La Empresa ABC buscaba agilizar su operación diaria: necesitaba una forma rápida de crear facturas y añadir clientes mientras atendía pedidos directamente por WhatsApp. Gracias a la inteligencia artificial de Alegra, logró hacerlo en segundos y sin ingresar manualmente a la plataforma. Solo necesitó tener sus productos previamente registrados para poder facturar desde el chat.
En este ejemplo te mostramos cómo la Empresa ABC activó la funcionalidad, configuró WhatsApp y comenzó a crear información clave desde su celular. 🚀
🚀 ¿Cómo activo el asistente por WhatsApp?
Antes de crear facturas y clientes desde WhatsApp, tienes que vincular tu número con tu cuenta de Alegra México.
Ingresa a Configuración → WhatsApp con IA.
Agrega el número de celular que vas a usar (con lada, sin espacios: 525512345678).
Alegra te envía un código de verificación a ese número por WhatsApp.
Responde con el código en el mismo chat para confirmar.
Listo — ya puedes empezar a mandar mensajes al bot de Alegra.
📍 Solo el número vinculado puede crear facturas o clientes. Si cambias de celular o SIM, repite el proceso desde tu nueva línea.
👉 Índice
🧾 ¿Cómo empezó a crear facturas desde WhatsApp?
Cuando la Empresa ABC recibía pedidos por chat, necesitaba emitir facturas de inmediato. Con Alegra Bot lo hizo así:
✳️ A. Envió un mensaje diciendo: Crear factura.
✳️ B. Alegra Bot pidió los datos necesarios:
- Cliente.
- Producto o servicio.
- Cantidad.
- Precio.
✳️ C. El sistema generó automáticamente la factura dentro de Alegra.
✳️ D. Envió al WhatsApp un resumen para confirmación.
✳️ E. Una vez aprobada, la factura se emitió y se envió al correo del cliente.
Observa:
💡 Gracias a esto, la Empresa ABC pudo facturar desde el celular sin interrupciones ni procesos manuales.
👤 ¿Cómo registró clientes desde WhatsApp?
Muchos de los clientes de la Empresa ABC escribían por WhatsApp sin estar registrados previamente. Para evitar ir a la plataforma cada vez, el equipo usó este flujo:
✳️ A. Escribió: Crear cliente.
✳️ B. Alegra Bot solicitó información principal como:
- Nombre o razón social.
- Datos de contacto.
- RFC.
✳️ C. El bot validó los datos y registró el cliente automáticamente.
✳️ D. El cliente quedó disponible para futuras facturas dentro de WhatsApp o desde Alegra web.
Observa:
💡 Esto permitió que la Empresa ABC nunca perdiera un pedido por falta de registro previo. 🔗 Crea facturas de venta y clientes a través de WhatsApp.
🚀 ¿Qué beneficios obtuvo la Empresa ABC al usar WhatsApp con Alegra?
- ✨ Todo desde el celular: facturación y clientes sin abrir el navegador.
- ⏱️ Velocidad: documentos creados en menos de 1 minuto.
- 🧾 Facturas validadas y enviadas automáticamente al cliente.
- 📲 Atención más eficiente: pedidos y facturación en un solo canal.
- 🔐 Menos errores: Alegra verifica datos y realiza cálculos automáticos.
💬 Preguntas frecuentes
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❓ ¿Necesito un plan especial para usar WhatsApp con IA? Sí. La funcionalidad está disponible en los planes pagos de Alegra México. Valida tu plan en Configuración → Plan y facturación.
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❓ ¿La factura creada por WhatsApp queda timbrada automáticamente? Depende de cómo lo configures. Por defecto, el asistente crea la factura en Borrador para que la revises. Puedes cambiar a timbrado automático desde Configuración → WhatsApp con IA → Preferencias.
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❓ ¿Qué pasa si el asistente no entiende mi mensaje? Te responde con una pregunta específica para clarificar (ejemplo: "¿A qué cliente le hago la factura?"). Si sigue sin entender después de 2 intentos, te sugiere abrir la app de Alegra para hacerlo manual.
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❓ ¿Puedo usar la misma cuenta desde WhatsApp y desde la app al mismo tiempo? Sí. Las facturas creadas por WhatsApp aparecen en la app instantáneamente y viceversa.
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❓ ¿El asistente tiene acceso a mis datos privados? El asistente procesa los mensajes para automatizar tareas, pero no comparte tus datos con terceros. Los mensajes se guardan de forma encriptada.
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