Alegra es el sistema contable y de facturación que ayuda a las cafeterías a organizar su inventario, controlar sus finanzas y aumentar sus ganancias. En esta guía, daremos herramientas y consejos para potenciar su negocio de forma sencilla.
👉 Índice
- ⚙️ ¿Cómo configurar la información de su negocio?
- ☕ ¿Cómo crear sus productos y servicios?
- 🛍️ ¿Cómo crear combos para sus ofertas?
- 👥 ¿Cómo registrar a sus clientes?
- 🧾 ¿Cómo facturar las ventas de su cafetería?
- 🚚 ¿Cómo gestionar las compras a proveedores?
- 💻 ¿Cómo usar Alegra POS?
- 📱 ¿Cómo vender desde un celular o tablet?
1. ⚙️ ¿Cómo configurar la información de su negocio?
Luego de crear una cuenta en Alegra, debe configurar la información de su Cafetería para comenzar a registrar sus ventas.
1. Haga clic en el menú Configuración > Empresa > Empresa.
2. Complete el formulario con la información correspondiente.
3. Haga clic en el botón Guardar para confirmar los cambios.
✍️ Formulario - Configurar información
| Sección | Campo | Lo que debe saber |
| Identidad | Logo | Tamaño ideal: 178x51 px (máx. 2MB). |
| Datos Básicos | Nombre, ID (NIT/RUC), dirección y ciudad. | |
| Contacto | Teléfono, correo y sitio web. | |
| Ajustes | Ubicación | País y zona horaria de su operación. |
| Moneda | El sistema usa por defecto su moneda local. | |
| Actividad | Sector económico y número de empleados. | |
| Formato | Decimales | Cantidad de decimales y tipo de separador (punto o coma). |
📢 Importante
- La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utiliza.
- Los campos del formulario marcados con un asterisco (*) son requeridos.
2. ☕ ¿Cómo crear sus productos y servicios?
Al momento de crear una cuenta en Alegra tiene la opción de crear los productos de su cafetería uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
1. Vaya a Inventario > Ítems de venta > + Nuevo producto.
2. Puede elegir crear un Producto o un Servicio.
3. Complete el formulario con la información correspondiente.
4. Para finalizar, haga clic en la opción Crear producto o Crear servicio, según sea el caso.
🎥 Observe:
3. 🛍️ ¿Cómo crear combos para sus ofertas?
En Alegra puede registrar sus productos en el sistema y también crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a sus clientes ofertas especiales.
1. Diríjase al menú Inventario > Productos de venta > + Nuevo producto de venta.
2. Seleccione la opción Combo, llene los campos del formulario básico y haga clic en Completar combo.
3. Complete el formulario con la información solicitada y haga clic en la opción Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observe:
A partir de ahora podrá usar este combo en sus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando genere una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.
4. 👥 ¿Cómo registrar a sus clientes?
Para ganar tiempo al facturar en su Cafetería, le recomendamos registrar previamente a sus clientes habituales. En Alegra puede hacerlo de tres formas: de manera individual, directamente desde el formulario de factura o masivamente mediante una hoja de Excel.
Siga estos pasos para crear un contacto:
1. Haga clic en la opción Contactos > + Nuevo contacto.
2. Complete el formulario con la información del contacto. Seleccione dentro del formulario si su contacto es Cliente, Proveedor o ambos.
3. Haga clic en Crear contacto para conservar los cambios.
🎥 Observe:
5. 🧾 ¿Cómo facturar las ventas de su cafetería?
Las facturas de venta respaldan sus actividades comerciales y pueden ser por productos o servicios. Con sus clientes y productos registrados en Alegra, podrá emitirlas en segundos desde su navegador.
1. Haga clic en el menú Ingresos > Factura de venta > + Nueva factura de venta.
2. Complete el formulario con la información solicitada.
3. Para finalizar, haga clic en el botón Guardar.
🎥 Observe:
6. 🚚 ¿Cómo gestionar las compras a proveedores?
Alegra le permite crear Órdenes de compra con cantidades y precios para enviar a sus proveedores. Una vez reciba el pedido, registre la Factura de compra detallando los ítems, valores y condiciones de pago.
1. Ingrese en el menú Gastos > Facturas de compra.
2. Haga clic en el botón Nueva factura de compra.
3. Complete el formulario con los campos solicitados. Para finalizar, haga clic en el botón Guardar.
7. 💻 ¿Cómo usar Alegra POS?
Además de vender usando nuestra versión web, también puede crear sus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Cafeterías.
🎥 Sistema de Punto de Venta - Facturación fácil y rápida con nuestro Alegra.
1. Ubique Venta > Seleccione lista de precios y verifique la Numeración.
2. Elija el Cliente o agregue uno nuevo con el icono (+).
3. Seleccione los Productos para la factura y haga clic en Vender.
4. Elija el Método de pago > Ingrese el Valor recibido > Haga clic en Facturar.
🎥 Observe:
8. 📱 ¿Cómo vender desde un celular o tablet?
Para agilizar aún más la contabilidad de su cafetería, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puede realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con su cuenta de Alegra en tiempo real.
🎥 Video tour app móvil - Alegra.
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