Las entradas de diario son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
En Alegra puedes importar mediante un documento de Excel tus entradas de diario para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
📥 ¿Cómo importar tus entradas de diario desde un archivo Excel?
1. Ve a Contabilidad > Entrada de diario > Más acciones > Importar entradas de diario.
2. Selecciona Descargar plantilla para que se descargue el archivo en tu computadora. Luego completa la plantilla con la información de tus comprobantes contables.
📍 Nota: Además de la opción de Descargar plantilla, encontrarás las Recomendaciones que te guiarán para realizar una importación sin errores y garantizar la efectividad del proceso.
3. Carga el archivo con tus entradas > Selecciona tu entrada de diario guardado > Abrir > Verifica la información. Haz clic en Guardar > Aceptar.
Observa:
📌 Descarga aquí la plantilla de importación general.
📢 Importante
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus entradas. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus comprobantes.
- Puedes agregar información para importar una o más entradas de diario. Para ello puedes enumerar cada fila de la plantilla relacionada con una entrada de diario usando el mismo número. Por ejemplo: La entrada No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1” o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente al comprobante contable. Observa:
- Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada entrada de diario de Excel. Adicional, solo puedes importar hasta 2.000 filas en una sola entrada de diario, si excedes ese número te saldrá la siguiente notificación. Observa:
- Si al momento de ingresar información en las entradas de diario agregas Contactos, Tipo de entrada de diario, Numeraciones, Cuentas contables o Centros de Costos que no estén creadas en Alegra, al momento de cargar tu entrada de diario de Excel podrás crearlos. Observa:
- Las columnas “Débito” y “Crédito” de tu entrada de diario deben tener sumas iguales, de no ser así al momento de importar te mostrará una ventana emergente con la información de la diferencia.Observa:
- Es aconsejable evitar incluir cuentas contables con comportamiento automático en las entradas de diario, ya que estos registros se reflejarán en los reportes contables, pero no en los reportes administrativos. Observa:
- Al momento de importar la entrada de diario se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente si la información es correcta el estado es “Importado correctamente”. Observa:
📌 Nota: no podrás guardar las entradas de diario importadas hasta que hayas revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puedes visualizar las diferentes entradas de diario importadas de forma más rápida desde la opción “Entrada de diario”. Observa:
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