Las remisiones son documentos provisionales que respaldan la entrega de mercancía a sus clientes antes de elaborar la factura de venta.
En Alegra, puede crear estos documentos para organizar su logística y luego convertirlos en facturas de venta de manera sencilla, facilitando el proceso y reduciendo errores en su facturación.
📢 Importante: este documento es informativo y de respaldo; por sí solo, no genera registros en las cuentas de venta ni en las cuentas por cobrar. Su función es respaldar la salida física de mercancía hacia el cliente y permitirle llevar el control de lo entregado antes de realizar la facturación definitiva.
👉 Índice
1. 🚀 ¿Cómo crear remisiones en Alegra?
1. Diríjase al menú de Ingresos, seleccione la opción Remisiones y haga clic en + Nueva remisión.
2. Complete con la información solicitada y finalice haciendo clic en Guardar.
🎥 Observe:
📝 Formulario - Nueva Remisión
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento* | Seleccione el nombre del documento: Remisión. |
| Cliente / Contacto* | Elija a quién se le entrega la mercancía o el servicio. La identificación (cédula física, jurídica o DIMEX) se completa automáticamente al seleccionarlo. |
| Fecha de creación* | Fecha en la que elabora el documento. |
| Vencimiento | Plazo límite para la entrega o vigencia del documento. |
| Numeración | Serie o consecutivo que se usará para el registro. |
| Moneda | Divisa en la que se registra la operación (si tiene multimoneda activa). |
| Almacén / Bodega | Lugar desde donde saldrá la mercancía del inventario. |
| Lista de precios | Lista de precios aplicada a los productos del documento. |
| Vendedor | Responsable comercial de la operación. |
| Centro de costo | Centro contable asociado (si maneja contabilidad segmentada). |
| Producto / Servicio | Ítems que se entregarán al cliente. |
| Cantidad | Número de unidades entregadas. |
| Precio | Valor unitario del producto o servicio. |
| Descuento | Porcentaje de descuento aplicado (si corresponde). |
| Impuesto | Impuesto asociado según normativa costarricense (ej. IVA). |
| Descripción | Detalle adicional que aparecerá en el documento. |
| Términos y condiciones | Cláusulas de entrega o condiciones comerciales. |
| Notas | Información adicional visible para el cliente. |
📌 Nota: en el detalle del producto verá dos datos clave: cantidad en inventario y cantidad en remisión (entregada, pero aún no facturada). Así puede controlar su stock físico vs. disponible.
a. ✏️ Acciones adicionales
Una vez creada la remisión, desde la parte superior del documento podrá:
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❇️ Imprimirla: genera la versión lista para impresión o entrega física al cliente.
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❇️ Descargarla: guarda el documento en su equipo en formato digital.
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❇️ Clonarla: crea una copia con la misma información para agilizar nuevos registros similares.
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❇️ Enviarla por correo: comparte el documento directamente con su cliente desde el sistema.
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❇️ Convertirla en venta (factura): genera la factura a partir de la remisión, manteniendo los ítems asociados.
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❇️ Adjuntar archivos: agrega documentos de soporte como órdenes de compra, guías firmadas o comprobantes.
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❇️ Cerrar la remisión: permite cerrar remisiones parcialmente facturadas para evitar que queden abiertas indefinidamente. Puede volver a abrirla en cualquier momento para editarla o continuar con la facturación de los ítems pendientes.
Observe:
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❇️ También puede exportar a Excel todas sus remisiones si así lo desea.
Observe:
2. 🔄 ¿Cómo convertirlas en facturas de venta?
En Alegra cuenta con dos caminos sencillos para formalizar el cobro de sus entregas. Elija el que mejor se adapte a su flujo de trabajo:
a. 📦 Desde el módulo de Remisiones
1. Diríjase al menú Ingresos y seleccione la opción Remisiones.
2. Haga clic en la remisión que desea facturar y seleccione Convertir en factura. Revise los ítems que se cargarán.
Puede:
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Facturar parcialmente: elimine los ítems que no cobrará en este momento; quedarán pendientes en la remisión.
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Agregar ítems: incluya productos o servicios adicionales antes de generar la factura.
3. Finalmente, haga clic en Guardar para generar la factura de venta.
🎥 Observe:
b. ➕ Desde el formulario Nueva factura de venta
3. 📑 ¿Cómo facturar varias remisiones al mismo tiempo?
Alegra le ayuda a optimizar su tiempo, permitiéndole facturar varias remisiones de forma simultánea. Al seleccionar múltiples documentos desde el listado, el sistema generará automáticamente una factura en una nueva pestaña con toda la información consolidada.
👉 Para que esta acción sea posible, las remisiones deben cumplir con los siguientes requisitos:
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Estar a nombre del mismo cliente.
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Estar en estado Pendiente por facturar.
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No estar anuladas.
🎥 Observe:
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