Alegra es el sistema contable y de facturación que ayuda a las cafeterías a organizar su inventario, controlar sus finanzas y aumentar sus ganancias. En esta guía, te daremos herramientas y consejos para potenciar tu negocio de forma sencilla.
👉 Índice
- ⚙️ ¿Cómo configurar la información de tu negocio?
- ☕ ¿Cómo crear tus productos y servicios?
- 🛍️ ¿Cómo crear combos para tus ofertas?
- 👥 ¿Cómo registrar a tus clientes?
- 🧾 ¿Cómo facturar las ventas de tu cafetería?
- 🚚 ¿Cómo gestionar las compras a proveedores?
- 💻 ¿Cómo usar Alegra POS?
- 📱 ¿Cómo vender desde un celular o tablet?
1. ⚙️ ¿Cómo configurar la información de tu negocio?
Luego de crear una cuenta en Alegra, debes configurar la información de tu Cafetería para comenzar a registrar tus ventas.
1. Haz clic en el menú Configuración > Empresa > Empresa.
2. Complete el formulario con la información correspondiente.
3. Haz clic en el botón Guardar para confirmar los cambios.
✍️ Formulario - Configurar información
| Sección | Campo | Lo que debes saber |
| Identidad | Logo | Tamaño ideal: 178x51 px (máx. 2MB). |
| Datos Básicos | Nombre, ID (NIT/RUC), dirección y ciudad. | |
| Contacto | Teléfono, correo y sitio web. | |
| Ajustes | Ubicación | País y zona horaria de tu operación. |
| Moneda | El sistema usa por defecto tu moneda local. | |
| Actividad | Sector económico y número de empleados. | |
| Formato | Decimales | Cantidad de decimales y tipo de separador (punto o coma). |
📢 Importante
- La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.
- Los campos del formulario marcados con un asterisco (*) son requeridos.
2. ☕ ¿Cómo crear tus productos y servicios?
Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de crear los productos de tu cafetería uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
1. Dirígete al menú Inventario > Productos y servicios> + Nuevo producto/Servicio.
2. Puedes elegir crear un Producto o un Servicio.
3. Complete el formulario con la información correspondiente.
4. Para finalizar, haz clic en la opción Crear producto o Crear servicio, según sea el caso.
🎥 Observa:
3. 🛍️ ¿Cómo crear combos para tus ofertas?
En Alegra puedes registrar tus productos en el sistema y también crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.
1. Dirígete al menú Inventario > Productos y servicios > + Nuevo producto/Servicio.
2. Selecciona la opción Combo, llena los campos del formulario básico y haz clic en Completar combo.
3. Completa el formulario con la información solicitada y haz clic en la opción Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran. 🔎 Descubre cómo crear combos de productos para agilizar tus ventas.
4. 👥 ¿Cómo registrar a tus clientes?
Para ganar tiempo al facturar en tu Cafetería, te recomendamos registrar previamente a tus clientes habituales. En Alegra puedes hacerlo de tres formas: de manera individual, directamente desde el formulario de factura o masivamente mediante una hoja de Excel.
Sigue estos pasos para crear un contacto:
1. Haz clic en la opción Contactos > + Nuevo contacto.
2. Completa el formulario con la información del contacto. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.
3. Haz clic en Crear contacto para conservar los cambios.
🎥 Observa:
5. 🧾 ¿Cómo facturar las ventas de tu cafetería?
Las facturas de venta respaldan tus actividades comerciales y pueden ser por productos o servicios. Con tus clientes y productos registrados en Alegra, podrás emitirlas en segundos desde tu navegador.
Sigue estos pasos para crear una factura de venta:
1. Haz clic en el menú Ingresos > Factura de venta > + Nueva factura de venta.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Para finalizar, haz clic en el botón Guardar.
🎥 Observa:
6. 🚚 ¿Cómo gestionar las compras a proveedores?
Alegra te permite crear Órdenes de compra con cantidades y precios para enviar a tus proveedores. Una vez recibas el pedido, registra la Factura de compra detallando los ítems, valores y condiciones de pago.
Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:
1. Haz clic en el menú Compras > Facturas de proveedores.
2. Haz clic en el botón Nueva factura de compra.
3. Completa el formulario con los campos solicitados. Para finalizar, haz clic en el botón Guardar.
7. 💻 ¿Cómo usar Alegra POS?
Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Cafeterías.
🎥 Sistema de Punto de Venta - Facturación fácil y rápida con nuestro Alegra.
1 Ubica Venta > Selecciona lista de precios y verifica la Numeración.
2. Elige el Cliente o agrega uno nuevo con el icono (+).
3. Selecciona los Productos para la factura y haz clic en Vender.
4. Elige el Método de pago > Ingresa el Valor recibido > Haz clic en Facturar.
🎥 Observa:
8. 📱 ¿Cómo vender desde un celular o tablet?
Para agilizar aún más la contabilidad de tu cafetería, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.
🎥 Video tour app móvil - Alegra.
Descárgala desde tu tienda de apps favorita:
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