Los centros de costos en Alegra le ayudan a organizar y analizar los ingresos y gastos de su empresa según cómo realmente funciona su negocio: por áreas, proyectos, sucursales o equipos.
Más allá de registrar facturas, le permiten responder preguntas clave como:
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¿Qué departamento gasta más?
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¿Qué proyecto es más rentable?
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¿Dónde se están concentrando mis costos?
En pocas palabras, convierten su información contable en herramienta para tomar mejores decisiones.
👉 Índice
- ✏️ Información básica: ¿Qué son y para qué sirven?
- 🚀 ¿Cómo crear centros de costos?
- 🛠️ ¿Cómo administrar sus centros de costos?
- 📊 ¿Cómo simular niveles o subcentros de costos en Alegra?
1. ✏️ Información básica: ¿Qué son y para qué sirven?
Un centro de costos es una forma de agrupar transacciones que pertenecen a una misma actividad.
| Aspecto | Detalle | Ejemplos |
| ¿Qué es? | Una "etiqueta" para agrupar ingresos y gastos de una actividad específica. | Áreas, Proyectos, Sucursales o Equipos. |
| ¿Para qué sirve? | Para medir rentabilidad real y detectar en qué parte del negocio se concentran los costos. | Comparar sedes o saber si un proyecto dejó ganancias. |
| ¿Cómo se aplica? | Se asigna a cada factura o gasto al momento de crearlos en Alegra. |
Administrativos: Contabilidad, RRHH, Gerencia. Productivos: Planta, ensamblaje, logística. Ventas: Canales comerciales, sucursales. Proyectos: Implementaciones, contratos especiales. |
✅ Ejemplo: La Empresa Ejemplar desea conocer cuánto le cuesta su área de Producción. Para esto crea un centro de costos llamado Producción, donde registra:
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👷 Mano de obra
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📦 Materiales
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🧪 Insumos
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2. 🚀 ¿Cómo crear centros de costos?
1. Diríjase al menú de Configuración y en la sección de Empresa, seleccione la opción Centros de Costos.
2. Haga clic en + Nuevo Centro de Costo, complete la información solicitada y finalice haciendo clic en Guardar.
🎥 Observe:
📝 Formulario Nuevo centro de costo
| Campo | Descripción |
| Nombre | Es el nombre que identifica el centro de costo (ej. Proyecto X o Departamento de Ventas). |
| Código | Un identificador numérico o alfanumérico para organizar sus centros de costo internamente. |
| Descripción | Espacio opcional para añadir detalles adicionales sobre la función de ese centro de costo. |
a. 🔗 Asócielos a sus documentos
Puede vincular los centros de costos a facturas de venta, facturas de proveedor, notas de crédito, notas de débito, ajustes contables y bodegas específicas.
📌 Nota: si no es visible el campo de "Centro de costo", haga clic en Más ajustes y seleccione el centro de costo que quiera asociar al documento que esté creando.
🎥 Observe:
3. 🛠️ ¿Cómo administrar sus centros de costos?
Desde el panel principal de sus Centros de costos podrá gestionar cada uno de ellos (editar, eliminar o desactivar), así como configurar de forma opcional un centro de costo predefinido para sus documentos e indicar si es obligatorio o no al momento de su creación.
🎥 Observe:
📢 Importante
- Al momento de eliminar un centro de costos este no debe estar vinculado con ningún documento, de lo contrario solo podrás desactivarlo.
- Si una bodega tiene un centro de costos asignado, este aparecerá en todos los documentos donde se pueda asociar dicha bodega, lo cual le impedirá editar la información del centro de costos o eliminarlo.
- Luego de eliminar un centro de costos, este no aparecerá en el formulario de creación de sus documentos. Si no tiene centros de costos activos, el sistema desactiva esta función de su cuenta.
4. 📊 ¿Cómo simular niveles o subcentros de costos en Alegra?
Actualmente, en Alegra los centros de costos se gestionan en un nivel único, lo que mantiene la información simple y fácil de administrar.
Si su empresa necesita mayor nivel de detalle, puede simular una estructura por niveles usando una convención.
🔢 Opción 1: Usar códigos numéricos
Ideal para mantener un orden técnico y contable similar a un plan de cuentas.
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10 – Ventas
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10-01 – Ventas Norte
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10-02 – Ventas Sur
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10-01-01 – Tienda 1
🏷️ Opción 2: Usar prefijos en el nombre
La opción más visual e intuitiva; perfecta para buscar rápidamente por palabras clave.
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Ventas
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Ventas / Norte
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Ventas / Sur
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Ventas / Norte / Tienda 1
🎥 Observe:
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