Si su restaurante necesita registrar devoluciones o ajustes de facturas de forma ordenada y cumpliendo con los lineamientos de Hacienda, Alegra le permite hacerlo fácil, rápido y sin errores.
En este artículo le mostramos cómo el restaurante XYZ implementó Alegra para gestionar sus notas de crédito de forma automática y segura, optimizando el control de sus ventas y reportes contables. 🍽️
👉 Índice
- 📝 ¿Qué hizo para implementar notas de crédito en Alegra?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la numeración y los ítems de notas de crédito?
- 🧾 ¿Cómo creó y registró su primera nota de crédito?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo al usar Alegra?
📝 ¿Qué hizo para implementar notas de crédito en Alegra?
Para implementar las notas de crédito y mantener sus registros de ventas actualizados, el restaurante XYZ llevó a cabo los siguientes pasos en su cuenta de Alegra:
1. ✳️ Verificación de requisitos previos
- Confirmaron que la empresa estaba registrada en el sistema de facturación electrónica de la DGT.
- Validaron que su firma digital y llave criptográfica estuvieran activas y vigentes.
🔎 ¿Cómo activarse en la DGT como facturador electrónico con Alegra?
2. ✳️ Configuración inicial en Alegra
- Ingresaron al sistema y revisaron que su numeración de documentos estuviera correctamente configurada.
- Prepararon los ítems no inventariables necesarios para registrar devoluciones o descuentos en ventas.
💡 AlegraTip: para gestionar notas de crédito en Alegra solo necesita configurar la numeración en su cuenta.
⚙️ ¿Cómo configuró la numeración y los ítems de notas de crédito?
Para emitir correctamente las notas de crédito y mantener su facturación ordenada, el restaurante XYZ realizó la siguiente configuración en Alegra:
Creación de ítems no inventariables:
1. Ingresaron al menú Inventario > Ítems de venta.
2. Hicieron clic en Nuevo ítem de venta, seleccionaron CAByS y guardaron.
🎥 Observe:
📍 Nota: al crear ítems para un restaurante en Alegra, incluso para servicios como comidas o bebidas, siempre debe asignarse un código CAByS para que las facturas electrónicas sean válidas.
🔎 ¿Cómo crear o importar sus productos y servicios en Alegra Contabilidad?
Configuración de numeración:
1. Accedieron a Configuración > Facturación > Numeraciones.
2. Hicieron clic en Nueva numeración y completaron los campos solicitados.
3. Guardaron la configuración.
🎥 Observe:
💡 AlegraTip: puede crear numeraciones separadas para facturas y notas de crédito, lo que le ayuda a mantener un mejor control sobre los documentos emitidos.
🧾 ¿Cómo creó y registró su primera nota de crédito?
El restaurante XYZ necesitaba realizar una devolución parcial por un pedido facturado con un monto incorrecto. Para resolverlo, utilizaron Alegra para registrar una nota de crédito vinculada a la factura original.
1. Ingresaron al menú Ingresos > Notas de crédito.
2. Hicieron clic en Nueva nota de crédito.
3. Completaron los campos correspondientes.
4. Finalmente, hicieron clic en Guardar para registrar la nota de crédito en el sistema.
🎥 Observe:
📢 Importante:
- Puede generar una nota de crédito directamente desde la factura en Ingresos > Facturas de venta, seleccionando la factura, haciendo clic en los tres puntos y eligiendo Aplicar crédito.
- Use la opción de notas de crédito automáticas desde la factura para agilizar el proceso.
- Si necesita reportes, consulte el historial en el módulo Notas de crédito.
- Mantenga la descripción clara del motivo para facilitar auditorías o revisiones contables.
📊 ¿Qué beneficios obtuvo al usar Alegra?
- 🍽️ Mayor control contable: todas las devoluciones y ajustes quedan registradas automáticamente.
- ✅ Cumplimiento normativo: Alegra aplica los lineamientos de Hacienda sin procesos adicionales.
- ⏱️ Ahorro de tiempo: las notas de crédito se crean en segundos y se vinculan directamente a las facturas.
- 📈 Reportes actualizados: las ventas y devoluciones se reflejan en los informes contables en tiempo real.
👉 Con Alegra, el restaurante XYZ pasó de manejar ajustes manuales y planillas en Excel a gestionar sus notas de crédito de manera rápida, precisa y centralizada, manteniendo toda su facturación ordenada y al día.
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