Si su negocio ofrece alimentos o bebidas, como un restaurante, cafetería o bar, es obligatorio incluir los códigos CAByS en cada ítem de venta al emitir comprobantes electrónicos.
En este caso de uso le mostramos cómo la Empresa ABC, un restaurante de comida casual, utilizó Alegra para asignar correctamente los códigos del Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) a sus productos, cumplir con Hacienda y evitar rechazos de facturación. 🚀
👉 Índice
- 🍽️ ¿Qué es el catálogo CAByS y por qué es obligatorio?
- 📋 ¿Cómo clasificó sus platos, combos y bebidas según CAByS?
- ⚙️ ¿Cómo configuró los códigos CAByS en Alegra?
- 💡 ¿Cuáles son las buenas prácticas al usar CAByS en Alegra?
1. 🍽️ ¿Qué es el catálogo CAByS y por qué es obligatorio?
El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es una lista creada por el Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda.
Clasifica todos los bienes y servicios con un código único de hasta 13 dígitos, e indica la tarifa del IVA aplicable a cada uno.
Desde el 1 de abril del 2023, el uso de estos códigos es obligatorio en todos los comprobantes electrónicos. Hacienda rechaza automáticamente las facturas que no incluyan los códigos válidos o actualizados.
💡 En Alegra, usted puede agregar o actualizar los códigos CAByS de sus ítems de venta de forma manual o masiva, tanto desde el Punto de venta como desde Alegra Contabilidad.
🔎 Más información: Agregue el código CAByS a sus ítems de venta creados en Alegra Contabilidad – Costa Rica.
2. 📋 ¿Cómo clasificó sus platos, combos y bebidas según CAByS?
La Empresa ABC ofrece almuerzos ejecutivos, combos familiares y bebidas naturales. Para cumplir con Hacienda, necesitaba asignar el código CAByS vigente y correcto a cada ítem.
| Tipo de ítem | Ejemplo | Código CAByS (ejemplo) | Tarifa IVA |
|---|---|---|---|
| Plato principal (con mesero) | Pollo teriyaki con arroz | 6331000000000 – Servicio de restaurante con comida preparada | 13 % |
| Plato principal (sin mesero) | Ensalada César a la carta | 6332000000000 – Servicio de restaurante sin mesero | 13 % |
| Bebida alcohólica servida | Cerveza nacional | 5020210000000 – Bebida servida en local | 13 % |
| Combo comida + bebida | Combo almuerzo | 6339000000000 – Paquete de servicios combinados | 13 % |
💡 AlegraTip: aunque los platos contienen productos (pollo, arroz, etc.), se consideran servicios, porque se venden preparados y servidos al cliente. Solo los ingredientes sueltos serían clasificados como productos.
📌 Nota: antes de asignar el código en Alegra, verifique siempre el número exacto en el Buscador oficial CAByS del BCCR para evitar errores.
3. ⚙️ ¿Cómo configuró los códigos CAByS en Alegra?
Después de identificar los códigos adecuados, la Empresa ABC los asignó directamente desde Alegra siguiendo estos pasos:
1. Ingresó al menú Inventario > Ítems de venta.
2. Seleccionó un producto, por ejemplo, Plato de pollo teriyaki, y dio clic en Editar.
3. Verificó el tipo de ítem correcto:
-
Los códigos del 0 al 4 corresponden a productos y los códigos del 5 al 9 corresponden a servicios.
-
Esto es fundamental porque Alegra requiere que el ítem tenga el tipo correcto para que la factura electrónica sea válida ante Hacienda.
4. Ingresó el código CAByS en el campo correspondiente (por ejemplo: 6331000000000 para servicio de restaurante con mesero).
5. Guardó los cambios.
Para actualizar varios productos a la vez, utilizó la opción de actualización masiva, exportando los ítems a Excel, añadiendo los códigos y cargándolos nuevamente.
🔎 Edite el código (CAByS) en sus productos de forma masiva desde Alegra Contabilidad.
🎥 Observe:
💡 AlegraTip: al emitir una factura o tiquete, Alegra verifica automáticamente que cada línea contenga un código CAByS válido antes de enviarla a Hacienda.
4. 💡 ¿Cuáles son las buenas prácticas al usar CAByS en Alegra?
Para ítems de comida y bebida, considere estas recomendaciones:
-
✔️ Actualice sus códigos periódicamente: Hacienda modifica el catálogo CAByS de forma regular. Si utiliza códigos eliminados o desactualizados, las facturas serán rechazadas.
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✔️ Asigne el código correcto por tipo de producto o servicio:
▪️ Antes de guardar el código en Alegra, asegúrese de seleccionar el tipo de ítem correcto: producto o servicio.
▪️ Recuerde que los códigos CAByS del 0 al 4 corresponden a productos, y los del 5 al 9 corresponden a servicios.
▪️ No use el mismo código para todos los ítems: diferencie platos, bebidas, postres y combos.
-
✔️ Evite duplicar ítems: si un plato tiene distintas presentaciones (por ejemplo, con o sin bebida), cree versiones separadas con sus respectivos códigos y tipos de ítem correctos.
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✔️ Use el filtro de códigos eliminados: en Alegra puede identificar los ítems con códigos obsoletos y actualizarlos fácilmente.
-
✔️ Capacite a su equipo: todos los encargados de facturación deben saber que cada producto o servicio debe tener un código CAByS asignado y el tipo de ítem correcto antes de emitir el comprobante electrónico.
5. 📊 ¿Qué beneficios obtuvo ABC al usar Alegra?
Después de implementar los códigos CAByS con Alegra, la Empresa ABC logró:
- ✅ Emitir facturas válidas ante Hacienda sin rechazos.
- 📈 Mantener su inventario y ventas correctamente clasificadas.
- 💡 Detectar fácilmente los productos con tasas de IVA distintas.
- 🕓 Reducir tiempos de actualización gracias a la carga masiva desde Excel.
- 🔐 Cumplir con la normativa vigente de facturación electrónica.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- 🚫 Hacienda puede rechazar sus facturas electrónicas si los códigos no existen o están desactualizados.
- 💰 Puede incurrir en multas tributarias por incumplimiento.
- 📉 Se afecta la contabilidad si los ítems no están correctamente clasificados.
- ⏳ Se retrasa la emisión de facturas, generando errores operativos o pérdida de tiempo.
👉 Con Alegra, la Empresa ABC pasó de tener facturas rechazadas por códigos incompletos a un sistema automático y actualizado que cumple al 100 % con Hacienda. Así, su proceso de ventas se volvió más rápido, ordenado y seguro.
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