Si su negocio ofrece alimentos o bebidas, como un restaurante, cafetería o bar, es obligatorio incluir los códigos CAByS en cada ítem de venta al emitir comprobantes electrónicos.
En este caso de uso le mostramos cómo la Empresa ABC, un restaurante de comida casual, utilizó Alegra para asignar correctamente los códigos del Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) a sus productos, cumplir con Hacienda y evitar rechazos de facturación. 🚀
👉 Índice
- 🍽️ ¿Qué es el catálogo CAByS y por qué es obligatorio en Costa Rica?
- 📋 ¿Cómo clasificó la Empresa ABC sus platos, combos y bebidas según CAByS?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la Empresa ABC los códigos CAByS en Alegra?
- 💡 ¿Cuáles son las buenas prácticas al usar CAByS en Alegra?
🍽️ ¿Qué es el catálogo CAByS y por qué es obligatorio en Costa Rica?
El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es una lista creada por el Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda.
Clasifica todos los bienes y servicios con un código único de hasta 13 dígitos, e indica la tarifa del IVA aplicable a cada uno.
Desde el 1 de abril del 2023, el uso de estos códigos es obligatorio en todos los comprobantes electrónicos. Hacienda rechaza automáticamente las facturas que no incluyan los códigos válidos o actualizados.
💡 En Alegra, usted puede agregar o actualizar los códigos CAByS de sus ítems de venta de forma manual o masiva, tanto desde el Punto de venta como desde Alegra Contabilidad.
🔎 Más información: Agregue el código CAByS a sus ítems de venta creados en Alegra Contabilidad – Costa Rica.
📋 ¿Cómo clasificó la Empresa ABC sus platos, combos y bebidas según CAByS?
La Empresa ABC ofrece almuerzos ejecutivos, combos familiares y bebidas naturales.
Para cumplir con Hacienda, necesitaba clasificar cada ítem con su código CAByS correspondiente.
Así lo hizo:
| Tipo de ítem | Ejemplo | Código CAByS asignado | Tarifa IVA |
|---|---|---|---|
| Plato principal | Pollo teriyaki con arroz | 5610150000000 – Servicios de restaurante con comida preparada | 13 % |
| Bebida | Refresco natural de frutas | 5019210000000 – Bebidas sin alcohol preparadas | 13 % |
| Combo | Almuerzo ejecutivo (plato + bebida) | 5610160000000 – Servicio de comida combinada | 13 % |
📢 Importante: si un combo incluye ítems con diferentes tasas de IVA, la Empresa ABC optó por facturarlos por separado, asignando el código a cada componente para evitar errores tributarios.
🔎 Consulte los códigos actualizados en el Buscador CAByS del BCCR.
⚙️ ¿Cómo configuró la Empresa ABC los códigos CAByS en Alegra?
Después de identificar los códigos adecuados, la Empresa ABC los asignó directamente desde Alegra siguiendo estos pasos:
1. Ingresó al menú Inventario > Ítems de venta.
2. Seleccionó un producto, por ejemplo, Plato de pollo teriyaki, y dio clic en Editar.
3. En el campo Código de producto o servicio (CAByS), ingresó el código correspondiente (ejemplo: 5610150000000).
4. Guardó los cambios.
5. Para actualizar varios productos a la vez, utilizó la opción de actualización masiva, exportando los ítems a Excel, añadiendo los códigos y cargándolos nuevamente.
🔎 Edite el código (CAByS) en sus productos de forma masiva desde Alegra Contabilidad.
🎥 Observe:
💡 AlegraTip: al emitir una factura o tiquete, Alegra verifica automáticamente que cada línea contenga un código CAByS válido antes de enviarla a Hacienda.
💡 ¿Cuáles son las buenas prácticas al usar CAByS en Alegra?
Para ítems de comida y bebida debes tener en cuenta:
- ✔️ Actualice sus códigos periódicamente: Hacienda modifica el catálogo CAByS de forma regular. Si utiliza códigos eliminados, las facturas serán rechazadas.
- ✔️ Asigne el código correcto por tipo de producto: no utilice el mismo código para todos los ítems: diferencie platos, bebidas, postres y combos.
- ✔️ Evite duplicar ítems: si un plato tiene distintas presentaciones (por ejemplo, con o sin bebida), cree versiones separadas con sus respectivos códigos.
- ✔️ Use el filtro - Códigos eliminados: en Alegra puede identificar los ítems con códigos obsoletos y actualizarlos fácilmente.
- ✔️ Capacite a su equipo: todos los encargados de facturación deben saber que cada producto debe tener un código CAByS asignado antes de emitir el comprobante.
📊 ¿Qué beneficios obtuvo ABC al usar Alegra?
Después de implementar los códigos CAByS con Alegra, la Empresa ABC logró:
- ✅ Emitir facturas válidas ante Hacienda sin rechazos.
- 📈 Mantener su inventario y ventas correctamente clasificadas.
- 💡 Detectar fácilmente los productos con tasas de IVA distintas.
- 🕓 Reducir tiempos de actualización gracias a la carga masiva desde Excel.
- 🔐 Cumplir con la normativa vigente de facturación electrónica.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- 🚫 Hacienda puede rechazar sus facturas electrónicas si los códigos no existen o están desactualizados.
- 💰 Puede incurrir en multas tributarias por incumplimiento.
- 📉 Se afecta la contabilidad si los ítems no están correctamente clasificados.
- ⏳ Se retrasa la emisión de facturas, generando errores operativos o pérdida de tiempo.
👉 Con Alegra, la Empresa ABC pasó de tener facturas rechazadas por códigos incompletos a un sistema automático y actualizado que cumple al 100 % con Hacienda. Así, su proceso de ventas se volvió más rápido, ordenado y seguro.
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