Si su empresa necesita corregir, ajustar o anular facturas electrónicas cumpliendo con los lineamientos del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, puede hacerlo de forma fácil, ordenada y segura.
En este artículo se muestra cómo la Empresa ABC configuró la numeración, creó y emitió notas crédito electrónicas directamente desde Alegra para gestionar devoluciones, descuentos y ajustes contables sin errores. 🚀
👉 Índice
- 📝 ¿Qué necesitaba para usar notas crédito electrónicas?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la numeración de notas crédito electrónicas en Alegra?
- 🧾 ¿Cómo creó y emitió su primera nota crédito electrónica desde Alegra?
- 📌 ¿En qué casos utiliza notas crédito electrónicas?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo al usar notas crédito electrónicas en Alegra?
1. 📝 ¿Qué necesitaba para usar notas crédito electrónicas?
La Empresa ABC ya facturaba electrónicamente y necesitaba ajustar documentos emitidos por devoluciones, descuentos y errores operativos. Para hacerlo correctamente ante Hacienda, verificó que cumplía con lo siguiente:
- Estar habilitada como emisor electrónico.
- Contar con firma digital activa.
- Tener configurada la numeración electrónica para notas crédito.
- Emitir notas crédito siempre asociadas a una factura electrónica válida.
👉 Con estos requisitos listos, la Empresa ABC pudo comenzar a utilizar notas crédito electrónicas directamente desde Alegra, con respaldo fiscal y contable.
2. ⚙️ ¿Cómo configuró la numeración de notas crédito electrónicas en Alegra?
Antes de emitir notas crédito, la Empresa ABC configuró su numeración electrónica, un paso obligatorio para que los documentos sean aceptados por Hacienda.
1. Ingresó al menú Configuración > Numeraciones > Seleccionó:
- Tipo de documento: Nota crédito
- Numeración automática.
- Numeración electrónica.
- Sucursal y Punto de venta.
- Siguiente número del consecutivo.
2. Guardó la configuración.
🎥 Observe:
💡 AlegraTip: una vez creada la numeración, Alegra asigna automáticamente el consecutivo correcto cada vez que se emite una nota crédito electrónica.
🔗 Configure la numeración de sus comprobantes en Alegra.
3. 🧾 ¿Cómo creó y emitió su primera nota crédito electrónica desde Alegra?
Con la numeración configurada, la Empresa ABC emitió su primera nota crédito electrónica siguiendo estos pasos:
1. Ingresó a Ingresos > Notas de crédito > hizo clic en + Nueva nota de crédito.
2. Seleccionó el cliente, vinculó la factura electrónica original, indicó el motivo del ajuste.
3. Validó montos e impuestos, dio clic en Guardar y emitir.
🎥 Observe:
📤 Alegra envió automáticamente la nota crédito al Ministerio de Hacienda y la asoció a la factura original, ajustando el saldo del cliente.
🔗 ¿Cómo emitir notas crédito electrónicas en Costa Rica?.
4. 📌 ¿En qué casos utiliza notas crédito electrónicas?
💡 Devolución parcial de productos: cuando un cliente devuelve parte de la mercancía, la Empresa ABC emite una nota crédito por el valor correspondiente y ajusta la factura original.
💡 Descuento posterior a la facturación: si se acuerda un descuento después de emitir la factura, la nota crédito permite documentarlo correctamente.
💡 Anulación total de una factura: cuando una factura se emitió por error, la Empresa ABC genera una nota crédito por el total para anularla fiscal y contablemente.
📍 Nota: en todos los casos, la nota crédito queda asociada, trazable y con respaldo contable dentro de Alegra.
5. 📊 ¿Qué beneficios obtuvo al usar notas crédito electrónicas en Alegra?
- ✅ Cumplimiento con el Ministerio de Hacienda.
- ⏱️ Emisión de notas crédito en pocos minutos.
- 📊 Ajustes automáticos en ingresos, impuestos y cuentas por cobrar.
- 📁 Trazabilidad completa entre factura y nota crédito.
- 📩 Envío automático del documento al cliente.
- ⚠️ Reducción de errores y riesgos de sanciones.
⚠️ Puntos clave y buenas prácticas a tener en cuenta
- No es posible modificar facturas ya aceptadas; se debe emitir una nota crédito
- La nota crédito siempre debe estar asociada a una factura electrónica válida
- La numeración electrónica debe estar correctamente configurada
- Se deben conservar los documentos electrónicos según los plazos exigidos por Hacienda
- Es importante verificar que la firma digital se encuentre vigente para evitar rechazos
👉 Con Alegra, la Empresa ABC pasó de gestionar ajustes manuales a un proceso electrónico, automático y seguro, manteniendo su facturación y contabilidad alineadas con los requerimientos.
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