¿Cómo usar los pagos electrónicos (REP) en Alegra?

Los pagos electrónicos (REP) en Alegra le permiten registrar correctamente recibos de caja asociados a facturas de venta, cumpliendo con lo establecido en el Artículo 27 de la LIVA. Con esta funcionalidad podrá llevar un mejor control de sus cobros y numeraciones electrónicas.

👉 Índice

💳 ¿Qué son los pagos electrónicos (REP) y cómo se contabilizan en Alegra?
📝 ¿Cómo crear o anular un pago electrónico?
🚫¿Se pueden aplicar anticipos, cierres sin pago o super asientos en pagos electrónicos?

💳¿Qué son los pagos electrónicos (REP) y cómo se contabilizan en Alegra?

Los recibos de caja electrónicos (REP) son documentos que se emiten para registrar pagos vinculados a facturas de venta.

Solo aplican en estos dos casos (Artículo 27, LIVA):

🔹 Pago de servicios prestados al Estado.

🔹 Venta a crédito con IVA hasta 90 días.

En el sistema, las bases gravadas y no gravadas se asocian de manera automática y, cuando corresponde, se calcula el IVA discriminado por porcentaje.

La contabilización depende de la condición de venta:

🔹 Pago de servicios prestados al Estado: se contabiliza como un recibo de caja normal.

🔹 Pago de venta a crédito con IVA hasta 90 días: el IVA se reclasifica de una cuenta transitoria a una cuenta de IVA repercutido.

📝 ¿Cómo crear o anular un pago electrónico?

Crear un REP en Alegra:

1. Ingrese al menú Ingresos y seleccione Factura de venta.

2. Haga clic en la parte superior en + Recibo electrónico y complete los campos del formulario.

📍Nota: puede dar clic en Formulario avanzado para una mejor visualización.

3. En Condición de venta, elija entre:

Pago de servicios prestados al Estado.
Pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días.

4. Registre el valor del pago y defina las bases gravadas o no gravadas.

📍Nota: si aplica una base gravada, el sistema calculará automáticamente el IVA.

5. Emita el REP y revise la contabilización que genera el sistema.

Observa:

📍 Observación: también puede hacerlo desde el menú Ingresos > Pagos recibidos > + Nuevo pago recibido > Recibo electrónico.

📝 Campos - Recibo electrónico

Campo	Descripción
Cliente	Seleccione el cliente al que corresponde el pago.
Cuenta bancaria	Elija la cuenta donde se recibe el dinero.
Condición de venta	Defina la condición (ejemplo: contado, crédito, servicios prestados, etc.).
Medio de pago	Seleccione el método de pago (ejemplo: SINPE Móvil, transferencia, efectivo, tarjeta, etc.).
Moneda	Seleccione la divisa en que se recibe el pago (ejemplo: CRC - Costa Rica Colón, USD).
Centro de costo	Asigne el centro de costo correspondiente si aplica (opcional).
Número	Identificador de la factura relacionada con el cliente.
Vencimiento	Fecha límite de pago de la factura.
Total	Valor total de la factura.
Por cobrar	Saldo pendiente de pago de la factura.
Monto recibido	Ingrese el monto que está registrando como pagado.

Anular un REP en Alegra:

1. Ingrese a Pagos recibidos, localiza el REP emitido y haga clic en el menú de opciones (⋮) en la parte superior. Luego seleccione Anular.

📌 Observaciones

El sistema generará un nuevo REP en cero, con la referencia al documento original, usando los códigos 01 (nota 09) y 07 (nota 10) según corresponda.
Alegra revertirá automáticamente el asiento contable y dejará trazabilidad entre ambos documentos.

Observa:

🚫 ¿Se pueden aplicar anticipos, cierres sin pago o super asientos en pagos electrónicos?

Anticipos: no se permiten en facturas con REP.
Cierre sin pago: si la factura llega a 90 días, el IVA se reclasifica automáticamente. Puede cerrarla sin pago o aplicar un pago no electrónico después.
Super asientos: en pagos parciales también se reclasifica el IVA a los 90 días.

📢 Observación: actualmente los pagos electrónicos en Alegra no permiten contabilizar retenciones. Aunque es posible asociarlas al momento de crear el pago, contablemente quedan registradas en la factura y no en el REP.