Si tu empresa necesita empezar a timbrar facturas electrónicas, con Alegra puedes hacerlo de forma fácil, rápida y cumpliendo con todos los requisitos del SAT.
En este artículo te mostramos cómo la Empresa ABC pasó de habilitarse ante el SAT a timbrar su primera factura electrónica directamente desde Alegra. 🚀
👉 Índice
- 📝 ¿Qué hizo para habilitarse como facturador electrónico?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la facturación electrónica en Alegra México?
- 🧾 ¿Cómo creó y timbró su primera factura con Alegra?
- ❌ ¿Qué hizo cuando cometió errores en sus facturas?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo con Alegra y el SAT?
📝 ¿Qué hizo para habilitarse como facturador electrónico?
La Empresa ABC inició su proceso con el SAT siguiendo estos pasos:
- Se registró como contribuyente con obligaciones de timbrar CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
- Obtuvo su Certificado de Sello Digital (CSD) y su firma electrónica (e.firma) vigentes.
- Verificó que su RFC, domicilio fiscal, régimen y razón social estuvieran actualizados ante el SAT.
- Accedió a Alegra y se aseguró de tener un plan con facturación electrónica activa.
👉 Con estos requisitos listos, ya estaba preparada para habilitar su facturación electrónica en Alegra.
⚙️ ¿Cómo configuró la facturación electrónica en Alegra México?
Después de habilitarse en el SAT, la Empresa ABC ingresó a su cuenta de Alegra y completó la configuración inicial.
1. Activó la facturación electrónica
1. Entró a Configuración > Mi perfil > Habilitaciones (o Factura electrónica si aún no estaba activa).
2. Hizo clic en Habilitar facturación electrónica.
3. Capturó los datos fiscales de la empresa: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal.
4. Subió los archivos del Certificado de Sello Digital (CSD) junto con su contraseña.
5. Finalizó el proceso con ayuda del asistente virtual de Alegra, que guía paso a paso.
🎥 Observa:
El asistente virtual te ayuda a completar la configuración en menos de 2 minutos y te asegura que todo cumpla con el SAT.
2. Configuró la versión CFDI 4.0
La Empresa ABC verificó que su configuración estuviera lista para timbrar facturas con la versión 4.0, la única vigente según el SAT.
Siguió estos pasos:
- Actualizó los datos de su empresa en Configuración > Empresa para que coincidieran con su Constancia de Situación Fiscal.
- Editó los datos de sus clientes en Contactos > Clientes para incluir nombre completo, RFC, régimen fiscal y código postal.
- Confirmó que los nombres estuvieran en mayúsculas y sin acentos, tal como exige el SAT.
📍Nota: si intentas timbrar sin tener los datos del cliente completos, Alegra te mostrará una alerta para que los actualices antes de continuar.
🧾 ¿Cómo creó y timbró su primera factura con Alegra?
Con todo listo, la Empresa ABC emitió su primera factura electrónica:
1. Ingresó al menú Ingresos > Facturas de venta > Nueva factura de venta.
2. Seleccionó el cliente y agregó los productos o servicios vendidos.
3. Verificó los impuestos, valores totales y condiciones de pago.
4. Hizo clic en Timbrar factura.
Alegra se encargó de enviar la factura al PAC autorizado, validarla ante el SAT y devolverla timbrada en segundos.
Además, la factura se envió automáticamente al correo del cliente junto con su XML y PDF.
🎥 Observa:
✍️ Formulario - Crear la factura
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Folio o número de factura | Secuencia asignada según la numeración del SAT. |
| Fecha de expedición | Día en que se emite el CFDI. |
| RFC y nombre del cliente | Deben coincidir exactamente con su Constancia de Situación Fiscal. |
| Régimen fiscal | Obligatorio para versión 4.0. |
| Valor total | Suma total de los conceptos más impuestos. |
| IVA | Impuesto aplicado según el producto o servicio. |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia o crédito. |
📍Notas:
- Configura recordatorios de vencimiento de facturas.
- Usa la opción de enviar por WhatsApp o correo directamente desde Alegra.
- Aprovecha las plantillas de clientes frecuentes para no repetir datos.
❌ ¿Qué hizo cuando cometió errores en sus facturas?
En una ocasión, la Empresa ABC registró mal el valor de un producto. Para corregirlo:
1. Emitió una Nueva factura con los datos correctos.
2. En la opción Sustitución CFDI previos, seleccionó la factura con error.
3. Alegra activó automáticamente el motivo de cancelación 01 - Comprobante emitido con errores con relación.
4. Canceló el CFDI incorrecto y timbró el nuevo.
📢 Recuerda: el SAT exige que todas las cancelaciones incluyan un motivo.
Además, el receptor tiene 3 días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación en su Buzón Tributario.
Si no responde, la cancelación se considera aceptada automáticamente.
🎥 Observa:
🔗 ¿Cuáles son los errores más comunes al timbrar facturas electrónicas y cómo corregirlos?
📊 ¿Qué beneficios obtuvo al usar Alegra y el SAT?
La implementación de facturación electrónica con Alegra trajo múltiples ventajas:
- ⏱️ Agilidad: timbrar un CFDI tarda menos de un minuto.
- ✅ Cumplimiento automático: todos los comprobantes cumplen con el SAT.
- 📩 Envío automático: las facturas se envían al correo del cliente en segundos.
- 💼 Organización: todos los CFDI quedan guardados y disponibles en la nube.
- 📊 Reportes inteligentes: Alegra genera estadísticas de ventas y contabilidad al día.
- ⚠️ Menos errores: las validaciones automáticas reducen el riesgo de sanciones.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- Mantén tu CSD y e.firma vigentes.
- Verifica que todos los datos estén actualizados en el SAT.
- No puedes modificar una factura timbrada: si hay error, haz sustitución o cancelación con relación.
- Conserva tus CFDI y acuses por al menos 5 años, según la normativa fiscal.
- Asegúrate de que tu plan de Alegra incluya facturación electrónica.
👉 Con Alegra, la Empresa ABC pasó de procesos manuales y lentos a un sistema automatizado, rápido y seguro.
Ahora cumple con todos los lineamientos del SAT y ofrece una experiencia profesional y confiable a sus clientes.
