Si tu empresa necesita garantizar que sus comprobantes electrónicos cumplen con los requisitos legales antes de enviarlos, con Alegra puedes realizar simulaciones e-CF y generar la representación impresa de forma rápida y segura. Aquí te mostramos un checklist express con los pasos clave y criterios de aprobación, usando el caso de la empresa XYZ como ejemplo.
👉 Índice
- 💡 ¿Qué son las simulaciones e-CF y la representación impresa?
- 🧩 ¿Por qué es importante hacer una simulación antes de emitir un e-CF?
- ⚙️ ¿Dónde se hacen las simulaciones e-CF en Alegra?
- ✅ ¿Cuáles son los pasos clave del checklist express en Alegra?
💡¿Qué son las simulaciones e-CF y la representación impresa?
La Empresa XYZ buscaba entender cómo validar sus comprobantes electrónicos antes de enviarlos a la DGII y cómo conservar una copia impresa de respaldo.
- Simulación e-CF: es una prueba única que se realiza dentro de Habilitación de Facturación Electrónica, donde se verifica que la estructura de tus comprobantes electrónicos cumpla con los estándares legales exigidos por la DGII, antes de su emisión en el ambiente productivo (emisión real de Facturación con valor fiscal). Esta validación asegura que los comprobantes estén correctamente estructurados y reduce errores al momento de la emisión definitiva.
- Representación impresa: es la versión PDF de tu e-CF, útil para archivo interno o para entregar al cliente si lo requiere.
📍Nota: las simulaciones se realizan exclusivamente durante el ambiente de Habilitación de Facturación Electrónica, por lo que no es una funcionalidad disponible de manera continua.
🧩 ¿Por qué es importante hacer una simulación antes de emitir un e-CF?
La Empresa XYZ quería asegurarse de que sus facturas electrónicas cumplieran con todos los requisitos fiscales antes de enviarlas al ente regulador.
- Verificar que los datos de clientes, productos y montos sean correctos.
- Reducir errores y rechazos por parte de la DGII o entidad reguladora.
- Garantizar que la representación impresa coincide exactamente con él e-CF enviado.
⚙️ ¿Dónde se hacen las simulaciones e-CF en Alegra?
En Alegra, las simulaciones e-CF se realizan automáticamente durante el proceso de habilitación de facturación electrónica, específicamente en el Paso 2: Realiza las pruebas de simulación e-CF.
⚠️ Importante: la simulación e-CF solo se puede realizar una vez durante el ambiente de habilitación. No es una funcionalidad que pueda ejecutarse nuevamente desde el módulo de ingresos ni en otra sección del sistema.
Cómo funciona:
1. Alegra utiliza productos o servicios existentes en tu inventario para ejecutar la simulación automáticamente.
2. Si no tienes productos registrados, solo ingresa los datos de un producto o servicio para continuar con la prueba.
3. La plataforma valida los datos y muestra alertas o errores si se detecta algún inconveniente.
4. Una vez aprobada la simulación, puedes generar la representación impresa en PDF de tus comprobantes electrónicos.
✅ ¿Cuáles son los pasos clave del checklist express en Alegra?
La Empresa XYZ quería validar rápidamente sus comprobantes antes de emitirlos, asegurando que todo cumpliera con los requisitos de la DGT.
- ⚡ Accede a Alegra: ingresa a tu cuenta y ve al módulo Ingresos. Allí verás los tipos de comprobantes que se convertirán en e-CF: Factura de venta, Nota de débito, Nota de crédito, Cotización, entre otros.
- 📝 Selecciona el comprobante a simular: elige factura, nota de crédito o débito.
- 🔄 Genera la simulación: Alegra realiza automáticamente la prueba de e-CF utilizando los productos o servicios de tu inventario.
- ⚠️ Revisa alertas y errores: Alegra mostrará si faltan datos, hay montos inconsistentes o códigos incorrectos.
- ✅ Aprueba o corrige: corrige cualquier alerta y vuelve a simular hasta que todos los criterios estén aprobados.
- 📄 Genera la representación impresa: una vez aprobado, descarga el PDF o envíalo al cliente.
Realizar simulaciones e-CF y generar la representación impresa es clave para garantizar la validez legal de tus comprobantes y reducir errores. Con el checklist express de Alegra, tu empresa puede aprobar rápidamente cada comprobante y mantener la facturación eficiente y confiable.
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