Alegra te permite invitar colaboradores a tu cuenta y controlar exactamente qué pueden ver, crear, editar o eliminar en cada módulo. Este artículo cubre la configuración de usuarios para empresas individuales y para el entorno MultiRFC donde un contador gestiona múltiples empresas de clientes.
👉 Índice
👥 ¿Qué roles de usuario existen en Alegra México?
| Rol | Descripción | Acceso predeterminado |
|---|---|---|
| Administrador | Acceso total a todos los módulos y configuración | Todo el sistema |
| Contador | Acceso a contabilidad, reportes y documentos fiscales | Contabilidad + reportes |
| Vendedor | Solo puede crear y consultar facturas de venta | Ventas |
| Personalizado | Permisos definidos módulo por módulo | Según configuración |
📍 En el plan MultiRFC, además de los roles anteriores existe el rol de Contador MultiRFC, que tiene acceso a todas las empresas del portafolio con el nivel de permiso que le asignes en cada una.
👤 ¿Cómo crear nuevos usuarios?
1. Dirígete a Configuración > Empresa > Usuarios.
2. Haz clic en + Invitar usuario y completa el formulario con la información solicitada.
3. Haz clic en Invitar para crear el usuario.
🎥 Observa:
El colaborador recibirá un correo para aceptar la invitación y crear su contraseña. Una vez aceptada, aparecerá en tu lista de usuarios activos.
📍 Cada usuario adicional puede generar un costo extra según tu plan. Consulta los límites de usuarios en Configuración → Suscripción.
🔐 ¿Cómo crear roles y editar permisos?
📢 Importante: Los roles disponibles según tu plan son:
Plan PYME o Emprendedor: Administrador y Contador. Sin embargo, ten en cuenta que no podrás eliminar, copiar ni modificarlos.
Plan PRO: Administrador, Contador, Vendedor y Asistente. Sin embargo, ten en cuenta que no podrás eliminar, copiar ni modificarlos.
Plan PLUS o Premium: Administrador, Contador, Vendedor y Asistente. Además, podrás agregar roles personalizados.
Aquí podrás crear los roles que necesites y asignar los permisos correspondientes a los usuarios de tu cuenta. Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Dirígete a Configuración > Empresa > Usuarios > Roles y haz clic en Crear nuevo rol personalizado.
2. Selecciona los permisos que deseas otorgar al nuevo rol.
3. Haz clic en Guardar rol para crear el usuario.
📍 Debes seleccionar los permisos que deseas otorgar al nuevo rol por cada solución.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: Si tienes un asistente que solo debe emitir facturas sin poder eliminar ni modificar, configura su perfil con Ver + Crear en el módulo de Ventas y sin permiso de Editar ni Eliminar. Esto es útil para despachos donde el contador quiere supervisar antes de que el cliente modifique algo.
📢 Importante: El permiso de Configuración solo está disponible para usuarios con rol Administrador. Los demás roles no pueden modificar certificados CSD, datos fiscales de la empresa ni configuración de impuestos.
📩 ¿Cómo aceptar la invitación de usuario?
El colaborador deberá acceder al correo registrado en el campo Correo electrónico y seguir estos pasos:
1. Abre el mensaje de invitación y haz clic en Aceptar invitación.
2. Crea una contraseña segura y haz clic en Guardar. Luego podrás ingresar a la cuenta con tu correo y contraseña.
🎥 Observa:
✏️ ¿Cómo editar la información de tu perfil?
1. Desde Mi alegra > Perfil, haz clic en Editar, realiza los cambios y selecciona Guardar para conservar la información.
