Alegra te ayuda a mantener tu inventario actualizado mediante la actualización masiva de productos, un procedimiento que te permite editar de forma simultánea información como el nombre, la referencia y la descripción, los impuestos, la categoría (previamente creada), la cantidad inicial en las bodegas, el costo unitario, el código de barras, así como asociar o desasociar listas de precios para cada uno de tus productos.
👉 Indice
-
🔄 ¿Puedo reemplazar o eliminar productos mediante la actualización masiva?
-
💲 ¿Puedo modificar el costo de mis productos mediante la actualización masiva?
-
➕ ¿Puedo agregar nuevos productos mediante la actualización masiva?
-
🏷️ ¿Puedo eliminar listas de precios mediante la actualización masiva?
-
📋 ¿Puedo crear una nueva lista de precios durante el proceso de actualización masiva?
-
📧 ¿Qué hago si no me llega al correo el archivo de la actualización masiva?
-
📊 ¿Dónde puedo consultar información detallada sobre los reportes en Alegra?
❓ Preguntas frecuentes
A continuación responderemos algunas preguntas frecuentes sobre este procedimiento:
1. 📦 ¿Cómo puedo modificar la cantidad de mis productos?
La cantidad de tus productos se modifica automáticamente al registrar tus facturas de venta, facturas de compra, notas crédito y notas débito. Para modificar las unidades en existencia sin haber realizado uno de estos documentos, te recomendamos hacer un ajuste de inventarios, que te permitirá aumentar o disminuir su cantidad.
2. 🔢 ¿Puedo modificar la cantidad inicial de mis productos?
Es posible modificar la cantidad inicial de tus productos desde la actualización masiva, aunque no es recomendable hacerlo; al ser valores iniciales, podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente. 🔎 ¿Cómo realizar ajustes de inventario?
3. 🔄 ¿Puedo reemplazar o eliminar productos mediante la actualización masiva?
No. Si reemplazas tus productos en el archivo de actualización masiva, se va a alterar el costo; el nuevo producto conservará el histórico de costos del producto anterior.
Para eliminar productos que no vas a usar, puedes desactivarlos o eliminarlos si no tienen registros previos; al descargar la plantilla, estos no se incluirán.
🔎 Emite, imprime y/o descarga tus facturas de venta de forma masiva en Alegra.
4. 💲 ¿Puedo modificar el costo de mis productos mediante la actualización masiva?
Sí, es posible, mediante la actualización masiva, modificar el costo unitario inicial de tus productos inventariables; además, cuando creas Facturas de Proveedor de un mismo producto con diferente costo de adquisición, el sistema promedia el inventario, teniendo en cuenta las cantidades finales y el costo total del producto.
🔎 ¿Cómo se calcula el costo promedio en Alegra?
5. ➕ ¿Puedo agregar nuevos productos mediante la actualización masiva?
Mediante la actualización masiva no es posible crear nuevos productos. Puedes importar nuevos productos al sistema desde un archivo de Excel (.xlsx) o crearlos uno a uno.
🔎 ¿Cómo importa tus productos y servicios a Alegra Contabilidad?
6. 🏷️ ¿Puedo eliminar listas de precios mediante la actualización masiva?
Mediante la actualización masiva no es posible eliminar listas de precios; debes ingresar al menú Inventario > Listas de precio y desde ahí podrás eliminarlas cuando no tengan movimientos asociados; siempre podrás desactivarlas.
🔎 Crea listas de precios en Alegra.
7. 📋 ¿Puedo crear una nueva lista de precios durante el proceso de actualización masiva?
No debes crear nuevas listas de precios mientras realizas el proceso de actualización masiva. Las listas de precios que tengas creadas en Alegra al momento de descargar la plantilla y de subirla deben coincidir.
8. 📦 ¿Puedo convertir mis productos "no inventariables" en "inventariables" usando la actualización masiva?
No puedes convertir un producto en inventariable; aun si agregas información en los campos de costo y unidades, estos campos solo serán tenidos en cuenta en el proceso para los productos que son inventariables. Para hacer este cambio, debes ingresar a modificar el producto que desees.
🔎 Conoce cómo crear tus ítems inventariables en Alegra Contabilidad.
Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, 🔎 Emite, imprime y/o descarga tus facturas de venta de forma masiva en Alegra.
9. 📧 ¿Qué hago si no me llega al correo el archivo de la actualización masiva?
Si al generar la actualización masiva no recibes el archivo por correo, puedes descargarlo desde el historial de exportables.
Ingresa al Menú > Reportes y, en la parte superior derecha, selecciona Historial de exportables. Allí podrás verificar si el archivo fue generado correctamente y descargarlo manualmente.
Si el estado aparece con error, vuelve a ingresar al reporte, genera nuevamente la exportación y revisa otra vez el historial.
10. 📊 ¿Dónde puedo consultar información detallada sobre los reportes en Alegra?
Si deseas conocer más sobre cómo funcionan los reportes, su información y estructura, puedes consultar el artículo de reportes inteligentes de Alegra. 🔎 Explicación de los reportes inteligentes.