Una cotización es un documento informativo donde se establece el precio de un producto o servicio en venta. Contiene la información de la persona o empresa vendedora, del cliente y la descripción de los productos o servicios.
Los valores de la cotización pueden mantenerse durante un periodo definido. También es posible incluir condiciones de negociación, términos de financiamiento o descuentos por pronto pago.
En Alegra, puedes crear tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
📍Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario ni cuentas por cobrar.
¿Cómo crear cotizaciones?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Cotizaciones > Haz clic en Nueva cotización.
2. Completa la información > Finalmente, haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
✍️ Formulario - Nueva cotización
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Personalizar opciones | Agrega información adicional a la cotización, como la moneda, la lista de precios o el vendedor. |
| Cliente | Persona o empresa a la que diriges la cotización. |
| Fecha de creación | Día en que generas la cotización. Puedes asignar una fecha anterior o posterior a la actual. |
| Vencimiento | Se calcula según el plazo que selecciones y se cuenta desde la fecha de creación de la cotización. |
| Ítem | Producto o servicio incluido en la cotización. Puedes modificar los campos Referencia, Precio, Descuento %, Impuesto, Descripción y Cantidad. |
| Notas | Información adicional visible en el PDF y en la impresión de la cotización. |
| Comentarios | Notas internas que no aparecen en la impresión del documento. |
Después de crear la cotización, puedes editarla, imprimirla, convertirla en factura de venta, enviarla por correo o clonarla.
Además, en el listado de cotizaciones puedes revisar el Estado de cada una para identificar fácilmente cuáles ya han sido facturadas.
También puedes exportar a Excel el listado de cotizaciones dentro del periodo que elijas.
📂 ¿Cómo crear una cotización desde un archivo o imagen?
Ahora puedes crear cotizaciones más rápido cargando un archivo o una imagen con la información de los productos o servicios. El sistema utiliza inteligencia artificial para reconocer los datos y completar automáticamente el formulario de la cotización.
Esta funcionalidad es ideal cuando recibes cotizaciones o listas de productos en PDF o imágenes y quieres convertirlas en una cotización digital sin tener que digitar la información manualmente.
📑 Información que el sistema puede reconocer automáticamente
| Información detectada | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Identifica al cliente cuando aparece en el documento. |
| Fechas | Puede reconocer fechas de emisión o vencimiento. |
| Productos o servicios | Detecta los ítems incluidos en la cotización. |
| Cantidades | Reconoce las cantidades asociadas a cada producto. |
| Precios | Extrae valores unitarios o totales del documento. |
Además, el sistema puede relacionar los productos detectados con su inventario, lo que permite completar automáticamente la información del ítem.
📎 Formatos de archivo permitidos: JPG, PNG, PDF, tamaño máximo: 5 MB.
🎥 Observa:
📌 Nota: también puedes crear una cotización desde un archivo o imagen directamente desde el formulario de creación. Para hacerlo, sigue estos pasos: Ingresos > Cotizaciones > + Nueva cotización > Crear manualmente y haga clic en el ícono de estrella ✨ ubicado en la parte superior derecha.
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