La Empresa ABC, dedicada a la venta de suministros industriales en Costa Rica, opera bajo la obligación de emitir sus comprobantes mediante facturación electrónica ante la Dirección General de Tributación (DGT). Durante un evento de fallo en el sistema de facturación – por ejemplo, caída del portal de la DGT o problema con el proveedor de facturación electrónica – su equipo identifica que no pueden emitir los comprobantes electrónicos habituales.
Ante esta situación, la Empresa ABC activa su plan interno de contingencia de facturación en Alegra. Basándose en los lineamientos oficiales, se prepara para emitir comprobantes provisionales mientras se restablece el sistema electrónico
👉 Índice
- ⚙️ ¿Cómo configurar internamente Alegra para emitir facturas de contingencia?
- 🧾 ¿Cómo emitir facturas de contingencia durante una interrupción del sistema electrónico?
- 🔄 ¿Cómo sustituir las facturas de contingencia por facturas electrónicas válidas?
- 📑 ¿Por qué es importante actualizar a la versión 4.4 y cómo afecta a la contingencia de facturación?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo ABC al usar Alegra?
⚙️ ¿Cómo configurar internamente Alegra para emitir facturas de contingencia?
- En el software Alegra, la empresa define una numeración especial para los comprobantes de contingencia. En el menú Configuración > Facturación > Numeraciones, selecciona Tipo de documento: Factura de contingencia y ajusta el siguiente número de serie para diferenciarlo claramente de la numeración normal.
- Se comunica al equipo de ventas que, en caso de contingencia (cuando no se pueda emitir electrónicamente), se deberá elegir el tipo de documento Contingencia al crear la factura.
🎥 Observe:
🧾 ¿Cómo emitir facturas de contingencia durante una interrupción del sistema electrónico?
Durante la contingencia, cuando el sistema de la DGT o del emisor no está disponible, Empresa ABC emite las facturas físicas o digitales de contingencia con los siguientes criterios:
- El documento lleva la leyenda - Comprobante provisional en letra visible.
- Incluye los mismos datos que una factura electrónica: fecha de venta, cliente, productos/servicios, impuestos aplicables, etc.
- Queda claro que ese comprobante provisional no podrá utilizarse para efectos tributarios (no será respaldo de créditos fiscales) hasta que se sustituya.
- La empresa registra internamente en Alegra de que se trata de una factura de contingencia, para poder luego reemplazarla.
🔄 ¿Cómo sustituir las facturas de contingencia por facturas electrónicas válidas?
Una vez restablecido el sistema, Empresa ABC convierte las facturas de contingencia en facturas electrónicas válidas:
- Ingresan en Alegra a Ingresos > Facturas de ventas, localizan la factura de contingencia, seleccionan Ver detalle, luego Editar y finalmente Emitir como factura electrónica. Esta sustitución debe realizarse en el plazo que exige la DGT tras la contingencia (generalmente hasta 2 días hábiles posteriores, si se puede justificar la falla).
- Se documenta internamente el momento de emisión original, la causa de contingencia y el nuevo número de factura electrónica emitida, para respaldo contable y auditoría.
🎥 Observe:
📑 ¿Por qué es importante actualizar a la versión 4.4 y cómo afecta a la contingencia de facturación?
Como parte de su política de cumplimiento, la Empresa ABC también actualiza su sistema de facturación electrónica a la versión 4.4 de los comprobantes, según lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda.
Los cambios clave de la versión 4.4 que afectan a la empresa incluyen:
- Nuevos campos obligatorios en los comprobantes electrónicos (por ejemplo, tipo de identificación, medio de pago, condición de venta).
- La empresa debe asegurarse que sus facturas electrónicas sustitutas (posteriores a la contingencia) cumplan esta versión si ya está obligada o en periodo voluntario de adopción.
- Durante una contingencia, aunque la factura provisional no esté en formato electrónico, al emitir la factura electrónica de sustitución, se tiene que respetar la versión 4.4 si aplica.
- 📈 Minimiza interrupciones en la operación comercial: al tener listo el plan de contingencia, incluso si el sistema cae, pueden continuar facturando.
- ✅ Cumple con la normativa de la DGT y evita sanciones por incumplimiento de emisión.
- 📊 Mantiene la trazabilidad de sus comprobantes: registro de contingencia y de sustitución, lo cual facilita auditorías o validaciones internas.
- 🔄 Al actualizar a versión 4.4, está preparada para los cambios normativos y reduce el riesgo de rechazos de facturas electrónicas.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- Documente internamente el procedimiento de contingencia: cuándo se activa, quién lo autoriza, qué tipo de documentos usar.
- Verifique que la numeración de contingencia esté correctamente configurada y diferenciada de la normal.
- Cuando emita factura de contingencia, registre claramente la causa (sistema DGT fuera de servicio, proveedor de facturación caído, etc.).
- Una vez finalizada la contingencia, convierta las provisionales a electrónicas sin demora y conserve respaldo de ambos documentos.
- Revise con su proveedor de facturación o sistema Alegra de que usted está listo para la versión 4.4: actualizar dirección, impuestos tarifa 0 %, medios de pago electrónicos, etc.
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