¿Cómo usar el campo de referencia en órdenes de compra en Alegra? - México

El campo de referencia en las órdenes de compra de Alegra te permite vincular cada orden con un número de pedido interno, proyecto, cliente o folio externo. Este artículo explica cómo funciona, cuándo usarlo y cómo aprovecharlo para mejorar el rastreo de tus compras.

👉 Índice

1. 📋 ¿Qué es el campo de referencia en una orden de compra?

2. ⚙️ ¿Cómo agregar una referencia a una orden de compra?

3. 🔍 ¿Cómo usar la referencia para rastrear órdenes?

4. 🔗 ¿Cómo vincular una orden de compra con una factura de proveedor?

5. 💬 Preguntas frecuentes.

📋 ¿Qué es el campo de referencia en una orden de compra?

El campo de referencia es un campo de texto libre que aparece en el formulario de creación de órdenes de compra. Su propósito es dar a cada orden un identificador adicional que sea significativo para tu negocio o para el proveedor.

Usos frecuentes del campo de referencia:

• Número de pedido del cliente (cuando compras insumos para un proyecto específico)
• Número de cotización del proveedor
• Código de proyecto o centro de costo interno
• Número de requisición de compra de tu empresa
• Folio de referencia para el área de finanzas o contabilidad

📍 El campo de referencia es opcional y no forma parte del CFDI. Es un dato interno de Alegra para tu control y rastreo, no aparece en documentos fiscales.

⚙️ ¿Cómo agregar una referencia a una orden de compra?

Observa:

La referencia quedará asociada a la orden y aparecerá en la lista de órdenes de compra y en el PDF de la orden que envíes al proveedor.

💡 AlegraTip: Establece una convención de nomenclatura para tus referencias. Por ejemplo: [AÑO]-[MES]-[PROVEEDOR]-[NÚMERO] como 2026-04-OFFICE-001. Esto facilita buscar y filtrar órdenes meses después.

🔍 ¿Cómo usar la referencia para rastrear órdenes?

Una vez guardadas las referencias, puedes usarlas para encontrar órdenes rápidamente:

▶️ Buscar por referencia

1. Ve a Gastos → Órdenes de compra.

2. En la barra de búsqueda, escribe el número de referencia que buscas.

3. Alegra mostrará todas las órdenes que coincidan con ese texto en el campo de referencia.

▶️ Filtrar órdenes por estado y referencia

1. Usa los filtros de la lista (fecha, proveedor, estado: pendiente/recibida/cancelada).

2. Combina los filtros con la búsqueda por referencia para afinar los resultados.

▶️ Ver la referencia en los reportes

Al exportar el listado de órdenes de compra a Excel, el campo de referencia se incluye como una columna. Esto es útil para hacer cruces con tu sistema de proyectos o con las requisiciones del área de administración.

🔗 ¿Cómo vincular una orden de compra con una factura de proveedor?

Cuando llega la factura del proveedor correspondiente a una orden de compra:

Observa:

📢 Importante: Vincular facturas a órdenes de compra es especialmente útil si usas el módulo de Inventario de Alegra — la entrada de mercancía se refleja automáticamente al recibir la orden.

💬 Preguntas frecuentes

• ¿El campo de referencia aparece en el PDF de la orden de compra que envío al proveedor? Sí. La referencia aparece en el encabezado del PDF de la orden de compra. Esto es útil para que el proveedor la incluya en su factura y facilite el matching de documentos.

• ¿Puedo buscar facturas de proveedores por la referencia de la orden de compra? Sí, siempre que hayas vinculado la factura a la orden. En la lista de gastos puedes buscar por referencia de la orden relacionada.

• ¿Puedo tener referencias duplicadas en diferentes órdenes? Sí, Alegra no valida unicidad en el campo de referencia. Sin embargo, para mantener orden interno, es recomendable que cada referencia sea única.

• ¿Puedo editar la referencia de una orden ya guardada? Sí. Abre la orden y haz clic en Editar. Modifica el campo de referencia y guarda los cambios. Si la orden ya fue recibida, verifica si el proveedor ya usó la referencia original en su documentación.

• ¿El campo de referencia tiene límite de caracteres? El campo acepta hasta 255 caracteres, suficiente para cualquier código de referencia o descripción corta.

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