda vacío o se rellena con la cuenta por defecto de su empresa, y aparece una alerta para que seleccione una cuenta activa antes de guardar.
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¿Las transferencias bancarias clonan los datos del beneficiario? Sí. Cuando el pago original es una transferencia, Alegra asume que va a pagar al mismo tercero. Se clona la información del contacto y, si está guardada, la cuenta bancaria asociada al contacto.
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¿Se clonan los archivos adjuntos (recibos, fotos, soportes)? No. Por seguridad y por lógica contable, los soportes son únicos por transacción. El campo de adjuntos se queda vacío para que suba los soportes nuevos correspondientes al pago clonado.
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¿Puedo clonar un pago de una nota de crédito de ingresos? No. La función Clonar no está disponible para los pagos que provienen del registro de una nota de crédito de Ingresos. En esos casos, el botón Clonar no aparece.
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¿Qué pasa con la fecha al clonar? La fecha siempre se actualiza al día de hoy y es editable. Esto evita que registre por error un pago con la fecha del pago original.
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¿Las retenciones se clonan al duplicar el pago? Sí. Cuando clona un pago a cuentas contables, Alegra hereda las retenciones aplicadas al pago original. Revíselas antes de guardar por si las tarifas vigentes ante el Ministerio de Hacienda cambiaron.
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¿Necesita ayuda? Si tiene dudas al clonar un pago, escríbanos desde el chat de soporte dentro de Alegra.
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