Con la opción de importar saldos iniciales de Alegra, usted puede reflejar la situación financiera de su empresa al inicio de un período contable. Esto le permite establecer una base sólida para llevar un registro preciso, elaborar reportes y analizar su información financiera.
Además, desde esta misma funcionalidad puede importar su catálogo de cuentas y sus contactos, lo que facilita registrar saldos por terceros y centralizar toda la información en un solo lugar.
👉 Índice
- 📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
1.1. 📂 Panel de vista detallada.
1.2. 📊 Panel de resumen. - ⚡ ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
- 🛠️ ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad. Selecciona Catálogo de cuentas y haz clic en Saldos iniciales.
2. Elige la opción Desde archivo o plantilla.
📌 Nota: la información se cargará automáticamente en un archivo de Alegra Sheets, donde podrás revisarla y editarla antes de finalizar la importación.
3. Accede al proceso ordenado para importar tu catálogo de cuentas, contactos y saldos iniciales. Estos pasos son opcionales y puedes omitirlos si ya configuraste tu información.
4. Catálogo de cuentas: descarga la plantilla NIIF o PUC (solo para Colombia) o importa un catálogo propio. Sube el archivo, revísalo y asigna el comportamiento automático de las cuentas para finalizar.
5. Contactos y saldos iniciales: importa primero tus contactos con la plantilla disponible. Luego descarga la plantilla de saldos, complétala por cuenta y contacto, súbela al sistema, revisa la información y finaliza la importación.
Observa:
📝 Campos de la plantilla
| Código/Cuenta contable | Uno o ambos deben coincidir con tu catálogo. |
| Débitos/Créditos | Registra el saldo débito o crédito según la naturaleza de la cuenta, pero nunca ambos en una misma fila. |
| Contacto (opcional) | Ingresa el nombre del contacto asociado al saldo. El campo es opcional y puede aplicarse tanto a facturas como a otras cuentas registradas por tercero. Si el contacto aún no existe en Alegra, podrás crearlo durante la importación. 📌 Nota: de manera opcional y cuando sea necesario, podrás vincular el saldo de una cuenta por cobrar o por pagar con un cliente o proveedor específico. |
| N° de documento | Indica el número de documento a registrar. Te ayudará a detallar tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Fecha del documento | Indica la fecha del documento que se relaciona con tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Fecha de vencimiento | Indica la fecha de vencimiento que se relaciona a tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Centro de costos | Asocia un centro de costos con la cuenta contable. Si este aún no existe en Alegra, podrás crearlo durante la importación. |
| Descripción | Agrega un comentario o nota para el registro de tus saldos. |
📌 Nota: puedes agilizar el proceso exportando tu catálogo y copiando los datos.
1.1 📂 Panel de vista detallada
Observa:
- 🟡 Celdas amarillas: son advertencias informativas. No detienen el proceso, pero te indican datos que podrías revisar.
- 🔴 Celdas rojas: son errores críticos que debes corregir para continuar. Pueden deberse a:
-
-
Cuentas, contactos o centros de costos inexistentes.
-
Datos mal estructurados o incompletos.
-
Campos obligatorios faltantes en cuentas por cobrar o por pagar.
-
📌 Nota: asegúrate de que las cuentas a las que vas a asociar documentos tengan configurado el uso Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar en tu catálogo contable.
1.2 📊 Panel de resumen
Observa:
✏️ Valida que se cumpla la ecuación patrimonial y realiza ajustes finales antes de confirmar. También verás el saldo previo en contabilidad, que:
-
Es un valor que refleja los movimientos y registros históricos acumulados en cada cuenta dentro de Alegra hasta el día anterior a la importación de los saldos iniciales.
-
Te ayuda a evitar duplicidades.
-
Si no aparece, puedes consultar el Estado de situación financiera o Estado de resultados filtrados al período correspondiente.
-
Si una cuenta contable se repite en varias filas, el saldo previo siempre se mostrará en la primera fila de esa cuenta.
⚡¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
-
Personaliza tu catálogo de cuentas antes de ingresar saldos.
-
La fecha debe estar en un período contable abierto.
-
Puedes registrar saldos globales o por tercero (clientes/proveedores).
-
Los saldos se organizan jerárquicamente desde subcuentas hasta cuentas mayores.
-
Verifica la naturaleza contable de las cuentas para evitar descuadres.
-
Usa el balance de comprobación como guía antes de importar.
🛠️ ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
Una vez importados, puedes:
-
Editar o eliminar los saldos.
-
Ver el asiento contable generado.
-
Consultar el balance de comprobación.
-
Realizar ajustes por medio de un nuevo comprobante contable, útil para mover saldos o asociarlos a diferentes contactos sin volver a importar.
¿Aún no tienes cuenta de Alegra?
