Si tienes un negocio y necesitas administrar las numeraciones de tus comprobantes fiscales (NCF) de forma correcta, en este artículo te mostramos cómo la Empresa ABC organizó y gestionó sus numeraciones desde Alegra, cumpliendo con los requisitos de la DGII y evitando errores en la emisión de documentos.
A través de este ejemplo práctico verás cómo configurar, administrar y usar numeraciones de comprobantes en Alegra, para que puedas aplicar el mismo proceso en tu empresa.
👉 Índice
- 📍 ¿Qué son las numeraciones de comprobantes fiscales y por qué son importantes?
- 🔧 ¿Cómo configuró la Empresa ABC las numeraciones de comprobantes en Alegra?
- 📊 ¿Cómo administró sus numeraciones una vez configuradas?
- 🧾 ¿Cómo usó las numeraciones al crear comprobantes fiscales en Alegra?
- ⚠️ ¿Qué buenas prácticas y puntos clave debes tener en cuenta?
1. 📍 ¿Qué son las numeraciones de comprobantes fiscales y por qué son importantes?
Las numeraciones de comprobantes son secuencias de números que identifican cada documento fiscal que emite tu empresa (como facturas o notas de crédito) y que deben cumplir con los requisitos establecidos por la DGII (Dirección General de Impuestos Internos) para ser válidos.
Cada comprobante fiscal emite un Número de Comprobante Fiscal (NCF) que puede ser no electrónico o electrónico, con formatos específicos que incluyen serie, tipo de comprobante y secuencial dependiendo de si es físico o digital. 🔗 ¿Cuál es la estructura de los comprobantes fiscales?
📍 Nota: antes de implementar Alegra, la Empresa ABC tenía numeraciones desordenadas y manuales, lo que retrasaba sus procesos de emisión fiscal y generaba errores contables.
2. 🔧 ¿Cómo configuró la Empresa ABC las numeraciones de comprobantes en Alegra?
Para comenzar, la Empresa ABC siguió estos pasos dentro de Alegra Contabilidad:
1. Ingresó al menú: Configuración > Facturación > Numeraciones.
2. Hizo clic en Nueva numeración para crear una secuencia autorizada
3. Completó el formulario, guardó la numeración y la dejó disponible para uso inmediato en documentos.
🎥 Observa:
📍 Nota: la numeración permitirá que cada comprobante emitido tenga un NCF válido para la DGII, lo que evita rechazos fiscales o sanciones.
3. 📊 ¿Cómo administró sus numeraciones una vez configuradas?
Una vez que la Empresa ABC creó sus numeraciones, siguió estos pasos para mantenerlas organizadas:
- ✔️ Ver el listado completo de numeraciones para saber cuáles están vigentes
- ✔️ Editar, desactivar o eliminar numeraciones según su uso y vigencia
- ✔️ Asignar numeraciones por sucursal si la empresa tiene varios puntos de emisión
- ✔️ Filtrar por tipo de documento, lo que facilita seleccionar la numeración al momento de emitir comprobantes.
Importante: la Empresa ABC tenía dos sucursales y dividió su secuencia autorizada entre ambas para llevar control adecuado y evitar números duplicados. 🔗 Configura la numeración de tus comprobantes NCF en Alegra.
4. 🧾 ¿Cómo usó las numeraciones al crear comprobantes fiscales en Alegra?
Con las numeraciones ya configuradas:
1. La Empresa ABC fue al menú Ingresos > Facturas de venta > Nueva factura.
2. Escogió la numeración predeterminada creada para el tipo de comprobante fiscal.
3. Ingresó información del cliente, productos o servicios, impuestos y totales.
4. Emitió el comprobante con el NCF correcto y homologado para la DGII.
📍 Nota: Alegra generó el documento con la numeración seleccionada y lo dejó listo para descargar o enviar.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: la Empresa ABC configuro alertas en Alegra para vigilar las fechas de vencimiento de numeraciones y evitar generar comprobantes fuera de vigencia. 🔗 ¿Cómo emitir facturas electrónicas en Alegra?
5. ⚠️ ¿Qué buenas prácticas y puntos clave debes tener en cuenta?
- ✔ No puedes usar una numeración que no esté autorizada o vigente.
- ✔ Si tienes puntos de venta o sucursales, asigna numeraciones para cada uno para evitar conflictos.
- ✔ Solo puedes eliminar numeraciones que no hayan sido usadas en ningún comprobante fiscal.
- ✔ Si cometes un error en un comprobante, en lugar de editarlo, debes generar una nota de crédito según corresponda.
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