Con los contactos en Alegra puedes guardar la información de tus clientes y proveedores: nombre, dirección, identificación fiscal y otros datos útiles para tus documentos y reportes. Esto te permite llevar un mejor control de tus relaciones comerciales y automatizar procesos como facturación o compras.
👉 Índice
📌 ¿Cómo crear un contacto nuevo?
1. Ve al menú Contactos > Mis contactos y haz clic en +.
2. Completa el formulario con los datos básicos.
👉 Usa el botón Ir a formulario avanzado si deseas agregar más detalles.
3. Haz clic en Crear contacto.
📝 Campos principales del formulario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de contacto | Cliente, proveedor o ambos. |
| Identificación | Tipo y número de documento fiscal. |
| Nombre o razón social | Nombre del contacto o empresa. |
| Dirección | Ubicación completa del contacto. |
| Correo y teléfonos | Email, móvil y teléfonos fijos (opcionales). |
| Personas asociadas | Contactos adicionales vinculados. |
🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?
Puedes agregar un contacto nuevo mientras creas una factura, presupuesto, pago u otro documento. Solo escribe el nombre del nuevo contacto y el sistema te dará la opción para crearlo de inmediato.
📍 Esta opción está disponible en todos los formularios de creación de documentos.
🧑💼 ¿Cómo gestionar y editar tus contactos?
Desde Mis contactos puedes consultar y administrar tu lista de clientes y proveedores.
🔍 Filtros disponibles:
- Tipo de contacto (cliente/proveedor)
- Estado (activo/inactivo)
- Teléfono
⚙️ Acciones disponibles:
- Editar o ver el detalle
- Desactivar o eliminar
- Importar o exportar en Excel
- Recuperar desde la papelera
📢 No puedes eliminar contactos que tengan facturas frecuentes o pagos recurrentes vinculados.
📂 ¿Cómo importar contactos de forma masiva?
Alegra te permite cargar múltiples contactos al mismo tiempo de dos formas: puedes subir un archivo de Excel o ingresarlos directamente desde la plataforma mediante una hoja de cálculo editable en línea.
📢 Antes de importar, ten en cuenta:
- Límite por archivo: puedes importar hasta 2.000 contactos por archivo. Si tienes más, divide tu Excel en varios archivos de máximo 2.000 filas y súbelos uno a la vez con la misma plantilla.
- Evita duplicados: no vuelvas a subir un archivo que ya importaste — los contactos se duplicarán. Si divides tu base en varios archivos, elimina de los siguientes los contactos que ya quedaron creados.
- ¿Faltaron contactos? Revisa que: el archivo no supere las 2.000 filas, ninguna fila esté sin nombre o razón social y sin identificación, y que columnas como teléfono e identificación no traigan puntos, guiones ni texto adicional.
A. 📥 ¿Cómo importar contactos desde Excel?
1. Dirígete al menú de Contactos, haz clic en el botón Más Acciones y selecciona la opción Importar contactos.
2. Descarga y completa la plantilla, sube el archivo y haz clic en Continuar.
3. Verifica que la información este correctamente en cada columna.
📍 Puedes corregir los errores desde el panel lateral o, si lo prefieres, editar directamente la plantilla.
4. Haz clic en Importar Contactos.
B. 📄 Importar en línea con Alegra Sheet
Con Alegra Sheet puedes abrir tu archivo de importación directamente en la plataforma para corregir errores en línea o usarlo como plantilla desde cero.
1. Ve a Contactos > Más acciones > Importar contactos.
2. En la opción Editar en línea, haz clic en Abrir.
3. Completa los datos y haz clic en Importar contactos.
📢 Recomendaciones
- Puedes editar la plantilla directamente en línea.
- Usa una plantilla diferente para clientes y otra para proveedores.
- Puedes importar hasta 1000 contactos por archivo.
- Asegúrate de que cada columna tenga el formato correcto.
- No repitas el proceso para evitar duplicados.
- Puedes omitir columnas seleccionando No importar.
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