Mantener tu base de datos organizada es ahora más sencillo. Con la integración de Google Forms + Zapier + Alegra, puedes automatizar el registro de cualquier tipo de contacto. Cada vez que alguien complete un formulario en Google Forms, la información se sincronizará automáticamente en Alegra, permitiéndote centralizar tus registros, optimizar la gestión de tus bases de datos y agilizar tus procesos administrativos.
👉 Índice
🔗 ¿Cómo conectar Alegra con Zapier?
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Ve a App Connections > Add connection > busca Alegra y haz clic en Add connection.
3. Ingresa tu usuario y token de Alegra > finaliza haciendo clic en Yes, continue to Alegra para confirmar.
🔍 ¿Cómo conectar tu cuenta de Alegra con otras aplicaciones usando la API?.
🎥 Observa:
📂 ¿Cómo conectar Google Forms con Zapier?
1. En Zapier, ve a App Connections > Add connection y selecciona Google Forms.
2. Selecciona correo electrónico. Zapier te solicitará acceso a tus datos en Google Forms; es importante que leas la información y, si estás de acuerdo, hagas clic en el botón Permitir para continuar.
🎥 Observa:
⚡ ¿Cómo crear tu nuevo Zap?
Luego de conectar tus aplicaciones, puedes crear un Zap (flujo de trabajo) para que, cada vez que recibas una nueva respuesta en Google Forms, la información se registre de forma automática como un contacto en Alegra.
📢 Importante:
Antes de configurar tu Zap, asegúrate de tener creado un formulario en Google Forms con las preguntas necesarias para que tus contactos puedan dejar sus datos básicos. Estos datos son los que Zapier tomará para crear el contacto en Alegra; por ello, te recomendamos incluir campos como: Nombre, Identificación, Correo electrónico y Teléfono.
a. 💥 Configura Google Forms como disparador (Trigger)
1. Haz clic en el botón + Create > Zaps.
2. En Trigger, selecciona a Google Forms como app.
3. En Trigger event, elige New Form Response > selecciona tu cuenta de Google Forms > haz clic en Continue.
4. En Form, selecciona el formulario donde tus clientes comparten sus datos > haz clic en Test trigger, selecciona una respuesta de ejemplo y pulsa Continue with selected record.
🎥 Observa:
b. 👥 Configura Alegra como acción (Action)
2. Completa la información solicitada y haz clic en Continue.
3. Verifica que la información sea correcta y esté completa; finalmente, haz clic en Test step > Publish.
🎥 Observa:
📝 Formulario Nuevo contacto
📢 Importante:
Aunque Google Forms te permite capturar una gran variedad de datos, te recomendamos mapear estos elementos clave en tu Zap. Estos son los campos fundamentales para que tu base de contactos en Alegra se mantenga organizada, funcional y libre de duplicados:
| Campo | Descripción |
| Nombre (Name)* | Asocia este campo con la respuesta del formulario donde solicitas el nombre o razón social. |
| Tipo de contacto (Contact type) | Selecciona si el contacto registrado es un cliente, proveedor o ambos. |
| Número telefónico principal (Phone primary) | Mapea el teléfono de contacto. Esto facilitará la comunicación y futuras campañas de notificación. |
| Correo electrónico (Email) | Fundamental para el envío de facturas, cotizaciones y estados de cuenta de forma electrónica. |
| Verificar identificación no registrada (Ignore repeated) | Activa esta opción para que el sistema verifique si el contacto ya existe mediante su identificación y así evitar registros duplicados. |
| Incluir enlace del estado de cuenta del cliente (statementAttached) | Selecciona si deseas que el sistema incluya automáticamente el enlace al estado de cuenta en las facturas enviadas a este contacto. |
📌Nota: los campos con * son obligatorios.
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