La empresa ABC necesitaba validar que su sistema de facturación electrónica y gestión contable funcionara correctamente antes de su uso oficial. Para ello, llevó a cabo una prueba guiada de 24 a 48 horas desde Alegra, siguiendo escenarios predefinidos y registrando tiempos, errores y confirmaciones de comprobantes electrónicos ante la DGT.
👉 Índice
- ⏰ ¿Qué es una prueba guiada 24-48 h?
- 📝 ¿Qué escenarios ejecutó durante la prueba?
- ⏱️ ¿Cómo midió los resultados de la prueba?
- 📊 ¿Cuáles fueron los resultados de la prueba?
- ✅ ¿Qué beneficios obtuvo ABC al usar Alegra?
⏰ ¿Qué es una prueba guiada 24-48 h?
La prueba guiada 24-48 h es una evaluación rápida y estructurada en la que los equipos siguen escenarios específicos durante uno o dos días. Su objetivo es:
- Verificar que el sistema cumpla con la normativa vigente.
- Identificar posibles errores o fallos antes de su uso oficial.
- Validar la generación correcta de comprobantes electrónicos (XML) y su aceptación por la DGT.
En este caso, la empresa ABC aplicó esta metodología para validar tickets, notas de crédito, cierres contables y escenarios de contingencia.
📝 ¿Qué escenarios ejecutó durante la prueba?
Durante la prueba, la empresa ABC definió los siguientes escenarios:
| Escenario | Cantidad | Qué se verificó |
|---|---|---|
| Tickets de venta | 10 | Emisión de 10 comprobantes electrónicos cumpliendo con la normativa de la DGT. 🔎 ¿Cómo emitir documentos electrónicos en Costa Rica con Alegra? |
| Notas de crédito | 2 | Corrección de errores en facturas emitidas previamente. 🔎 ¿Cómo gestionar notas de crédito en Alegra? |
| Cierre contable | 1 | Validación del proceso de cierre contable y conciliación de registros financieros. 🔎 ¿Cómo gestionar y cerrar los períodos contables en Alegra? |
| Contingencia | 1 | Simulación de un fallo en la conexión con la DGT y verificación de la recuperación del sistema. 🔎 ¿Qué hacer si no puede emitir sus Facturas Electrónicas? |
⏱️ ¿Cómo midió los resultados de la prueba?
Durante la ejecución de la prueba, la empresa ABC registró tres aspectos fundamentales:
- Tiempos de ejecución: cuánto tardaba cada operación (emisión de facturas, notas de crédito o cierre contable).
- Errores detectados: cualquier mensaje, falla o discrepancia detectada en el proceso.
- Validación de XML / confirmaciones: verificación de que los comprobantes electrónicos fueran correctos y aceptados por la DGT.
Para centralizar la información, la Empresa ABC utilizó una plantilla descargable en formato CSV, donde se documentaron los tiempos, errores y resultados obtenidos. Esto permitió realizar un análisis completo y tomar decisiones con base en datos.
📊 ¿Cuáles fueron los resultados de la prueba?
| Escenario | Tiempo promedio | Errores encontrados | Validación XML/Confirmación |
|---|---|---|---|
| Tickets de venta | 3 min por ticket | 0 | ✅ |
| Notas de crédito | 4 min cada una | 0 | ✅ |
| Cierre contable | 10 min | 0 | ✅ |
| Contingencia | 15 min | 1 (fallo de conexión) | ✅después de recuperación. |
✅ Conclusión: la prueba guiada permitió a la Empresa ABC comprobar que su sistema funcionaba correctamente en escenarios normales y de contingencia, garantizando así una operación estable y conforme a los requerimientos de la DGT.
✅ ¿Qué beneficios obtuvo ABC al usar Alegra?
- Optimización del tiempo: los procesos de emisión, corrección y cierre se completaron de forma ágil y eficiente.
- Reducción de errores: se detectaron y corrigieron posibles fallos antes de la puesta en marcha oficial.
- Cumplimiento normativo: todos los comprobantes electrónicos fueron validados exitosamente por la DGT.
- Trazabilidad completa: gracias a la plantilla CSV, se contó con un registro detallado de tiempos y validaciones.
- Confianza operativa: la Empresa ABC validó la estabilidad del sistema ante distintos escenarios, incluyendo contingencias.
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