Con la ayuda del Administrador XML en Alegra, puedes ingresar la información contable e importar del Servicio de Administración Tributaria (SAT) los documentos que has generado en otro sistema para seguir gestionando sus CFDI de manera sencilla y ordenada.
Esta funcionalidad centraliza y organiza tus comprobantes fiscales, permitiéndote gestionarlos de forma sencilla y ordenada. Además, gracias a su integración con el Contabilizador Fiscal, Alegra automatiza el registro contable y te facilita el proceso de declaración del IVA, todo desde un mismo lugar.
👉 Índice
- 🔐 ¿Cómo conectar tu cuenta con el SAT usando la e.firma?
- 📥 ¿Cómo importar los CFDI desde el SAT o desde un archivo local??
- 🛠️¿Cómo clasificar los CFDI importados y configurar su registro contable inicial?
- 🔎 ¿Cómo revisar y validar los CFDI antes de registrarlos en la contabilidad?
A. 🧾 ¿Dónde revisar las facturas de venta dentro del Contabilizador fiscal?
B. 📊 ¿Qué reportes se pueden consultar en el Administrador XML?
🔐 ¿Cómo conectar tu cuenta con el SAT usando la e.firma?
El primer paso es configurar los archivos e.firma necesarios para la conexión de Alegra con el SAT.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en los tres puntos verticales (⋮) y selecciona la opción Agregar e.firma.
3. En la ventana emergente debes completar los datos solicitados: el RFC, Certificado (.cer), la Llave privada (.key) y la Contraseña de la clave privada.
4. Finalmente, haz clic en Continuar.
Observa:
✏️ Recuerda
- Asegúrate de que tú e.firma esté actualizada. Si no lo está, te invitamos a conocer él 🔎 proceso para renovarla ante el SAT.
📥 ¿Cómo importar los CFDI desde el SAT o desde un archivo local??
Tras completar la conexión con el SAT, la empresa Ejemplar ya está lista para importar los comprobantes fiscales.
Sigue estos pasos:
1. Desde el Administrador XML, haz clic en el botón Importar XML.
2. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades: Desde el SAT o Desde un archivo local.
3. Finalmente, haz clic en Importar.
Observa:
📢 Importante
Al importar desde el SAT, se descargarán simultáneamente los documentos emitidos y recibidos del periodo seleccionado.
Puedes importar archivos en formato XML correspondientes a CFDI validados por el SAT, como facturas de venta, compra, notas de crédito y débito.
Si encuentras errores al cargar tus CFDI:
-
Verifica que el archivo esté completo y no corrupto.
-
Asegúrate de tener la e.firma configurada y los permisos necesarios ante el SAT.
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Corrige los datos desde el sistema origen si el error es estructural.
-
Confirma tu conexión a internet y, si persiste el problema, contacta a soporte.
Para crear saldos iniciales, importa los CFDI desde la fecha de inicio de operaciones. Solo es posible importar documentos generados en los últimos 5 años.
Ejemplo: el 1 de enero de 2025 podrás importar CFDI desde el 1 de enero de 2020.
🛠️ ¿Cómo clasificar los CFDI importados y configurar su registro contable inicial?
Una vez importados los comprobantes, es necesario registrarlos.
Sigue estos pasos:
1. Desde el Administrador XML encontrarás los documentos importados y su respectivo estado, Registrada o Registrar.
2. Identifica el documento importado y haz clic en Registrar.
3. Si es una Factura de venta, selecciona el Producto o servicio. Si es una Factura de compra, selecciona el Concepto de la compra y la cuenta o producto en la sección Registro en Alegra.
4. Finalmente, haz clic en Registrar venta o Registrar compra.
Observa:
✏️ Configura las reglas automáticas
En Alegra, puedes asignar cuentas contables automáticas para tus registros. Esta función te permite automatizar la categorización de tus transacciones para que la clasificación de los CFDI importados sea mucho más precisa y rápida.
🔎 ¿Cómo revisar y validar los CFDI antes de registrarlos en la contabilidad?
Después de importar y clasificar los CFDI, la empresa Ejemplar válida que todos los comprobantes estén debidamente registrados y que las cuentas contables asignadas correspondan a las transacciones realizadas. Una adecuada clasificación y validación de los documentos no solo simplifica el proceso de cierre contable, sino que también ayuda a evitar problemas con el SAT durante futuras auditorías.
A. 🧾 ¿Dónde revisar las facturas de venta dentro del Contabilizador fiscal?
Al registrar los CFDI, el sistema genera automáticamente la factura de venta que respalda el documento importado. Puedes consultarla haciendo clic en Ver documento desde el Administrador XML o yendo directamente a la sección de Facturas de venta en el menú de Ingresos.
Observa:
B. 📊 ¿Qué reportes se pueden consultar en el Administrador XML?
De manera periódica, es importante hacer un seguimiento de las transacciones y registros contables para garantizar que toda la información esté actualizada y sea precisa.
El reporte de Balanza de comprobación permite verificar los movimientos contables de un periodo específico, resumiendo los saldos deudores y acreedores.
Para obtenerlo, sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Reportes, ubica la categoría Contables y haz clic en el reporte Balanza de comprobación.
📍 Nota: en esta misma categoría encontrarás otros reportes como el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera.
2. Indica el periodo de consulta y activa el campo Incluir cierre anual si así lo deseas.
3. Finalmente, haz clic en el botón Generar reporte.
📍 Nota: una vez generado el reporte, podrás exportarlo en formato de Excel, XML o PDF.
Observa:
El Estado de Resultados refleja el impacto de las facturas de ingresos y gastos importadas, permitiendo visualizar la utilidad o pérdida del periodo.
Observa:
El Estado de Situación Financiera presenta la posición actualizada de activos, pasivos y capital, incluyendo las cuentas por cobrar y por pagar generadas a partir de los CFDI registrados.
Observa:
Estos reportes muestran el estado financiero completo de la empresa, asegurando que toda la información contable esté debidamente respaldada por los CFDI importados desde el SAT. Además, facilitan la toma de decisiones y el cumplimiento de las obligaciones fiscales al mantener la contabilidad al día y correctamente registrada.
¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!
