En Alegra puedes anular facturas electrónicas y notas de crédito electrónicas directamente, sin necesidad de emitir un documento adicional, siempre que hayan pasado menos de 182 horas (7 días) desde su autorización ante la DGI. Esta opción te ahorra el flujo de crear una nota de crédito cuando solo necesitas dejar sin efecto el documento.
👉 Índice
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⚠️ ¿Cuándo conviene anular directamente y cuándo crear una nota de crédito?
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📝 ¿Cómo anular una nota de crédito electrónica directamente?
⚠️ ¿Cuándo conviene anular directamente y cuándo crear una nota de crédito?
Antes de anular, revisa cuál es el flujo que te corresponde:
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Emitiste una factura con error (cliente, valor, ítem) y hace menos de 7 días | Anular directamente desde el documento. Es el flujo más rápido. |
| El cliente devolvió la mercancía o canceló el servicio después de los 7 días | Emite una nota de crédito electrónica referenciando la factura original. |
| Quieres dejar sin efecto una nota de crédito mal emitida hace menos de 7 días | Anular la nota de crédito directamente. |
| El documento tiene pedido de anulación o confirmación de operación ya registrado ante la DGI | No puedes anular directamente. Emite una nota de crédito. |
📍 La anulación directa solo funciona con documentos en estado Autorizado ante la DGI y con menos de 182 horas desde su autorización.
📄 ¿Cómo anular una factura electrónica directamente?
1. Ve a Ingresos → Factura de venta → Busca la factura y haz clic en Ver detalle.
2. Selecciona Más acciones → Anular > Confirma con Sí, deseo anularla.
3. Ingresa el motivo y haz clic en Anular.
Observa:
📢 Importante
- Solo puedes anular facturas con estado Autorizado y con menos de 182 horas (7 días) desde su autorización.
- No se aceptan anulaciones si la DGI ya recibió un pedido de anulación previo o una confirmación de operación.
📝 ¿Cómo anular una nota de crédito electrónica directamente?
1. Ve a Ingresos → Notas de crédito → Busca la nota de crédito y haz clic en Anular.
2. Confirma con Sí, deseo anularla > Ingresa el motivo y haz clic en Anular.
Observa:
📢 Importante: Las mismas reglas de la factura aplican aquí: estado Autorizado, menos de 182 horas desde la autorización ante la DGI, y sin pedido de anulación o confirmación de operación previos.
🔄 ¿Qué pasa después de anular un documento?
Cuando confirmas la anulación, Alegra ejecuta los siguientes cambios:
| Área | Qué ocurre |
|---|---|
| DGI Panamá | Alegra envía la solicitud de anulación a la DGI. El documento queda registrado como anulado ante la autoridad. |
| CAFE | Una vez anulada, puedes imprimir el CAFE (Clave de Acceso a la Factura Electrónica) del documento y consultar el motivo de anulación. |
| Estado del documento | Cambia a Anulada y queda visible en el listado con esa etiqueta. |
| Acciones bloqueadas | Durante el proceso de anulación no estarán disponibles: imprimir, descargar, enviar por correo, agregar pagos. |
| Pagos asociados | Si la factura tenía pagos registrados en Alegra, debes revisarlos manualmente para eliminarlos o reasignarlos. La anulación no los elimina automáticamente. |
| Inventario | Si la factura descontó productos, la anulación reintegra esos productos al stock automáticamente. |
| Contabilidad | El asiento contable generado por la factura se reversa automáticamente al anular el documento. |
📢 Importante
- Una vez anulada, no se puede revertir. Si necesitas corregirlo, debes emitir un documento nuevo que referencie al anulado.
- Anular operaciones que sí ocurrieron puede generar sanciones tributarias por parte de la DGI.
💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?
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❓ ¿Qué hago si ya pasaron las 182 horas desde la autorización? Después de las 182 horas no puedes usar la anulación directa. La alternativa es emitir una nota de crédito electrónica que referencie la factura original, indicando el motivo (devolución, anulación, error de facturación).
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❓ ¿Puedo anular una factura que ya tiene pagos asociados? Sí, técnicamente puedes anularla. Pero los pagos no se eliminan automáticamente: tienes que ir a Bancos → Pagos recibidos y eliminar o reasignar el pago para que la contabilidad refleje la realidad.
💡 AlegraTip: Antes de anular una factura con pagos, valida con el cliente si el pago se mantiene (por ejemplo, como anticipo de la siguiente factura) o si hay que devolverlo. Eso te evita ajustes posteriores.
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❓ ¿Se devuelve el inventario al stock cuando anulo la factura? Sí. Si la factura descontó productos del inventario, la anulación los reintegra automáticamente al stock. No tienes que hacer ningún ajuste manual.
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❓ ¿Dónde veo las facturas anuladas después? En el listado de Ingresos → Factura de venta las anuladas aparecen con la etiqueta Anulada. Puedes filtrar el listado por estado para verlas. También puedes abrir cada una para consultar el motivo de anulación que registraste y descargar el CAFE.
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❓ ¿Anular una factura electrónica notifica al cliente? No automáticamente. La anulación queda registrada ante la DGI, pero Alegra no envía un correo al cliente avisándole. Si el cliente ya recibió la factura original, te recomendamos comunicarle por tu canal habitual (correo, WhatsApp, llamada) que el documento fue anulado.
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❓ ¿Qué motivo debo escribir al anular? Es texto libre, pero te recomendamos ser específico para tu registro interno y para una eventual revisión de la DGI. Ejemplos:
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"Error en el RUC del cliente"
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"Producto facturado por equivocación"
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"Cliente canceló el servicio antes de prestarlo"
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"Duplicado de la factura N° XXX"
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